Wordを使ったマニュアル作成のテクニック－スタイル機能－

目次
Wordの「スタイル」とは
マニュアル作成で「スタイル」を使うメリット
マニュアル制作会社が使う「スタイル」（例）
まとめ

Wordの「スタイル」とは

Wordには「スタイル」という機能があります。

スタイル機能は 、「文字の見た目」と「段落の見た目」の設定ができます。
スタイルを適用することで、外観をすっきりとさせ、文章に一貫性を持たせることができます。 頻繁に使用するスタイルには名前を付けて登録しておくと、1クリックでスタイル付けができ、文字・段落に同じ見た目を再現することができます。

• 「フォントスタイル」（文字の見た目）・・・フォントの書体、サイズ、色
• 「段落スタイル」（段落の見た目）・・・行の開始位置（インデント）、行と行の間隔、罫線設定、等

スタイルの登録方法については、こちらをご参照ください。
「新しいスタイルをカスタマイズまたは作成する」

マニュアル作成で「スタイル」を使うメリット

• 読みやすい
• 必要な情報を探しやすい
• 更新しやすい

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読みやすい

スタイルを適用して見た目を変更することでメリハリができ、読みやすいマニュアルになります。

スタイルが未設定のテキスト（例）

スタイルを適用したテキスト（例）

必要な情報を探しやすい

マニュアルには、さまざまな情報が含まれています。
章、節、項といった文章の構成を決める見出し、実際に作業する手順、注意喚起するための説明、コラム等。これらの情報の見た目（フォント、段落）が同じでは、自分が必要な情報をすぐに引き出すことができません。
そこでスタイル機能を使います。
マニュアルの内容に応じて必要なスタイルを洗い出し、それぞれの見た目を決めてスタイルとして登録します。
これによりマニュアル全体の見た目が整い、自分がマニュアル内で読みたい内容を探しやすくなります。

更新しやすい

マニュアルは他の読み物と決定的に違う点があります。
それは、対象物の変更・更新に合わせて、マニュアル自体の記載内容の変更・更新が頻繁に発生することです。
そのため、一度作って完成ではなく、継続して更新できるしくみ作りが重要です。

例えば、節のデザインを以下とした場合

このデザインをスタイル設定しない場合、節タイトルを追加するには以下の操作が必要です。

1. 「3.1（tab）運転前の準備」とテキストを入力する
2. フォント種類＝メイリオ、文字色＝濃い青、文字サイズ＝20ptにフォントを設定する
3. 縦罫線（タイトル冒頭の飾り）と網掛（背景色）を設定する

上記の設定を毎節ごとに繰り返すのは、手間がかかり非効率です。
ページ数が少ないマニュアルなら問題はありませんが、100ページ以上になると、その作業だけで何時間もかかることになり現実的ではありません。

マニュアル制作会社が使う「スタイル」（例）

スタイルを使うと、マニュアルに含まれるさまざまな情報を見た目で分けることができ、読みやすく編集しやすいマニュアルになることを理解していただけたかと思います。
以下は、実際に当社が使っているスタイルの一例（部品類）です。
フォントや段落へのスタイル設定と同時に、表組や画像を使って情報を部品化すると、より見やすく見栄えの良いマニュアルになります。

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フィンテックスでは、35年以上の実績・経験により、多種多様なマニュアル作成のニーズにお応えします。機器の「取扱説明書」やWebサービス等の操作手順を解説する「操作マニュアル」はもちろん、お客様社内業務のルールや手順を明示化した「業務マニュアル」の作成を得意としています。

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まとめ

スタイル機能を使わなくても、マニュアルは作ることはできます。
しかし弊社のご提案、ご提供するマニュアルは、スタイルを活用した、読みやすく編集しやすいマニュアルです。
読みやすくても編集しにくければ、マニュアルの内容は更新されることなく古い情報ばかりになります。
編集しやすくても、読みにくいために使われないマニュアルであれば、本末転倒です。
マニュアルの真の力を発揮するためには、スタイル設定は重要です。
Wordを使ってマニュアル作成しようとしている皆さん、ぜひWordのスタイル機能を活用してみてください。
つい読んでしまうマニュアル作成のリーディングカンパニー、株式会社フィンテックス

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監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。