「マニュアルの作り方を知りたい」
「わかりやすいマニュアルにするにはどうしたらいい？」
と、マニュアルについてお悩みではないですか？

業務効率を上げるためにマニュアルは欠かせないものです。

この記事では、わかりやすいマニュアルの条件や、わかりやすいマニュアルを作るためのポイントを解説します。

目次
わかりやすいマニュアルの条件
わかりにくいマニュアルの特徴
わかりやすいマニュアルを作るための3ステップ
迷わず伝わる！マニュアルの書き方事例
マニュアルの視認性を上げるポイント
わかりやすいマニュアル作成のためのチェックリスト
マニュアルの作り方は「わかりやすい」を主軸に

わかりやすいマニュアルの条件

わかりやすいマニュアルには、いくつか共通する特徴があります。

単に情報が正しいだけではなく、必要な情報をすぐに理解でき、迷わず使えることが重要です。

ここでは、わかりやすいマニュアルに共通する3つの条件を紹介します。

• 視認性が高い
• 知りたい内容にすぐたどり着ける
• 要点が簡潔にまとまっている

これらを意識して作成することで、誰にとっても使いやすいマニュアルに近づきます。
それぞれ詳しく見ていきましょう。

条件①視認性が高い

1つ目の条件は、視認性が高いことです。

文章だけで構成されたマニュアルは、読むのに負担がかかり、必要な情報を見つけるまでに時間がかかります。

その結果、読むのが面倒と感じられ、マニュアル自体が使われなくなることもあります。

内容を理解しやすくするには、視覚的な工夫が欠かせません。

たとえば、以下のような方法が有効です。

• 図や画像を使って内容を補足する
• 重要な部分を太字や色で強調する
• レイアウトや余白を整える

視認性が高いマニュアルは、ひと目で内容を把握できます。作業中でもストレスなく参照できるため、業務効率の向上にもつながります。

条件②知りたい内容にすぐたどり着ける

2つ目の条件は、知りたい内容にすぐたどり着けることです。

マニュアルの情報量が増えるほど、必要な情報を探す時間も長くなりがちです。探すのに時間がかかるマニュアルは、読み手のストレスにつながり、次第に使われなくなってしまいます。

そのため、どこに何が書かれているかをひと目で把握できる構成にすることが重要です。

有効なアプローチとして、次のようなものがあります。

• 目次や索引を設ける
• 見出しの階層を整理し、わかりやすい見出しをつける
• 内容ごとにセクションを分ける

こうした工夫により、必要な情報にすぐアクセスでき、時間のロスを減らせます。

条件③要点が簡潔にまとまっている

3つ目の条件は、要点が簡潔にまとまっていることです。

文章が長く、情報が詰め込まれすぎているマニュアルは、要点が伝わりにくく、読むのに時間がかかります。その結果、必要な情報を理解するまでに何度も読み返す手間が生じてしまいます。

わかりやすいマニュアルにするためには、伝えたい内容を整理し、簡潔にまとめることが重要です。

たとえば、次のような工夫が効果的です。

• 1文を短くする
• 不要な表現を削る
• 箇条書きを活用する

情報をシンプルに整理することで、読み手は短時間で要点を把握できるようになります。

その結果、マニュアルの理解度が高まり、実務で活用されやすくなります。

上記3つの条件を意識することで、使いやすいマニュアルに近づきます。

しかし実際には、使われないマニュアルになってしまうケースもあります。次章では、わかりにくいマニュアルに共通する特徴について解説します。

わかりにくいマニュアルの特徴

せっかく作成したマニュアルでも、わかりにくいと現場で活用されず、使われなくなってしまうかもしれません。

マニュアルは作成することが目的ではなく、業務を円滑にするために活用されてこそ意味を持ちます。そのため、実際に現場で使えるかという視点で見直すことが重要です。

ここでは、わかりにくいマニュアルにありがちな特徴を紹介します。
自社のマニュアルと照らし合わせながら確認してみましょう。

特徴①情報量が多く整理されていない

情報量の多いマニュアルは一見すると内容が充実しているように見えますが、実際には欲しい情報を探しにくくなることがあります。必要な情報と補足情報が混在していると、どこを読めばよいのか判断しづらくなります。

その結果、必要な情報にたどり着くまでに時間がかかり、現場では使われなくなってしまいます。

マニュアルはすべてを書くことよりも、必要な情報をすぐに取り出せることが重要です。手順・注意点・補足情報を分けて整理することで、使いやすいマニュアルになります。

特徴②読み手が想定されていない

誰に向けたマニュアルなのかが明確でない場合、説明の粒度が中途半端になり、結果として誰にとっても使いにくいものになってしまいます。

思いつきで書き始めると情報が整理されず、ある箇所では説明が不足し、別の箇所では過剰に詳しくなるといった偏りが生じます。その結果、読み手は理解しづらく、マニュアルを利用しなくなります。

マニュアルを作成する際は、読み手を具体的に設定し、そのレベルに合わせて内容を調整することが重要です。

特徴③説明が抽象的になっている

手順の説明があいまいな場合、作業の再現性が低くなります。

たとえば、「適宜対応する」「必要に応じて確認する」といった表現が多いと、読み手によって解釈が異なり、作業品質にばらつきが生じやすくなります。

マニュアルは、誰が見ても同じ行動を取れることが前提です。そのため、各手順はできるだけ具体的に記載し、判断が必要な場面についても基準を明確にしておくことが重要です。

特徴④構成が実務に合っていない

マニュアルの構成が実際の業務の流れと合っていないと、人に聞いた方が早いと感じられ、結果としてマニュアルが使われなくなります。

また、1つの手順に複数の作業がまとめられていたり、判断が必要な分岐が整理されていなかったりすると、作業中に迷う場面が増えてしまいます。

実務で活用されるマニュアルにするためには、実際の業務の流れに沿って構成し、作業単位で整理することが重要です。

特徴⑤更新されず古くなっている

業務内容やツール、ルールは日々変化しますが、それに合わせてマニュアルが更新されていないと、内容と実務がずれてしまいます。一度そのように認識されると、マニュアル自体が活用されなくなります。

マニュアルは作成して終わりではなく、定期的に見直し、最新の状態を保つことが重要です。

では次に、わかりやすいマニュアルを作るための具体的なステップを解説します。

わかりやすいマニュアルを作るための3ステップ

ここからは、わかりやすいマニュアルを作成するための基本ステップを紹介します。マニュアルは、構成→整理→表現の順で段階的に作成することが重要です。

わかりやすいマニュアルを作るには、以下のステップに沿って進めましょう。

• 構成をしっかり作る
• フォーマットを統一する
• 目的に合わせて画像・動画・テキストを使い分ける

目次構成をしっかり作る

まずは、マニュアル全体の目次構成を設計します。

構成を決めずに文章を書き始めると、情報が整理されず、わかりにくいマニュアルになってしまうためです。最初に「何を伝えるのか」「どの順番で説明するのか」を整理しておくことが重要です。

具体的に、以下の観点で考えると構成を組み立てやすくなります。

• 誰に向けたマニュアルか
• どのタイミングで使うのか
• どのような手順を説明するのか

いわゆる「5W1H（誰が・いつ・どこで・何を・どのように）」を意識して整理すると、読み手に伝わりやすい構成になります。

関連記事
マニュアルの出来は構成で決まる？ 押さえておきたいポイントを解説

フォーマットを統一する

目次構成を決めたら、フォーマットを統一しましょう。

書式がバラバラのままだと、情報の場所を把握しにくくなり、読み手にとってストレスとなってしまいます。

たとえば、以下のような点を揃えることで、見やすさと使いやすさが向上します。

• 見出しのデザイン（サイズ・フォント）
• 手順の書き方（番号・表記）
• 注意事項の記載位置
• 用語や表現の統一

フォーマットが統一されていると、情報を探し出しやすくなり、初めて見るマニュアルでも理解しやすくなります。

また、新たにマニュアルを追加する際も効率よく作成できるというメリットもあります。

目的に合わせて画像や動画、テキストを使い分ける

最後に、マニュアルの目的や内容に応じて、適切な表現方法を選びましょう。

文章だけでは表現しにくい内容は、動画や画像を使うことで読み手が直感的に理解できるようになります。

作業の背景や意図、注意点などはテキストで補足することで理解が深まります。

特に、以下のように使い分けると効果的です。

• 画像：画面操作や位置関係を伝える
• 動画：動作や流れ、コツを伝える
• テキスト：目的や背景、注意点を補足する

内容に応じて最適な手段を選ぶことで、よりわかりやすく実務に活かせるマニュアルになります。

より具体的な作成手順やポイントについては、以下の記事で詳しく解説しています。
マニュアル作成の9つのコツ！手順や目的を解説

迷わず伝わる！マニュアルの書き方事例

ここでは、わかりにくいマニュアルとわかりやすいマニュアルの違いを具体例で示します。どのような違いがあるのかを比較しながら確認してみましょう。

例①手順の書き方の違い

まずは、手順の書き方の違いについて見ていきましょう。

わかりやすい例	わかりにくい例
1.社内システム「〇〇」にログインする 2.メニューから「△△登録」を選択する 3.必要項目（氏名・日付・内容）を入力する 4.「登録」ボタンをクリックする	システムにログインして、必要な情報を入力し、処理を行います。
→このように手順を具体化し、順番に整理することで、誰でも同じように作業できるようになります。	→一見シンプルですが、使用するシステムや、画面に入力する内容、処理とは具体的に何を指すのかが不明確です。

例②表現の違い

次に、表現の違いについて見ていきましょう。

わかりやすい例	わかりにくい例
内容を確認し、以下の基準で対応する。 ・不備がある場合：差し戻す ・問題がない場合：承認する	内容を確認して、適切に対応してください。
→判断基準を明確にすることで、対応のばらつきを防ぐことができます。	→この場合、「適切に」があいまいで、判断基準が人によって変わってしまいます。

例③ 見せ方の違い

最後に、見せ方の違いについて見ていきましょう。

• ▼わかりにくい例

画面右上にある設定ボタンをクリックしてください。

→文章だけでは、位置を探すのに時間がかかることがあります。

• ▼わかりやすい例

テキストの説明+画像で補足する

• 該当箇所を画像で示す
• 設定ボタンの位置を赤枠で囲う

→視覚的に示すことで、読む時間を短縮し、直感的に理解できるようになります。

このように、わかりやすいマニュアルは情報の正確さだけでなく、具体性・構造・視覚的な工夫によって大きく変わります。

同じ内容でも伝え方を工夫することで、理解しやすさと使いやすさは大きく向上します。

マニュアルの視認性を上げるポイント

ここからは、マニュアルの視認性を高めるためのポイントを解説します。

マニュアルは、内容が正しくても見づらいだけで使われなくなってしまいます。そのため、対象となる読み手が読みやすく理解しやすいレイアウト・デザインを採用することが重要です。

マニュアルを作成したら、以下のポイントが押さえられているかを確認してみましょう。

• 余白
• フォント
• 文字の太さ・色
• 文の配置

ポイント①余白

1つ目は、余白の設定です。

余白が少なく、文字が詰まっているマニュアルは、読みづらいと感じ、読み進めるモチベーションが低下してしまいます。そのため、適宜余白を設けることが重要です。

具体的には、以下のような手法が挙げられます。

• 行間を広めに調整する
• セクションごとにスペースを空ける
• 長い文章は2〜3行ごとに改行する

ただし、余白が広すぎると逆に読みづらくなるため、全体を見渡してバランスを確認しましょう。

適切な余白は読み手の負担を軽減し、スムーズな理解につながります。

ポイント②フォント

2つ目は、フォントの選び方です。

フォントは見た目の印象だけでなく、読みやすさにも大きく影響します。適切なフォントを選ぶことで、内容が伝わりやすくなり、信頼感が向上します。

ここでは、定番の3種類のフォントについて読み手にどんなイメージを与えるのかを解説します。

• 明朝体
  落ち着いたイメージを伝えたい場合に使用します。
  和の伝統ある雰囲気や、高級感を読み手にイメージさせます。
• ゴシック体
  文字をはっきりと強調したい場合に用いられるのが、ゴシック体です。
  読みやすさと信頼感のイメージがあるでしょう。
• 游ゴシック体
  ゴシック体でありながら明朝体的な要素を取り入れた、温かみのあるフォントです。
  長文を読んでも疲れにくいため、文字数の多いマニュアルにはおすすめです。

マニュアルでは、社内でなじみのあるフォントをベースに使うと読みやすくなります。そのうえで、用途に応じて使い分けるとよいでしょう。

フォントの選び方については、以下の記事でより詳しく解説しています。
読みやすいマニュアルを作成するための『フォント』を解説！

ポイント③文字の太さ・色・装飾

3つ目のポイントは、文字の太さや色、装飾によるメリハリの付け方です。

読み手がひと目で重要な情報を判断できるように、用途ごとに表現を使い分けましょう。
たとえば、以下のような工夫が効果的です。

用途	表現
大～中項目の見出し	文字サイズを大きくし、帯や下線、文頭番号で階層を明確にする
注意事項やポイント	目立つ色や枠、アイコンを使って他の情報と区別する
警告・危険情報	赤や黄色でタイトルやアイコンを強調し、ひと目でリスクが伝わるようにする
補足情報	本文と区別しつつ、色は使いすぎず控えめに表現する

マニュアルでは、色や装飾を多用すると、かえって重要な情報が埋もれてしまいます。全体のトーンを揃えつつ、必要な箇所だけにメリハリをつけることが、視認性を高めるポイントです。

ポイント④図の活用

4つ目のポイントは、図や画面の配置方法です。

図や画像は、文字だけでは伝わりにくい内容を補足する重要な要素です。配置や見せ方を工夫することで、理解しやすさが大きく変わります。

たとえば、以下のように整理すると効果的です。

• システム画面の掲載
  操作手順の説明には実際の画面を掲載し、サイズや配置（中央・左右）を統一する。
• 画面上の解説方法
  必要な部分をトリミングしたり、囲み枠や番号で操作箇所を明示したりする。
• 図解・イラストの活用
  複雑な内容は図解で補足し、文字だけの説明を避ける。
• デザインルールの統一
  掲載サイズ、使用する色、イラストのテイストを揃えて一貫性を持たせる。

レイアウトやデザインの基本については、以下の記事で解説しています。
初めてでも安心！ユーザーフレンドリーなマニュアルのデザイン基本ガイド

わかりやすいマニュアル作成のためのチェックリスト

マニュアル作成者の視点だけでは気づきにくいポイントもあります。
以下のチェックリストをもとに、自社のマニュアルを客観的に見直してみましょう。

✅読み手にとって理解できる内容になっているか
想定した読み手が迷わず読み進められるかを確認しましょう。たとえば、専門用語や社内用語が多すぎると、業務経験の浅い人には理解しづらくなります。

✅必要な情報にすぐたどり着ける構成になっている
目次や見出しが整理されていないと、必要な情報を探すのに時間がかかります。作業中でもストレスなくマニュアルを参照できる構成になっているかがポイントです。

✅手順が具体的に書かれているか
「必要に応じて」などのあいまいな表現が多いと、作業の再現性が下がります。誰が見ても同じ行動ができる内容になっているかを確認しましょう。

✅見た目が整理されていて読みやすいか
余白やフォント、色の使い方が統一されていないと、それらが視覚的なノイズとなり、内容が把握しづらくなります。重要な情報が埋もれてしまう原因にもなるため、統一感を意識しましょう。

✅画像や文章の配置が統一されているか
情報の配置がバラバラだと、必要な情報を見つけにくくなります。人は無意識に左上から右下へ視線を動かすため、この流れを意識して直感的にわかるように配置しましょう。

✅最新の情報に更新されているか
内容が古いままだと、現場で使われなくなってしまいます。現在の業務と合っているかを定期的に見直しましょう。

すべてを一度に完璧にする必要はありません。
まずはひとつずつ見直していくことで、マニュアルのわかりやすさは着実に向上していきます。

マニュアル作成の全体像や具体的な進め方については、以下の記事でも解説しています。
マニュアル作成の9つのコツ！手順や目的を解説

マニュアルの作り方は「わかりやすい」を主軸に

ここまで、わかりやすいマニュアルの条件や作り方、視認性を高めるポイントについて解説してきました。

マニュアルは、単に作ることが目的ではありません。現場で活用され、業務の効率化や品質の向上につながってはじめて価値を発揮します。

そのためには、以下の点を意識して作成しましょう。

• 想定した読み手が理解できる内容になっていること
• 必要な情報にすぐたどり着ける構成になっていること
• 実務に沿った形で整理されていること

また、マニュアルは一度作って終わりではなく、運用しながら改善していくことが求められます。実際に使われる中で見えてきた課題を反映することで、より使いやすいマニュアルに育てていくことができます。

もしも、以下のようなお悩みをお持ちであれば、フィンテックスがお役に立てるかもしれません。

• マニュアルを整備したいが、どこから手をつければよいかわからない
• 自社に合った形でわかりやすいマニュアルを作りたい
• 作成だけでなく、現場で活用される状態まで整えたい

当社では、マニュアル作成の支援だけでなく、現場で活用されるための設計や運用の仕組みづくりまでサポートしています。

関連記事：
マニュアル作成の枠を超えたご支援事例を紹介
フィンテックスのマニュアル制作実績

まずは、マニュアル作成のポイントをまとめた資料をご用意していますので、ぜひご覧ください。

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。
月刊エコノミスト・ビジネスクロニクルで取材していただきました。ぜひご覧ください。
https://business-chronicle.com/person/fintecs.php