プロジェクトを任されたとき、「何から手をつければよいか」「誰が何を担当するか」が整理できず、締め切り間際に慌てた経験はないでしょうか。そうした状況を防ぐために活用されているのが、、WBS（Work Breakdown Structure）です。
本記事では、WBSの定義、ガントチャートとの違い、作り方、よくある失敗、そしてマニュアル整備との連携まで解説します。

目次
WBSとは
WBSが注目される理由
WBSを作る4つのステップ
WBS作成で陥りやすい失敗と対処法
WBSとマニュアル整備の連携
まとめ

WBSとは

WBSはプロジェクト管理の現場で広く使われているフレームワークです。名前は聞いたことがあっても、実際の作り方や運用を理解している方は少ないかもしれません。まずは基本概要を整理しましょう。

WBSの定義

WBSとはWork Breakdown Structure（ワーク・ブレークダウン・ストラクチャー）の略称です。「作業分解構造」や、図解したものを指して「作業分解構造図」とも呼ばれます。

プロジェクトを小さな単位に分解し、階層構造として整理する手法です。

まずプロジェクトのゴールと成果物を頂点に置き、段階的に分解することで、やるべきタスクを明確にします。

大きなかたまりを小さなかたまりへ、小さなかたまりをさらに具体的なタスクへ、というイメージで、木の枝のように展開していくのが特徴です。

WBSは「成果物軸」と「プロセス軸」の2種類に分けられます。

「成果物軸」では、成果物を分解し、構成要素をリストアップします。たとえば成果物がキャンペーンの企画書であれば、ターゲット分析リストやキャンペーンコンセプト、企画案が構成要素にあたります。これらの構成要素から、タスクをリストアップしていきます。

「プロセス軸」ではプロジェクトの進行プロセスに着目し、タスクを洗い出します。コンサルティングなど、プロセスを通じて顧客の現状分析や改善が進むプロジェクトは、こちらのWBSが向いています。

プロジェクトマネジメントの国際標準を定めるPMI（Project Management Institute）が発行する「PMBOK」でも、プロジェクト計画の基本ツールとして位置づけられています。

WBSで何がわかるのか

WBSを作成することで、次のような情報を整理できます。

• プロジェクトで発生するすべてのタスクと全体像
• 各タスクの担当者・実施順序・依存関係
• タスクの抜け・漏れがないか
• スケジュールや工数を見積もるための根拠

WBSはプロジェクトの「設計図」とも言える存在です。この設計図がないまま進めると、誰が何をするかが曖昧になり、後から修正することが難しくなります。

WBSとガントチャートの違い

WBSとよく混同されるツールに「ガントチャート」があります。両者の違いは次のとおりです。

項目	WBS	ガントチャート
主な目的	タスクを漏れなく洗い出し、階層的に整理する	各タスクのスケジュール（開始日・終了日・進捗）を管理する
表現形式	階層構造（ツリー図や表）	横軸に時間や進捗率、縦軸にタスク名を並べた棒グラフ
使うタイミング	プロジェクト計画の初期段階	計画が固まった後の進捗管理フェーズ

WBSでタスクを確定させてから、結果をガントチャートに落とし込んで進捗管理をするのが一般的な流れです。WBSとガントチャートは、セットで使うと効果を発揮します。

WBSが注目される理由

WBSは以前からプロジェクト管理の現場で使われてきましたが、近年あらためて注目されています。

プロジェクトの複雑化と多様化

ITシステムの導入や業務改善、社内規程の整備まで、社内外を問わず「プロジェクト型の仕事」が増えています。メンバーも複数部門にまたがることが多く、進捗の把握が難しくなっています。プロジェクトの全体像を可視化する、WBSの重要性が高まっています。

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リモートワーク普及によるチームの分散化

リモートワークの普及により、メンバーが異なる場所で働くチームが増え、対面でのやり取りは減少しています。このような環境では「タスクの可視化」がより重要になります。WBSを整備すれば、メンバー全員がタスクの抜け漏れや進捗を確認できる環境を作ることができます。

業務属人化への対策

WBSでタスクを整理すれば、急な担当者の変更にも柔軟に対応できるようになります。また、プロジェクトの進行プロセスが残せるので、次のプロジェクトにも役立てることができます。
WBSによるタスクの言語化・構造化は、業務の属人化を防ぐ手段のひとつです。

WBSを作る4つのステップ

WBSの作成手順を、初めての方でも取り組みやすいように4つのステップに分けて解説します。

【ステップ1】プロジェクトのゴールと成果物を明確にする

WBS作成の出発点は「このプロジェクトで何を達成するのか」「最終的にどんな成果物（アウトプット）が生まれるのか」を言葉にすることです。

ゴールが曖昧なままタスクの洗い出しを始めると、方向のずれたタスクが積み上がったり、ゴール直前になってやり直しが発生したりします。「〇月〇日までに、△△システムを全社員が使える状態にする」のように、期限・対象・完了条件を具体的に定めておきましょう。

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【ステップ2】ゴールに向けて必要なフェーズをかたまりとして分解する

次に、ゴールを達成するために必要な「大きなタスクのかたまり」（フェーズや工程）に分解します。これをWBSの第1階層と呼びます。

たとえば、社内マニュアルの整備プロジェクトであれば「現状調査」「企画設計」「原稿作成」「校正・修正」「公開・運用開始」という5つのかたまりが第1階層になるイメージです。

この段階では細部まで詰めなくて構いません。まずは全体を大掴みで捉えることが大切です。

【ステップ3】かたまりをさらに具体的なタスクに落とし込む

第1階層の各かたまりを、実際に担当者が手を動かせる粒度まで、タスクとして細分化していきます。これが第2階層・第3階層になります。

「原稿作成」フェーズを例に細分化すると、それぞれ「各章の原稿作成（ドラフト）」「図版・スクリーンショットの準備」「校正担当者による社内チェック」といったタスクに分けることができます。ここでタスクの粒度を揃えておけば、担当者間の負担のばらつきが減り、進捗も把握しやすくなります。

タスクの所要時間や、成果物の完成基準などを明確にしておくことがポイントです。

【ステップ4】各タスクに担当者・期日・工数を割り当てる

すべてのタスクが洗い出せたら、それぞれに担当者・開始日・終了日・想定工数（時間や日数）を設定します。担当者によって負担が偏っていないかチェックしましょう。

このとき、タスク同士の依存関係（「Aが終わらないとBが始められない」など）も確認しておくと、スケジュールの衝突や停滞を事前に防げます。

WBSをExcelやスプレッドシートで作成した場合、この情報をそのままガントチャートツールに転記すると、スケジュール管理との連携がスムーズになります。

マニュアル整備プロジェクトを例にしたExcel記載イメージ

WBSに活用できるExcelテンプレートを無料配布しています。プロジェクト内容に合わせて自由にカスタマイズしてご活用ください。

WBS用テンプレートをダウンロードする

WBS作成で陥りやすい失敗と対処法

WBSはプロジェクト管理の現場では有効な手法である一方、いくつかのポイントを押さえないと、かえって手間が増えてしまいます。

タスクの粒度がバラバラになる

「会議の実施」と「報告書の骨子を決める」というタスクでは、所要時間や人数が異なります。さらに「会議の実施」と記載するだけでは、タスクの完了基準も明確ではありません。

粒度がバラバラのまま進めると、担当者ごとに負担が偏ったり、進捗の把握が難しくなったりします。

タスクを分解する際には、工数の最小・最大単位や成果物の評価基準を意識して、できるだけ粒度を揃えるよう心がけましょう。

関係者全員で共有されていない

WBSを管理者だけが把握していて、他のメンバーに共有されていないこともあります。WBSはプロジェクト全体の地図のため、関係者全員が同じ版を参照できる状態にしておくことが重要です。

共有方法はExcel・スプレッドシート・プロジェクト管理ツールなど、何でも構いません。最新版の保管場所は関係者全員に共有しましょう。

作成して終わりになる

WBSは作って終わりではなく、プロジェクトが進むにつれて更新していくものです。プロジェクトでは、予期しないタスクが発生したり、担当者が変わったりすることは珍しくありません。定期的なレビューのタイミングを決めておき、実態に合わせてWBSを更新し続けることが、計画と現実のズレを最小化するコツです。

タスクの抜け・漏れが生じる

はじめてWBSを作る場合、自分がよく知っているタスクは細かく書ける一方、経験の浅い領域では記載が大まかになりがちです。タスクを洗い出す際は、MECE（ミーシー：漏れなく・ダブりなく）を意識しながら、チームで意見を出し合って確認しましょう。

経験者や第三者に「このタスクが完了したら、次は何をするのか」と問いかけてもらうと、当事者が見落としていた抜け漏れに気づきやすくなります。

WBSとマニュアル整備の連携

WBSとマニュアルは、一見関係が薄いように思えますが、実は密接に結びついています。

WBS作成の過程が業務の言語化につながる

WBSを作る作業は、業務を言語化するプロセスと同じです。

特に、はじめてWBSを作る業務では、あいまいだった各タスクの工数や手順を洗い出さなくてはなりません。WBS作成を通じて、業務の全体像がようやく見えてくることがあります。

WBS作成のプロセスは、業務マニュアル作成の入口にあたる「業務の棚卸し・可視化」と重なっています。

WBSの内容がマニュアルの目次に転用できる

プロジェクトを繰り返し行う業務（例：新システム導入プロジェクト、新店舗オープン準備など）では、WBSの構成をそのまま業務マニュアルの目次として転用できます。

第1階層・第2階層の分解構造は、マニュアルの章・節の構成に対応しやすいためです。一度WBSを丁寧に作成しておくと、次回同じプロジェクトに取り組む際の手引きとして機能します。

マニュアルを整備することでWBSの精度が上がる

逆に、各タスクに対応する業務マニュアルが整備されていると、WBSの作成精度が上がります。

「このタスクには3つのサブタスクが含まれる」「この成果物の完了判断は上長承認が必要」といった情報がマニュアルに記載されていれば、WBSに落とし込む際の抜け漏れが減ります。

WBSとマニュアルは「相互に補完し合う」関係にあると言えるでしょう。

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フィンテックスが提案するWBS活用とマニュアル整備の連携

プロジェクトのWBS作成と業務マニュアルの整備は、どちらも「業務を言語化・構造化する」という点で根を同じくしています。WBSをマニュアルに転用すれば、同様のプロジェクトが立ち上げられたときにも、タスクを見落とすことがなくなります。

一方で、タスクの手順が統一されていないと、担当者の経験値によって工数が変わってしまいます。このような場面ではマニュアルや手順書の活用が最適ですが、読み手のレベルに合わせた構成や表現でなければ、かえって混乱してしまう恐れがあります。

フィンテックスでは、マニュアル作成代行・コンサルティングを通じて、業務の棚卸しから手順の言語化、使われるマニュアルへの落とし込みまでを支援しています。第三者としての客観的なヒアリングだけでなく、各タスクの進行に役立つ手順書・マニュアル設計まで、さまざまなお手伝いができます。

「WBSを作ったが、各タスクの手順書がなくて困っている」「WBSをマニュアルに転用したいが、なかなか手を付けられない」といったお悩みのある方は、ぜひフィンテックスへお気軽にご相談ください。

「まずは手軽にマニュアルを作りたい」という方には、AIマニュアル作成サービス「ハナスマ」がお役に立てます。ハナスマは、マニュアルのプロによる50分のヒアリングとマニュアル作成専用AIエージェントを組み合わせた、話すだけで作れるマニュアル作成サービスです。まずは手順書を形にしてみたい、予算が限られている場合などに適しています。

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ハナスマのサービス紹介
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マニュアル作成の枠を超えたご支援事例を紹介

まとめ

WBSとは、プロジェクトの全タスクを階層的に分解し、可視化するフレームワークです。ゴールの明確化から始まり、タスクの洗い出し・担当者や期日の割り当てまでを順に進めることで、「誰が何をいつやるか」をチーム全員が共有できる状態になります。

また、WBSの作成プロセスは業務の言語化・構造化にもつながり、マニュアル整備とも密接に関係しています。まずは身近なプロジェクトのひとつを選んで、WBSの作成を試してみましょう。

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。
月刊エコノミスト・ビジネスクロニクルで取材していただきました。ぜひご覧ください。
https://business-chronicle.com/person/fintecs.php