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2021.09.03

マニュアル全般

マニュアルの作り方(基本の3ステップ)

マニュアルをどう作ればよいのか、何から始めればよいのか・・と悩んでいる方。
マニュアルを作るにあたって、以下の3ステップで始めてみてください。

目次
Step1:マニュアル像を描く
Step2:条件を取り決める
Step3:必要な物(モノ・モト・ヒト)を準備する
まとめ

Step1:マニュアル像を描く

今必要とされているマニュアルはどんなマニュアルですか。まずは整理してみましょう。

  • 利用者(対象読者)
  • 利用する場所、使い方
  • 達成したい目標・目的

利用者(対象読者)

年代、職種などの基本情報のほか、対象となる内容(サービス、商品、業務)への理解度やITリテラシー等、ターゲット層となる利用者をイメージします。
その条件で、マニュアル内での解説の仕方や文体などの方針が決まります。
例えば・・

  • 子供向け:大きなフォントを使って平易な言葉で解説したり、イラストやマンガを使い、飽きない工夫を施す。
  • 若年層向け:イラストやマンガの活用などマニュアルを読ませる工夫を施す。
  • 中年層向け:しっかりとしたコンテンツを揃えて自己解決を促す工夫を施す。
  • 高齢者向け:見やすく読みやすいレイアウトやデザインにより、視線をスムーズに誘導する工夫を施す。

利用する場所、使い方

利用する場所(屋外/屋内)やマニュアルの使い方を設定します。
その条件で、マニュアル媒体やデータ仕様が決まります。
例えば・・

  • 場所も時間も選ばず見たい:スマホやタブレットで閲覧できる形態、レイアウトにする。
  • 紙のマニュアルが必要:保管・取り扱いがしやすい用紙サイズ、ページ数にする。
  • オンラインサービス:同時にブラウザで閲覧できるWeb(オンライン)マニュアルにする。

達成したい目標・目的

マニュアル整備の目標、目的を明確にします。
例えば・・

  • 問い合わせ件数を減らすことによる、ユーザーサポートコスト削減
  • ユーザー満足度の向上
  • 業務のノウハウ継承、業務品質の向上
  • 人材教育業務の効率化、コスト削減

その目標、目的に応じて、マニュアルに盛り込むべき内容が決まります。

Step2:条件を取り決める

次に、マニュアル作成にあたって必要な条件を決めておきます。

  • スケジュール(いつまでに完成させたいか)
  • コスト(かけられる予算)
  • 更新の頻度、条件
  • その他、譲れない条件

忘れがちですが、マニュアル完成後の「更新」に関して、事前に検討しておくことをお勧めします。
ほとんどのマニュアルの場合、製品・サービスの仕様変更や業務内容の変化により、必ず更新が必要になります。 その頻度や修正量、担当者等の条件を予め決めておくことで、初回のマニュアルの作り方が変わってきます。

Step3:必要な物(モノ・モト・ヒト)を準備する

次に、マニュアル作りに必要なものを準備します。

  • 作成に必要なモノ(環境、ツール)
  • マニュアルのモトとなる情報
  • 作成するヒト(体制)

作成に必要なモノ(環境、ツール)

何のツール(アプリケーション)を使ってマニュアルを作るのか、そのマニュアルの特長(デザイン性、分量、提供媒体等)に応じて選択してください。くわしくは、「DTPとは?(マニュアル作成編) 」をお読みください。

マニュアルのモトとなる情報

マニュアルを作るには、その基となる情報が必要です。

操作マニュアル

  • 既存資料(旧製品・類似品マニュアル、改訂前マニュアル、問い合わせ履歴、等)
  • 設計資料(概要書、設計仕様書類、等)
  • 実機操作(試作機、デモ環境、等)

業務マニュアル

  • 既存資料(既存マニュアル、個別メモ)
  • 現場取材・撮影、ヒアリング

作成するヒト(体制)

マニュアルを作る担当者(チーム)を決めます。専任が望ましいですが、他業務との兼任となる場合は、他業務の状況も踏まえて無理のないスケジュールを組むことが大切です。

まとめ

マニュアル作成でまず考えておきたい基本の3ステップ、いかがでしたか。
ぜひ上記をヒントにマニュアル作成の第一歩を踏み出してみてください。
もしお困りのことがあったら、ぜひFintecsへお問い合わせください。

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