「生成AIでマニュアル作成が楽になると聞くが、自分の部門ではどう使えばよいのか」と感じたことはありませんか。AI活用の解説は一般論が多く、経理と人事とでは扱う情報も読み手も違うのに、部門ごとの具体策はあまり語られていません。

本記事では、バックオフィスの代表的な4部門（経理・人事・情報システム・カスタマーサポート）別に、業務特性、生成AIを活用できる工程、プロンプト例、注意点を整理します。どの部門でも共通するのは、機密情報・個人情報をそのまま入力しないことと、生成した内容を人が確認してから使うことの2点です。自部門の章だけを拾い読みしても使えるガイドとしてご活用ください。

目次
生成AIはマニュアル作成のどの工程で役立つのか
経理部門｜定型サイクル業務をチェックリストにまとめる
人事部門｜手続きの整理と個人情報の切り分けを両立する
情報システム部門｜問い合わせ対応の記録をFAQにまとめる
カスタマーサポート部門｜応対品質のばらつきを抑える
よくある質問（FAQ）
フィンテックスの部門マニュアル整備支援
まとめ｜自部門はどこから始めるか

生成AIはマニュアル作成のどの工程で役立つのか

部門別の解説に入る前に、全部門に共通する基本を押さえておきましょう。

AIが支援するのは主に下書きの工程

フィンテックスでは、AIを使ったマニュアル作成を、①目的・読み手の決定、②材料集め、③目次設計、④原稿作成、⑤図表・キャプチャ、⑥品質チェックの6ステップに分けて整理しています。このうち生成AIが主に支援するのは、次のような下書きの工程です。

②材料の整理：手書きメモや録音の文字起こしを、業務単位に分類・整理する
③目次（構成案）の設計：業務の情報をもとに、目次案を複数のパターンで作成する
④原稿の下書き：手順メモや文字起こしから、章ごとに手順書の下書きを作成する
⑤図表・キャプチャの提案：どんな図・表・画面を挿入するとわかりやすいかを考案する

一方で、目的と読み手の決定、内容の事実確認、自社ルールとの整合、公開の判断は人の担当です。フィンテックスでは、この役割分担を「AIで6割、プロで10割」と表現しています。6割という数字は、作業量のおおよその目安です。AIの下書きで作業を進め、残りを人が確認・修正して仕上げる前提で工程を組むことが、部門を問わない出発点になります。

AIを使ったマニュアル作成の6ステップの詳細は、次の記事で解説しています。

関連記事：
AIでマニュアルを作成する方法｜6ステップとプロンプト例【2026年版】

なぜ部門別に考える必要があるのか

同じ生成AIでも、部門によって活用のポイントは変わります。理由は3つあります。

1. 扱う情報の機密度が違う：人事は個人情報、経理は財務情報と、部門ごとに生成AIへ入力してはいけない情報の種類が異なります。
2. 業務の型が違う：月次サイクルで進む経理、年間行事と手続きの人事、問い合わせへの対応が中心の情シス・サポートでは、マニュアル化すべき単位が異なります。
3. 読み手が違う：部門内の担当者向けか、全社員向けか、社外のお客様対応向けかで、求められる表現レベルが変わります。

全部門共通の前提ルール

各部門の解説に入る前に、共通の前提を2つ確認します。

1つめは、機密情報・個人情報をそのままプロンプトに入力しないことです。氏名・住所・連絡先などの個人情報や、顧客名・取引条件などの機密情報は、マスキングしてから入力します。あわせて、利用するAIサービスについて、次の点を製品やプラン、契約ごとに確認しましょう。

• 入力したデータがAIモデルの学習に使われない設定・契約になっているか
• 入力内容がどこに、どの期間保存されるか
• 保存されたデータやログを誰が閲覧できるか
• データが国外のサーバーに保存・移転される可能性があるか

関連記事：
フィンテックスのAI活用に対する考え方

2つめは、生成した内容を必ず人が確認してから配布することです。生成AIは、事実と異なる内容を自然な文章で書くことがあります。規程や法令に関わる部門業務では、特に注意が必要です。確認の観点は、次の記事で20項目に整理しています。

関連記事：
AIで作ったマニュアルの品質チェックリスト20項目｜プロが解説

プロンプトは「役割・材料・条件」の3点セットで書く

本記事のプロンプト例は、すべて「役割・材料・条件」の3点セットで書いています。役割は「あなたは業務マニュアル作成の専門家です」のような一文、材料は業務メモや文字起こし、条件は読み手・形式・禁止事項です。他部門・他業務に応用する際も、材料と条件を差し替えるだけで使えます。

条件には、「材料にない情報は推測で補わず【要確認】と書く」という一文を必ず入れます。AIが一般的な知識で補った箇所を見分けられるようにするためです。

材料をAIに渡せる形へ整理する考え方は、次の記事で解説しています。

関連記事：
業務の構造化とは何か？マニュアル整備から始めるAI活用の道筋

経理部門｜定型サイクル業務をチェックリストにまとめる

経理の業務特性

経理は、日次の仕訳・支払処理から月次決算、年次決算・監査対応まで、定型サイクルが明確な部門です。一方で「この科目で処理してよいか」といった判断はベテランの経験に頼る場面が多く、属人化と業務量の波が課題になりがちです。手順が定型的である分、マニュアルやチェックリストにまとめる作業には取り組みやすい部門です。

AIを活用できる工程

• 月次・年次の業務を洗い出し、カレンダー形式に整理する
• 手書きメモや口頭説明の文字起こしから、作業手順の下書きを作成する
• 完成した手順書を、決算前の確認用チェックリストに変換する

プロンプト例

以下は、月次決算チェックリストの下書きを作成する例です。

あなたは経理業務マニュアル作成の専門家です。
以下の業務メモをもとに、月次決算チェックリストの下書きを作成してください。

# 条件
・読み手：経理配属1年目の担当者
・形式：作業順に並べたチェックリスト。各項目に「目的」と「完了条件」を1行ずつ添える
・メモにない情報は推測で補わず、【要確認】と明記する

# 業務メモ
（※社名・取引先名・金額などの機密情報はマスキングしてから貼り付けます）

経理業務では、AIが一般的な会計知識で補った内容が、自社の処理と食い違うことがあります。【要確認】の指示を入れておくと、自社の規程と照らし合わせるべき箇所が一目で分かります。

経理部門の注意点

勘定科目や処理基準は会社ごとに異なるため、生成した内容は必ず自社の経理規程と突き合わせます。また、会計基準や税制は改正されるため、作成時点の制度に基づく旨と改訂日をマニュアルに残しておきましょう。改正があったときに、どのマニュアルを見直すべきかをすぐに判断できます。財務数値そのものは入力せず、手順と判断基準の言語化にAIを使う、という線引きが安全です。

部門ごとのマニュアル作成のポイントは、次の記事で解説しています。

関連記事：
経理の業務マニュアル作成時のポイントとおさえておくべき注意点

人事部門｜手続きの整理と個人情報の切り分けを両立する

人事の業務特性

人事は、入退社手続き・給与・社会保険・評価・研修と、年間スケジュールに沿った手続き業務が多い部門です。手続きは法令や社内規程に紐づくため正確性が求められる一方、担当者が少なく、その人しか手順を知らない状態に陥りがちな領域でもあります。そして、扱う情報のほぼすべてが個人情報に関わります。

AIを活用できる工程

• 入社・退社・産休育休などの手続きを、時系列のフロー案に整理する
• 制度改定時に、新旧の規程文を比較して変更点の一覧を作成する
• 従業員向けの案内文書を、読み手に合わせた平易な表現に書き直す

プロンプト例

入社手続きマニュアルの目次案を作成する例です。

あなたは人事部門の業務マニュアル作成の専門家です。
以下の業務について、マニュアルの目次案を作成してください。

# 業務の情報
・業務名：中途入社者の受け入れ手続き
・読み手：人事部に異動してきたばかりの担当者
・範囲：内定承諾後から入社1か月後のフォローまで

# 条件
・時系列の章立てとし、章ごとに「関わる部署」と「期限の目安」の欄を設ける
・個人情報の取り扱いに関する注意の章を必ず含める
・目次案は2パターン示し、それぞれの長所を1行で添える
・情報が不足している場合は、回答の最初に【質問】として列挙する

目次案を2パターン作成して比べると、自部門の実態に近いほうを選べます。採用した目次に沿って、章ごとに下書きを作成していく進め方が現実的です。

人事部門の注意点

従業員の氏名・評価・給与などの個人情報は、プロンプトに入力しないことを部門ルールとして明文化しましょう。マニュアル本文にも個人を特定できる記述は残さず、例示が必要な場合は架空の仮名（例：フィン太郎さん）を使います。また、労働関係の法令に触れる記述は施行日と根拠を明記し、公開前に規程担当の確認を経てから配布します。

人事部門で作成することの多い新人教育マニュアルについては、次の記事で解説しています。

関連記事：
新人教育マニュアルの目的・作成の重要性やポイントを紹介

情報システム部門｜問い合わせ対応の記録をFAQにまとめる

情シスの業務特性

情報システム部門は、社内ヘルプデスク、アカウント管理、PCキッティング、システム運用と、突発の問い合わせと定型作業が混在する部門です。読み手がITに詳しい部門メンバーと、ITに不慣れな一般社員の2層に分かれる点も特徴で、同じ内容でも2種類の書き方が求められます。

人材の面でも余裕はありません。経済産業省の2019年調査では、高位シナリオの場合、2030年に最大約79万人のIT人材が不足すると推計されています。限られた人員で問い合わせに対応する仕組みづくりは、今後さらに重要になります。

※参照：
経済産業省「IT人材需給に関する調査（概要）」（2019年）

AIを活用できる工程

• 問い合わせ対応の記録（チケットやチャットログ）を分類し、頻出質問を抽出する
• 抽出した頻出質問をもとに、一般社員向けFAQの下書きを作成する
• 部門向けの技術手順書を、利用者向けの平易な操作案内に書き直す

プロンプト例

問い合わせ対応の記録からFAQの下書きを作成する例です。

あなたは社内ヘルプデスクのFAQ作成の専門家です。
以下の問い合わせ対応の記録から、FAQの下書きを作成してください。

# 条件
・読み手：ITに不慣れな一般社員
・形式：「Q（質問）／A（回答）／それでも解決しない場合の連絡先」の3点セット
・専門用語には1行の補足説明を付ける
・同じ趣旨の質問は1つのQにまとめる
・記録から読み取れない内容は推測で補わず、【要確認】と明記する

# 問い合わせ対応の記録
（※社員名・端末IDなどの識別情報はマスキングしてから貼り付けます）

情シス部門の注意点

システム構成やアカウント情報などは、それ自体がセキュリティ上の機密です。生成AIへ入力してよい情報の範囲を部門で定義してから、運用を始めましょう。また、画面や仕様が変わるとマニュアルの記載も古くなります。下書きの元にした画面のバージョンと更新日を記録しておけば、どのマニュアルを改訂すべきかを判断できます。全社的には、会社が許可していないAIサービスを社員が各自の判断で業務に使う状態を防ぐため、利用ルールの整備も情シスが主導したいテーマです。

カスタマーサポート部門｜応対品質のばらつきを抑える

カスタマーサポートの業務特性

カスタマーサポート（CS）は、電話・メール・チャットでの顧客対応が中心で、応対品質のばらつきと、新人が独り立ちするまでの期間の長さが長年の課題です。ベテランの応対には、言い回しやエスカレーションの判断といった、言語化されていないノウハウが詰まっています。これをどう言語化するかが、マニュアル整備の中心的な課題になります。

AIを活用できる工程

• ベテランの応対録音の文字起こしから、トークスクリプトの初稿を作成する
• 対応履歴から頻出の問い合わせパターンを抽出し、回答テンプレートを作成する
• ケース別の対応フロー（一次回答→調査→回答→記録）を整理する

FAQの整備は、CSへの問い合わせを減らすことに直結するテーマです。FAQの作り方と、マニュアルからFAQを作成するプロンプトは、次の記事で解説しています。

関連記事：
必ず役に立つ「FAQ」を作ろう　CS業務改善につながる「FAQ」の作り方を解説
マニュアルからFAQを作るAIプロンプト7選｜問い合わせ削減の進め方

プロンプト例

応対の文字起こしからトークスクリプトの下書きを作成する例です。

あなたはカスタマーサポートのマニュアル作成の専門家です。
以下の応対の文字起こしから、トークスクリプトの下書きを作成してください。

# 条件
・読み手：入社3か月のオペレーター
・形式：「場面／推奨トーク／言ってはいけない例／判断に迷ったらエスカレーション」の4項目
・話し言葉のままではなく、書き言葉に整える
・文字起こしから読み取れない判断基準は、【ベテランに要確認】と明記する

# 応対の文字起こし
（※顧客名・連絡先・契約情報はマスキングしてから貼り付けます）

カスタマーサポート部門の注意点

顧客との応対記録には、個人情報が多く含まれます。マスキングを先に行い、そのうえで生成AIに入力する運用を固定しましょう。また、クレームやカスタマーハラスメントへの対応は判断の比重が大きく、スクリプトの文言だけでは対処しきれません。どこまでを定型の対応とし、どこからを人の判断に委ねるかの線引き自体を、マニュアルに明記しておくことが大切です。

コールセンター向けマニュアルの全体像は、次の記事で解説しています。

関連記事：
コールセンターで使われるマニュアルとは？内容やポイントも紹介

よくある質問（FAQ）

Q：無料の生成AIツールを部門業務に使ってもよいですか？

A：業務利用の可否は、入力データの扱い（学習への利用有無・保存場所）と自社のセキュリティポリシー次第です。無料プランでは入力内容がAIの学習に使われる設定の場合があります。業務では、法人契約や学習に使われない設定のあるサービスを選び、全社の利用ルールに従うことをおすすめします。

Q：生成AIで作ったマニュアルの品質は誰が確認すべきですか？

A：業務内容の正しさは、その業務の担当者が確認します。読み手にとって分かるかどうかは、その業務を知らない人に読んでもらって確認します。この2つの目で確認する体制が理想です。特に規程・法令に関わる経理・人事の文書は、責任者の承認を経てから配布する運用を組み込みましょう。

Q：部門にAIに詳しい人がいなくても始められますか？

A：始められます。本記事のプロンプト例は、材料と条件を自部門の内容に書き換えるだけで使える形にしています。AIに関する知識よりも、業務の正誤を確認できる人が関わることが大切です。業務をよく知る担当者がプロンプトの3点セットを覚えるほうが、早く成果につながります。

Q：AIで作ったマニュアルが増えすぎて、かえって管理できなくなりませんか？

A：実際によく起きる問題です。作成を始める前に、保管場所と更新の責任者を決め、同じテーマの文書を乱立させないルールをあわせて整備しましょう。部門内でフォーマットと用語を統一しておくことも、文書の乱立を防ぐ効果があります。

フィンテックスの部門マニュアル整備支援

フィンテックスは1987年の創業以来、500社以上のお客様のマニュアル作成を支援してきたマニュアル作成の専門会社です。経理・人事・情報システム・カスタマーサポートを含むバックオフィス部門のマニュアル整備も、数多く手がけてきました。

フィンテックスのマニュアル作成代行は、AIを使うかどうかをお客様に選んでいただける2本立てです。

• 伴走型マニュアル作成代行：原稿の作成にAIを一切使わず、熟練ライターがヒアリングから執筆・校正までを担当します。セキュリティ方針や社内規程でAIの利用が認められない場合も、この形であればご依頼いただけます。
• AI活用型マニュアル作成代行：整理と下書きの作成にAIを積極的に活用して速度を高め、構成の設計と品質の確認は、フィンテックスの担当者が行います。作成にかかる期間と費用を抑えたい場合に向いています。

どちらを選ぶかは、お客様の情報の取り扱い方針と、優先したいことにもとづいて決めていただけます。たとえば、社内方針としてAIの利用を認められるか、納期と費用をどこまで抑えたいか、といった観点です。なお、いずれの場合も、お客様の情報は秘密保持契約（NDA）と社内管理体制のもとで取り扱います。お客様のデータをAIの学習に利用することはありません。

部門でAI活用を始めたが、下書きの確認や構成の設計まで手が回らない、という段階でのご相談も歓迎です。第三者の立場からのヒアリングで、部門に眠る判断基準やノウハウの言語化からお手伝いします。

フィンテックスのAIへの向き合い方は、次の記事で詳しく紹介しています。

関連記事：
フィンテックスのAI活用に対する考え方

まとめ｜自部門はどこから始めるか

最後に、4部門の要点を一覧に整理します。

部門	AI活用が向く業務	最初の一歩	最大の注意点
経理	月次・年次の定型サイクル業務	月次決算のチェックリスト作成	自社規程との突き合わせ・財務数値を入力しない
人事	入退社・社会保険などの手続き業務	入社手続きの目次案の作成	個人情報をプロンプトに入れない
情シス	ヘルプデスク・定型の運用作業	頻出の問い合わせのFAQ作成	入力してよい情報の範囲の定義・AI利用ルールの整備
カスタマーサポート	応対トーク・回答テンプレート	ベテランの応対の文字起こしからスクリプト作成	顧客情報のマスキング・判断業務との線引き

生成AIは、いずれの部門でも、材料の整理、目次の設計、原稿の下書きといった工程でマニュアル作成を支援します。一方で、機密情報・個人情報を入力しない運用と、人による内容の確認は、どの部門でも省略できません。

まずは自部門で問い合わせやミスの多い業務を1つ選び、本記事のプロンプト例を使って小さく試すことから始めてみましょう。下書きの作成と人による確認を繰り返すうちに、自部門に合った進め方が固まっていきます。

フィンテックスでは、部門業務のマニュアル作成代行と、AI活用を前提とした業務の言語化を支援しています。部門のマニュアル整備にお悩みの方は、お気軽にご相談ください。

フィンテックスの経理業務・部門別マニュアル整備支援実績

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。

著書：マニュアルが会社を救う: 属人化からの解放
著書：「はい」が7つの意味を持つ国

月刊エコノミスト・ビジネスクロニクルで取材していただきました。ぜひご覧ください。
https://business-chronicle.com/person/fintecs.php