マニュアル作成と聞くと、操作手順や業務フローの文書化をイメージされる方も多いのではないでしょうか。しかしフィンテックスでは、マニュアル作成にとどまらず、業務改善や社内規程の整理など、周辺業務まで含めたご支援を行っています。

今回はその“枠を超えた支援”の事例紹介第2弾として、実際に企業の課題解決にどのように関わったのかをご紹介します。現場の声や評価ポイントも併せてご覧ください。

目次
社内でマニュアル作成ができる仕組み構築に向けたマニュアルコンサルティング・校閲【金融会社A社様】
社内基幹システム入れ替えに伴う業務整理・マニュアル整備【インフラ整備業者B社様】
社内規程の最新化、フォーマット整理【文房具メーカーC社様】
新人・代理店営業向け基礎知識ガイド【ITサービスD社様】
カーシェアサービス ご利用向けの手引書【カーシェアリングサービスE社様】
まとめ

社内でマニュアル作成ができる仕組み構築に向けたマニュアルコンサルティング・校閲【金融会社A社様】

業界

金融業界（大手クレジットカード会社）

課題・状況

並行稼働していたいくつかのシステムを新基幹システムに統合するのに伴い、社内の業務フローを整理し、それに対応した業務マニュアルの再構築が必要となっていました。A社様は「自社内でマニュアルを作成・更新できる体制を構築したい」と考え、プロジェクト初期段階からのコンサルティング支援を希望されました。

具体的な対応内容

フィンテックスは約6年にわたる長期プロジェクトに参画。自社運用を見据えた支援を中心に、コンサルティングから品質管理まで広範囲に対応しました。

• マニュアル全体構成の設計支援
• 情報整理・業務可視化のサポート
• 制作ガイドラインおよびフォーマットの整備
• Word操作や文書作成のレクチャー実施
• 各部署が作成したマニュアル原稿の校閲対応

苦労した点・対応が難しかった点

• 各部門・部署によるマニュアル原稿の品質・記述スタイルのバラつきの解消。
• Word操作に不慣れな担当者への、丁寧な指導・サポートの必要性。
• 長期間プロジェクトに伴う計画変更・スケジュール調整への柔軟な対応。
• 膨大な業務項目の情報整理・管理。

評価いただいた点

• プロジェクト打ち合わせへの同席など、丁寧かつ綿密なコンサルティング対応。
• お客様のご要望に応じたフェーズ単位での対応（企画・設計、校閲）。
• 部署間のバラつきを吸収し、品質を保持した編集力。
• スケジュール変更への柔軟な進行管理。
• 新フォーマットによる見た目・内容の標準化と、新マニュアルの使いやすさ。

社内基幹システム入れ替えに伴う業務整理・マニュアル整備【インフラ整備業者B社様】

業界

建設・不動産業界（大手総合設備企業）

課題・状況

B社様では、数年がかりとなる基幹業務システムの大規模な入れ替えが進行中で、システムのリリースにあわせた業務マニュアルの整備が急務となっていました。しかしながら、システムの仕様変更や各種打ち合わせなどに時間が割かれ、クライアント企業の社内リソースも限界を迎えており、マニュアル制作をアウトソーシングする必要に迫られて、フィンテックスにお声掛けをいただきました。

また、ITリテラシーが高くない方が見てもわかる「自己解決できるマニュアル」を作るというご要望と、システム開発との伴走での制作という2つの大きな課題がありました。

具体的な対応内容

• システム開発会社からB社様へのシステムレクチャー（数十回）への同席と、各種開発資料の読み込みによるシステム理解。
• 複数回の打ち合わせを重ねながら制作要件を検討、お客様と連携しながらのプロジェクト推進。
• 「わかりやすいマニュアル」「自己解決できるマニュアル」を目指した、分冊・目次構成の検討・提案。
• システムの開発フェーズにあわせたマニュアル作成・ブラッシュアップ。

苦労した点・対応が難しかった点

• 実際のシステムを使った業務の流れ（実務のフロー）が確立していない中、想定される業務フローをもとにして、システムの操作手順を作成。
• システム開発と並行しての制作となったため、システムのボタン名やメニュー名などUI変更を随時マニュアルへ反映。
• 全分冊の総計約1,500ページにおよぶ大ボリュームのマニュアルを短期間で仕上げる必要があったため、複数名のライターによる分業体制を構築し、進行・品質管理に注力。

評価いただいた点

• 開発フェーズごとのシステムの仕様変更を確実に反映し、内容の正確性を担保した点。
• 業務の流れを中心にした構成で、事務の現場、作業の現場ともに、知りたいことが見つけやすく、わかりやすい「自己解決できるマニュアル」になっている点。
• システムリリースにあわせて、約1,500ページにおよぶマニュアルを期日遵守で納品した対応スピード。
• 制作ノウハウをクライアントに共有し、その後の運用、改訂も自走できるようサポートした点。

社内規程の最新化、フォーマット整理【文房具メーカーC社様】

業界

製造業（大手文具メーカー）

課題・状況

社内における管理規程や業務関連文書は、戦前に作成された古い文書から直近のものまでが混在しており、記述ルールや体裁がバラバラな状態でした。改定を重ねるたびに書き方や構成が崩れていき、全体として統一感が失われていたことから、情報の把握や管理が困難となっていました。そこで、全社的にフォーマットを刷新し、文書の表記や構造を統一する取り組みが求められました。

具体的な対応内容

• 既存の約60文書ファイル（総ページ数約400ページ）の調査分析とパターン整理。
• 新たな共通フォーマットの設計・適用と更新作業。
• 文中の語句、記号、数字、送り仮名など表記揺れの整理と新ルールの策定。
  特殊な表記や例外的な内容に対しては、クライアントと都度相談を重ねながら対応方針を決定。運用の中で出てくるルール外の事例にも柔軟に対応できるよう、備考付きでルール化を図りました。

苦労した点

• 実質2週間という限られた期間の中で、2名体制で約400ページ相当の業務文書を整備・統一する作業を実施。スピードと作業精度の両立。
• 表記や文体の不統一や例外の多さに応じて、ルール化や方針確認が必要となった点。

評価いただいた点

• 短期間・タイトな納期で高品質な成果物を納品し、「ここまで見てもらえるとは思わなかった」との高い評価を獲得。
• 文書統一のために設計したフォーマットやルールが、今後の社内文書作成の指針として活用できる点。継続的な業務効率化への貢献。

新人・代理店営業向け基礎知識ガイド【ITサービスD社様】

業界

IT・通信業（クラウドサービス提供企業）

課題・状況

ご依頼当時はクラウドでの業務管理がまだ一般的でなく、対象の製品サービスの難易度も高かったため、販売代理店の営業担当者に製品機能や活用方法を理解してもらうのが難しい状況でした。営業担当者の育成面で抱える課題を解消する手段として、基礎知識ガイドの制作をご依頼いただきました。

具体的な対応内容

• 製品知識をわかりやすく伝える新人代理店営業向けのガイドを制作。
• 教科書のような体裁で、業種ごとの活用例、導入効果、機能の特徴などを盛り込んだ。
• 見やすさと読みやすさを考慮して、横型Wordフォーマットを考案。目次が常に表示され、現在の所在地を確認できるレイアウトを採用。
• 難解な製品仕様をライターが理解し、内容をかみ砕いでわかりやすく解説。
• 社内で更新運用できるよう、Word操作の説明会を実施。

苦労した点・対応が難しかった点

• データベースを活用した業務ワークフロー構築システムについて、新任の営業担当にも理解できるような解説をする必要があった点。
• 横型＋常時目次表示のレイアウト設計（Wordのヘッダーを駆使）に高度な工夫が必要だった点。
• データベースやワークフローの技術知識と、読み解く力、説明力を兼ね備えたライターの力量が求められた点。
• 見やすさとわかりやすさにこだわり、納得いくまで修正を重ねて品質アップを目指した点。

評価いただいた点

• 難解な製品知識を営業向けにわかりやすく整理・可視化。
• 営業教育の場面で役立つガイドとして活用。

カーシェアサービス ご利用向けの手引書【カーシェアリングサービスE社様】

業界

不動産業界（大手カーシェアリングサービス会社）

課題・状況

無人運営型のカーシェアサービスを展開するにあたり、「使い方がわからない」といった問い合わせが多発していました。また、既存の紙マニュアルは利用者に郵送していましたが、”読まれない”、”わかりづらい”という課題があり、契約者にまず読んでもらう、最低限の情報・操作方法を確実に伝えるための手引書整備が求められていました。

具体的な対応内容

• 「ご利用の手引き（抜粋版）」という印刷用小冊子（12ページ）を制作。
• 情報の取捨選択を行い、絶対に知っておくべき内容のみに絞って構成、台割（ページ構成）をご提案。
• ご支給の原稿を基に、わかりやすい内容・表現にリライト。
• 色味の統一やアイコン・イラストの多用など、利用者が手に取りやすいデザイン・レイアウトを考案。

苦労した点・対応が難しかった点

• 老若男女、ITリテラシーを問わず誰が見ても理解できるマニュアルが求められた点。
• 限られたページ数の中で情報を取捨選択し、視認性の高い構成に落とし込む必要があった点。
• 納得いくまで修正を重ねて品質アップを目指した点。

評価いただいた点

• 利用者に必要情報が確実に伝わる構成・デザイン。
• 利用者からの問い合わせ件数削減。

まとめ

いかがでしたか。フィンテックスでは、業種や業界・職種を問わず、マニュアルの種別も問わず、マニュアル周辺業務まで含めて幅広くご支援を行っています。本記事でご紹介したのは一例です。

「マニュアル」とは呼べないような社内文書の作成・整備、社内では手をつけづらい大量の文書・情報整理など、「こんなこと頼めるのかな・・・」と悩んだら、ぜひ一度ご相談ください。

関連情報

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監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。
月刊エコノミスト・ビジネスクロニクルで取材していただきました。ぜひご覧ください。
https://business-chronicle.com/person/fintecs.php