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業務マニュアル
サービス内容
業務マニュアル作成のさまざまな工程をご紹介します。
サービス対応範囲
1
現状把握
- 現状を把握し、課題をあぶりだす
- こうあるべき理想を描く
業務マニュアルを作成するために、まずは対象業務の現状を把握します。
現場の担当者へのヒアリングや、既存資料の確認を通じて、現在の作業手順、関係者、使用ツールなどを正確に捉えます。
ここでは、「実際にどのように業務が行われているか」を事実ベースで整理することが重要です。
当社での対応事例
- 現状把握
- あるべき姿の設定
- 課題抽出
- 課題解決提案
- 課題解決方法の検討
2
業務整理
- 業務を洗い出し、体系整理を行う
把握した業務内容をもとに、業務の流れや役割分担、必要な知識や判断ポイントを整理します。
業務の中にあるムダや属人化、重複などを洗い出し、必要に応じて改善案も検討します。
この工程で、マニュアルに記載すべき業務の「あるべき姿」が明確になります。
当社での対応事例
- 既存マニュアルの評価
- 業務の体系整理
- 現場取材・ヒアリング
- 業務フロー図作成
- 業務の洗い出し
3
設計
- 業務を洗い出し体系整理を行う
業務の全体像が見えたら、マニュアルの構成を設計します。
対象者（新人、ベテラン、他部署など）や使用場面を想定し、マニュアルの目的、ページ構成、必要な図表・テンプレートなどを定めます。
また、更新のしやすさを考慮し、管理しやすいフォーマット設計も行います。
当社での対応事例
- 分冊・目次構成案策定
- 制作ガイドライン整備
- フォーマット設計
- 制作スケジュール策定
- サンプル作成
4
制作
- マニュアルを作り上げる
設計に基づき、実際のマニュアルを作成します。
業務フローや作業手順をわかりやすい文章と図表で表現し、必要に応じて画面キャプチャやチェックリストを盛り込みます。
読みやすく、誰が読んでも理解できるよう、用語の統一やレイアウトの工夫も重要なポイントです。
当社での対応事例
- 原稿執筆
- レイアウト編集
- 図解・イラスト等作成
- 校正・修正
- 画面キャプチャ
5
運用
- マニュアルを活用する
マニュアルは作成することがゴールではなく、実際に運用して効果を発揮することが目的です。
現場での使用方法を周知し、定期的なフィードバックや更新体制を整備することで、常に実態に即した内容を維持できます。
また、業務の変化に応じた改訂ルールや、マニュアルの管理責任者の設定を行うことで、マニュアルを常に最新の状態に保ちます。
当社での対応事例
- 運用体制の構築支援
- マニュアル評価、意見収集
- 運用ルールの策定支援
- 改定作業
作成事例
さまざまな形態、デザインでマニュアルを作成します。ここではその一事例をご紹介します。
より多くの事例をご覧になりたい場合は、お問い合わせください。
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before
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after
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before
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after
作成ツール
マニュアルは、活用シーンやお客様内での情報更新などの観点に応じて、最も適したツールで作成します。
ここでは代表的なものをご紹介します。
Microsoft Office系アプリケーション
（Word、Excel、PowerPoint）
お客様のご要望や編集環境などに応じて、Word、Excel、PowerPointなどでマニュアルを作成します。
手元で修正や更新を行いやすいMicrosoft Office系アプリケーションであれば、マニュアルをより活用しやすくなります。
Adobe系アプリケーション
（InDesign、Illustrator、Premiere）
デザイン・機能にこだわった視認性の高いマニュアルを作成する場合にはAdobe系アプリケーションを使用します。
特に、印刷物を作成する場合にはInDesignの使用がおすすめです。
各種CMS
（クラウドック、WordPress、Zendesk等）
Web上での公開・運用を前提にしたマニュアルやFAQを作成する場合には、CMS（Content Management System）を活用します。
Webブラウザ上での更新・公開・閲覧がスムーズで、更新頻度の多いマニュアルに適しています。
マニュアルの閲覧形態
マニュアルは利用シーンなどに応じてさまざまな形態で提供されます。
ここでは代表的なものをご紹介します。
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PDF
最も一般的なマニュアルの提供形態となります。
社内での回覧やWebサイトへのアップロードなど、PDF形式であればさまざまな方法で閲覧者（ユーザー）へマニュアルを配布することができます。 -
印刷物
（紙冊子）印刷物の形でご納品を行います。
形式（冊子、バインダーなど）や仕様（色、サイズなど）、用紙の種類など、お客様のご要望、用途、シチュエーションなどに合わせた印刷物を提案します。 -
動画
（PC操作）業務説明時に操作手順が煩雑で難しいシステムなどの場合は、PC操作を動画で解説する方法も効果的です。
実際にPCを操作しているようにマウスの軌道などを動画で確認できます。 -
動画
（実写）業務の内容によっては、文字情報では伝えづらい内容などもあります。その場合、動画でわかりやすく解説する方法が効果的です。
たとえば、接客業務での所作や挨拶などを学ぶために模範動画を準備・配布することで、社内教育の成果・効果をアップすることができます。
ベテランと若手の動作比較なども有効です。 -
マンガ
堅苦しくなりがちなマニュアルも、マンガの形態を用いることで親しみやすさやわかりやすさが格段にアップします。
文字情報では利用者（ユーザー）が内容を理解しづらい複雑なサービスや業務の開設（例：保険や金融サービスなど）や販促ツールには、マンガ化が有効です。
全編ではなく特に読んでほしい箇所だけをワンポイントマンガにするなどの対応も効果的です。 -
HTML
マニュアルのデータ管理や更新業務の効率化、利用者（ユーザー）の閲覧のしやすさや検索のしやすさを考慮して、CMS（Contents Management System）によるHTMLマニュアルを選択するお客様が増えています。
CMSであれば、HTMLやCSSといった専門知識を必要とせず、テキストや画像などの情報を入力するだけでマニュアル作成が可能になります。
