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2021.09.30

マニュアル全般

マニュアル用のテンプレートとは

文書そのものを「テンプレート」化することができます。例えば、企業で毎日頻繁に利用する各種ビジネス文書には独自の「テンプレート」(フォーマット)があり、必要な部分だけ書き換えて使うことが多いのではないでしょうか。
マニュアルにも、同じように基となる「テンプレート」を準備しておきたいと考える方も多いようです。

操作マニュアルや業務マニュアルは、それぞれの製品や業務に応じた独自の内容になるため、一般的なビジネス文書のようなテンプレートを準備・活用することは簡単ではありません。
とはいえ、マニュアル作成に役立つさまざまな「テンプレート」を準備しておくことはできます。
今回は、マニュアル用の「テンプレート」について、その概要とメリットをご紹介します。

目次
見た目のテンプレート
目次構成のテンプレート
文言のテンプレート
まとめ

見た目のテンプレート

マニュアルの見た目、つまりページのレイアウト・デザインをテンプレート化しておくことができます。
マニュアル制作会社でマニュアルを作成する際には、まずページレイアウト・デザインの「テンプレート」を準備します。
テンプレートを準備しておくメリットは以下の2点です。

  • マニュアルの見た目が統一される:デザイン性があり、汎用性が高く、見やすくてわかりやすい
  • 簡易作業で同じ見た目を再現できる:複数人での作業でも、同じレイアウト、デザインを再現できて効率的

InDesign、Word等のアプリケーション(「DTPとは?(マニュアル作成編)」参考)の機能を使って、以下の情報を事前に取り決め、テンプレートとして準備しておきます。

レイアウト・デザインのテンプレート例

目次構成のテンプレート

目次構成は、マニュアルにとっては建物の骨組みとも言える重要な存在です。
マニュアルの全体像を瞬時に把握でき、流れが掴みやすいように作ります。また、読み手が必要な情報を探し出すためにも有効です。

マニュアルの目次構成には、いわゆる「」と呼べるような基本の構成があります。
操作マニュアルには操作マニュアルの、業務マニュアルには業務マニュアルの汎用的な「型」があります。
汎用的なマニュアルに必要な項目と、それらの掲載順も含めた「型」をマニュアル専門の制作会社は多く持っており、その型を基に、より分かりやすいマニュアルを効率良く構成することができるのです。
目次構成のテンプレート(型)を準備しておくメリットは以下の2点です。

  • 必要なコンテンツを確実に実装できる:品質の担保
  • 企画設計フェーズの時間を短縮できる:作業の効率化
操作マニュアル 目次例

文言のテンプレート

マニュアルでは、よく使われる表記・表現があります。
特に、操作マニュアルの場合には次のような記載をテンプレート化しておくことができます。

  • 商標に関する記述
  • 安全に関する記述
  • 操作手順の書き方
  • システム画面の項目解説

例えば、商標や安全に関する記載は、自社の複数製品のマニュアルで共有して、少しずつ書き換えながら使うことができます。
また、システムの操作手順文について次のような言い回しを決めておけば、表記・表現を統一することもできます。

【例】
Step1 「XXX」メニュー -> 「XXX」を選択します。 ※1
  「○○」画面が表示されます。
Step2 「XXX」を入力し、「XXX」ボタンをクリックします。※2
  ○○が実行されます。
※1:メニューを続けて選択する場合に「->」のように、次に進む記号の表現で統一する。
※2:入力のような操作をしてボタンをクリックするなど、異なる操作を続ける場合は「、」で区切る表現で統一する。

このように、自社独自の情報や解説方法をテンプレート化することは、マニュアルの品質アップにつながります。また、特に多言語展開する場合には、翻訳費の削減にもつながります。

  • マニュアルの書き方が統一される:品質の向上、読みやすさ
  • ライティングの時間を短縮できる:作業の効率化

まとめ

マニュアルの「見た目」「目次構成」「文言」のテンプレート化について、いかがでしたか。
自社内でマニュアルを作成する場合は、こういったテンプレートを多く準備、共有しておくことで、マニュアル作成業務の効率を上げることができるでしょう。
マニュアル専門の制作会社では、多くのテンプレートをノウハウとして蓄積しています。また、自社内にテンプレートを溜めるお手伝いも可能です。興味のある方はぜひFintecsへお問い合わせください。

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