マニュアル作成の目的とは？作成のコツとともに紹介

「マニュアル作成に目的はあるの？」
「マニュアル作りのコツが知りたい」
と、業務をスムーズに行うためのマニュアル作成にお悩みではないですか？
企業において、マニュアルは業務統一のために欠かせないアイテムです。
本記事では、どうしてマニュアル作成をするのか、目的とメリットについて解説しています。

また、マニュアル作成のコツも紹介していますので、これから取り組む方はぜひ参考にしてください。
従業員の数が増え作業を教えることが負担になっている、あるいはスタッフによって操作手順に違いがある、などの業務課題を改善したい方は必見です。

目次
マニュアルを作成する目的
マニュアル作成で得られる効果
目的を達成するためのマニュアル作成のコツ
マニュアルの目的は業務効率アップと品質の安定

マニュアルを作成する目的

マニュアルを作成する目的には、以下の3つが挙げられます。

• 業務効率化
• 品質の安定化
• 社内ノウハウの蓄積

どれも企業にとって大切なポイントです。
大きなミスやトラブルを防ぐためにも、マニュアルの目的を把握しておきましょう。
それではひとつずつ解説していきます。

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「マニュアル作成はどのように進める？目的や準備からコツまでを徹底解説」

目的①業務効率化

1つ目の目的は、業務効率化です。
マニュアルがあると、従業員の人数が少なく、指導選任スタッフがいない会社でも、新人に作業工程を理解してもらえるため、業務効率がアップします。
作業の手を止めて教えていたスタッフも、自分の業務に支障が出なくなるでしょう。
マニュアルがあれば、業務効率化が見込めます。

目的②品質の安定化

2つ目の目的は、品質の安定化です。
マニュアルがあると、記載されている工程に沿って業務を遂行するため、スタッフの作業を統一できます。

作業が統一されると、一定レベルの品質を保てるようになります。
マニュアルがない場合、スタッフそれぞれの作業方法・手順に差が出てしまい、
企業が提供する商品やサービスの品質の低下につながるでしょう。
品質を損なわず安定化させるためにも、マニュアルは必須です。

目的③社内ノウハウの蓄積

3つ目の目的は、社内ノウハウの蓄積です。
マニュアルは、社内のあらゆる業務で使われます。

そのため、部署ごとに作られたマニュアルは、社内のノウハウが詰まった重要なアイテムになります。
業務拡大や店舗を増やす際などにも、効果を発揮するでしょう。

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「社内マニュアルは必要？ メリットや作成のステップを解説」

マニュアル作成で得られる効果

ここからは、マニュアル作成のメリットを3つ解説します。

• 作業時間の短縮
• 誰でも業務ができるようになる
• 業務のみえる化

業務をスムーズに行いたい、欠員が出ても業務に支障が出ないようにしたい、など業務改善に取り組みたい方は参考にしてください。

効果①作業時間の短縮

1つ目のメリットは、「作業時間の短縮」です。
マニュアルがあると、作業を教える手間が減ります。
わからない作業がある場合でも、マニュアルを確認すれば業務がスムーズに行えるでしょう。

たとえば、1つの作業を特定のスタッフしか行えない場合、新しく従業員が配属されると口頭で指導することになります。
従業員の数が多ければ、その分指導時間が必要です。
こういった場合、マニュアルがあれば指導者の数も指導時間も大幅に削減できます。

教える側の時間が取られないため、業務負担の軽減にもつながるでしょう。
また、教えてもらう側も指導者に聞く手間がなくなるため、作業時間に影響が出なくなります。
マニュアルがあるだけで、指導者も教えてもらう側も、作業時間が短縮できます。

効果②誰でも業務ができるようになる

2つ目のメリットは、「誰でも業務ができるようになる」ことです。
マニュアルがないと、欠員が出た場合、業務がストップしてしまう可能性があります。

決まったスタッフだけが業務を担当している場合に起こりやすいです。
こういった事態を避けるために、マニュアルが必要になります。
作業方法・手順がわかれば、欠員が出ても業務がストップすることはありません。

また、マニュアルがあれば、業務を引き継ぐ際もスムーズに行えるでしょう。

効果③業務のみえる化

3つ目のメリットは、「業務のみえる化」が可能になることです。
マニュアルに作業工程を記載すると、細かな業務内容を把握できるようになります。

マニュアルがない場合、どこまで業務を行っているのか、どのような過程を経てきたのかがみえにくく、評価もしにくいデメリットがあります。
マニュアルで業務のみえる化ができると、評価もしやすくスタッフのモチベーションにもつながるでしょう。

業務量も把握できるため、部署ごとの適正なスタッフの人数もわかるようになります。

業務のみえる化によって、今まで気づけなかった作業の把握やスタッフの業務負担度も改善できるようになるでしょう。

目的を達成するためのマニュアル作成のコツ

ここからは、企業の目的を果たすためのマニュアル作成のコツを3つ解説します。

• 目的、使用するタイミングを意識する
• 全体の構成を作りこむ
• 表現をシンプルにする

マニュアルといっても、闇雲に作成しただけでは使用されない可能性もあります。
企業とスタッフにとって、欠かせないものにするために、コツを押さえてマニュアルを作成しましょう。

コツ①目的、使用するタイミングを意識する

1つ目のコツは、「目的と使用するタイミングを意識する」ことです。
業務中に作業手順を確認したい場合は、すぐに操作方法がわかるような”手順だけが記載されたマニュアル”があると便利です。

初めてマニュアルを読む場合は、”機械についての説明が記載されたもの”といったように、使用する場面によってマニュアルの内容を変えてみましょう。
マニュアルを作成する際は、情報をたくさん詰め込みたくなりますが、必要なときに知りたい情報だけをすぐにピックアップできるように作ることが大切です。

マニュアルを作成しても、情報をみつけるまでの手間がかかると作業効率に影響してしまいます。
効率アップのためにも、マニュアルの目的と使用するタイミングを意識しましょう。

コツ②全体の構成を作りこむ

2つ目のコツは、「全体の構成を作りこむ」ことです。
マニュアルを作成する初期段階で構成を作りこんでおくことで、全体のストーリーに一貫性が生まれ、矛盾なく読み手にスムーズに内容を伝えることができます。

また、この構成を目次としてつけておくことで、読み手はマニュアルのどこにどんな内容が書いてあるかを最初に掴むことができるため、わかりやすいマニュアルになります。

構成が作りこまれたマニュアルは、あとで修正や更新がしやすいため、長期で運用するマニュアルでは必ず意識したいコツです。

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「マニュアルの出来は構成で決まる？ 押さえておきたいポイントを解説」

コツ③表現をシンプルにする

3つ目のコツは、「表現をシンプルにする」ことです。
専門用語や難しい言葉が並べられたマニュアルは読みにくく、理解するまでに時間を要します。

マニュアル作成時は、誰が読んでもわかりやすい言葉を使うようにしましょう。
作成したあとに、作業工程を知らないスタッフにマニュアルを確認してもらい、理解できるかどうか試してみるのもおすすめです。

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「わかりやすいマニュアルとはどんなもの？作り方やポイントを紹介」

マニュアルの目的は業務効率アップと品質の安定

マニュアルの目的は、業務効率アップと品質の安定です。
マニュアルは、社内のノウハウが蓄積した企業にとって重要なアイテムといえます。
スタッフの作業時間が短縮でき、評価もしやすくなるメリットがあり、企業にとっては不可欠な存在といえるでしょう。

これからマニュアル作成に取り組む方は、全体の構成を考え、読みやすい言葉を使うようにしましょう。

マニュアル作成に不安がある方は、フィンテックスにお気軽にご相談ください。
フィンテックスはマニュアル作成 を専門に行っている会社です。
自社のマニュアル作りでお困りの方はお気軽にお問い合わせください。

つい読んでしまうマニュアル作成のリーディングカンパニー、株式会社フィンテックス

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。