手順書があるのに、読む人によって操作や判断が変わってしまう。そのような悩みはありませんか？　原因の多くは、手順部分が説明文のままで、読み手の行動が一つに定まらないことにあります。実は、説明文から行動指示への書き換えは、生成AIが得意とする作業です。プロの原則を条件として渡せば、出力の品質も安定しやすくなります。本記事では、手順ライティングの3原則と、書き換えに使えるコピペ可能なプロンプト7個、運用時の注意点を解説します。

目次
手順書の説明調と行動指示は何が違うのか
プロが実践する手順ライティングの3原則
コピペで使える行動指示化プロンプト7選
AIによる行動指示化で失敗しないための3つのコツ
書き換えた手順書を配布するまでの仕上げ
フィンテックスの手順ライティング支援
よくある質問（FAQ）
まとめ：3原則を条件にすれば手順書は「動ける文」に近づく

手順書の説明調と行動指示は何が違うのか

行動指示とは、読み手が次に取る動作が一つに定まる文のことです。反対に、複数の動作や判断が1文に埋め込まれたままの文を、本記事では説明調と呼びます。同じ内容の手順でも、どちらの書き方かによって読み手の動きやすさは大きく変わるものです。両者の違いを整理すると、次のようになります。

書き方	文の特徴	読み手に起きること
説明調	「〜を確認し、問題がなければ〜します」のように、複数の動作と判断が1文に入る	どの画面で・何を確認するのかが、人によって変わる
行動指示	「1. 〜を開く」「2. 〜を確認する」のように、動作が1つずつ番号付きで並ぶ	誰が読んでも同じ操作になりやすい

具体的な書き換え例は、次章のBefore／After図をご覧ください。

なぜ手順書は説明調になってしまうのか

書き手が業務に詳しいほど、細かい操作は頭の中で補完されます。その結果、書き手には自明でも、初めての読み手には再現できない文が生まれがちです。口頭説明の書き起こしや引き継ぎメモをもとにした手順書では、特にこの傾向が強く出ます。マニュアルはあるのに新人が動けない、質問も減らない。そうした状態の多くは、手順部分の書き方に原因があります。

見分け方は難しくありません。1つの文に動詞がいくつ入っているかを数え、2つ以上あれば説明調を疑う。このシンプルな点検だけでも、書き換えるべき箇所の見当を付けられます。

行動指示化で期待できる効果

読み手が迷いを自分で埋めなくてよい状態をつくれるのが、行動指示の強みです。結果として、次のような効果が期待できます。

• 教える側が横について補足する時間を減らしやすい
• 読み手による作業結果のばらつきを抑えやすい
• 手順書を読めば分かる質問が減り、問い合わせ対応の負担軽減につながる

読み手ごとの解釈のぶれが減ることは、業務の標準化や品質の安定にもつながる要素です。ただし、効果の大きさは業務の内容や読み手の習熟度によって変わります。まずは対象の手順書を絞って試し、変化を確かめながら広げましょう。

行動指示化する範囲を切り分ける

説明調の文章が悪いわけではありません。業務の背景や目的は、説明調で書くべき内容です。問題になるのは、読み手に動いてほしい箇所まで説明調になっているケースと言えます。目次の中で手順に当たる章だけを行動指示化する、と切り分けて考えましょう。

手順書全体の作り方は、次の記事で解説しています。

関連記事：手順書の作り方とは？コツや手順を徹底解説

なお、本記事はAIでマニュアルを作成する実践編です。全体の流れや前工程となる目次設計については、次の関連記事で解説しています。

関連記事：
AIでマニュアルを作成する方法｜6ステップとプロンプト例【2026年版】
業務マニュアルの目次をAIで作るプロンプト7選【コピペ可・選び方も解説】　

プロが実践する手順ライティングの3原則

プロンプトを使う前に、原則そのものを押さえましょう。フィンテックスのライターが日々の制作で守っている基本は、次の3つです。この3原則は、手順部分の分かりやすさを支える基本になります。ただし、これだけで実用的な手順書が完成するわけではありません。判断基準や例外への対応、どうなれば終わりかを示す完了条件の記載も、あわせて必要です。

原則1：1文1動作（1文に動作を1つだけ書く）

「AをしてBを開き、Cを確認して保存します」のように動作を詰め込むと、読み手は文を分解しながら作業することになります。1文に動作は1つ。動作の数だけ番号を振ります。番号は、作業を中断・再開するときに現在地を示す目印にもなるものです。短い文が理解を助ける理由は、次の記事でも解説しています。

関連記事：マニュアル作成にも使える！短い文章でわかりやすく伝えるコツ

原則2：主語と対象を明示する（誰が・何を）

「確認します」だけでは、承認者が確認するのか申請者が確認するのか分かりません。何を確認するのかも、読み手の解釈に委ねられてしまいます。複数の役割が登場する業務では、手順の冒頭または見出しで動作の主体を宣言しましょう。目的語を省略しないことも大切です。たとえば「【承認者】金額欄と領収書の金額を照合する」と書けば、誰が・何を、が一目で伝わります。

原則3：禁止・注意・補足を書き分ける

してはいけないこと（禁止）、間違えやすいこと（注意）、知っていると便利なこと（補足）が地の文に混ざっていると、情報の重要度が伝わりません。禁止・注意は手順の前に、補足は手順の後に、それぞれラベル付きの独立した記述として置くのが基本です。たとえば「【禁止】承認前に申請データを編集しないでください」のようにラベルで始めると、流し読みでも見落としにくくなります。重要な情報ほど、読み手が作業する前に目に入る位置へ置きましょう。

3原則を反映すると文がどう変わるのか、同じ題材のBefore／Afterで確認しましょう。

BeforeとAfterで情報の内容は変えていません。Afterでは、同じ情報を1文1動作に分解し、操作の順序と現在地を追いやすくしています。このほかの文章の原則は、次の記事にまとめています。

関連記事：わかりやすいマニュアルを書くための文章作成ガイド

ここからは、3原則を反映したプロンプトの事例を紹介します。

コピペで使える行動指示化プロンプト7選

7個のプロンプトは、分解する→明示する→具体化する→書き分ける→整える→点検する、の順で使います。毎回7個を使う必要はありません。手順書の状態に合わせて、必要なものだけを選んでください。（　）で示した部分は、ご自身の業務内容に置き換えます。例はいずれも架空の業務です。なお、1回の実行で狙いどおりの出力になるとは限りません。出力を見て条件を書き足しながら、自社用のプロンプトに育てていきましょう。

プロンプト1：説明文を1文1動作の手順に分解する

行動指示化の基本形です。説明調の文章を、番号付きの手順に分解します。まずはこの1本から試してみましょう。

あなたは業務マニュアル専門のテクニカルライターです。
次の説明文を、番号付きの手順に書き換えてください。

# 説明文
（説明調の文章を貼り付け）

# 書き換えの条件
・1文に動作は1つだけ。動作の数だけ番号を振る
・各文は「〜する」で終える（です・ます調にする場合は「〜します」）
・1文は50字以内にする
・元の文にない動作を推測で追加しない。不明な箇所は【要確認】と書く

「推測で追加しない」の一文が安全装置になります。AIは気を利かせて手順を補うことがありますが、実際の業務にない動作が紛れ込むと事故のもとです。出力のイメージを示します。

Before（説明調）	After（行動指示）
毎週金曜日に、受注管理画面で「CSVエクスポート」をクリックし、出力ファイルの件数が受注一覧の件数と一致することを確認してから、出力ファイルを共有フォルダに保存します。	1. 受注管理画面で「CSVエクスポート」をクリックする<br />2. 出力ファイルの件数が受注一覧の件数と一致することを確認する<br />3. 出力ファイルを共有フォルダに保存する

このように分解すると、操作の順序が明確になります。分解の途中で、主体や保存先など元の文だけでは判断できない箇所が見つかった場合は、AIに補わせず【要確認】として担当者へ確認します。書き換えは、手順の曖昧さを発見する工程でもあるのです。

プロンプト2：主語と動作の対象をAIで明示する

複数の担当者が登場する業務手順に使います。誰が・何を、が欠けた文を洗い出し、補った案を作るプロンプトです。

次の手順について、各文の「動作の主体（誰が）」と「対象（何を）」を明示してください。

# 手順
（手順を貼り付け）

# 条件
・主体が変わる箇所には、行頭に【申請者】【承認者】のような役割ラベルを付ける
・「確認する」「処理する」など対象が曖昧な動詞には、目的語を補う
・対象を特定できない箇所は、勝手に補わず【要確認：対象不明】と書く
・書き換え前後の対照表を最後に付ける

役割ラベルを行頭にそろえておくと、スイムレーン式の分担表への展開もしやすくなります。対照表を付ける条件は、後述するコツ1の事実確認で役立ちます。

プロンプト3：曖昧語を具体的な条件に置き換える

適宜、必要に応じて、しっかり。こうした言葉は、読み手によって解釈が分かれやすい要注意の表現です。

次の手順から、読み手によって解釈が変わる曖昧な表現をすべて抽出してください。

# 手順
（手順を貼り付け）

# 曖昧表現の例
適宜／必要に応じて／しっかり／すみやかに／基本的に／原則として／など

# 出力
・「曖昧表現／該当箇所／なぜ危険か／具体化するための質問」の表にする
・具体化するための質問は、業務担当者がYes/Noまたは数値で答えられる形にする

このプロンプトの出力は、業務担当者への質問リストになります。AIで書き換えて終わりにするのではなく、曖昧さを人へ差し戻すのがポイントです。なお、AIの抽出は候補の洗い出しと捉え、見落としがある前提で人の目でも確認してください。

プロンプト4：禁止・注意・補足を書き分ける

地の文に埋もれた重要情報を、ラベル付きの独立した記述に仕分けます。

次の手順に含まれる「禁止」「注意」「補足」に当たる記述を仕分けてください。

# 手順
（手順を貼り付け）

# 仕分けのルール
・禁止：行うと事故・損害につながる行為 →「【禁止】〜しないでください」
・注意：誤りやすい・忘れやすい事項 →「【注意】〜してください」
・補足：知っていると便利な情報 →「【補足】〜」
・禁止と注意は該当する手順の直前に、補足は直後に配置する
・どれに当たるか判断に迷う記述は【要判断】として一覧にする

禁止・注意を手順の前に置くのは、読みながら作業する人のためです。取り返しのつかない操作をする前に気づける位置へ、重要な情報を移します。なお、【要判断】に残った記述は、AIでは重要度を判定できなかった箇所です。影響の大きさを判断できる業務責任者が、仕分け先を決めてください。

プロンプト5：判断分岐を「条件→行動」形式に整理する

場合によって対応が変わる手順は、文章のままでは追いにくくなります。条件と行動を表に分けると、読み手の迷いを減らせるでしょう。

次の手順から、条件によって動作が分かれる箇所を抽出し、分岐表に整理してください。

# 手順
（手順を貼り付け）

# 出力
・「条件／取るべき行動／次に進む手順番号」の3列の表にする
・条件は「金額が5万円以上の場合」のように判定基準を明示する
・条件に漏れがないか点検し、漏れている可能性のあるケースを
　【要確認：想定漏れ候補】として挙げる

条件の列には「金額が5万円以上の場合は部長承認へ」のように、数値や状態で判定できる基準を残します。想定漏れ候補を挙げてもらうと、例外対応の抜けを人が点検する足がかりになるでしょう。分岐が多い業務では、表への整理とあわせてフローチャート化も検討してみてください。

プロンプト6：画面操作の表現を統一する

操作手順では、動詞と画面要素の書き方をそろえるだけで読みやすさが変わります。

次の操作手順の表現を、以下のルールで統一してください。

# 操作手順
（手順を貼り付け）

# 表現ルール
・ボタンは「〜ボタンをクリックする」、リンクは「〜をクリックする」で統一
・画面名・ボタン名・入力欄名は「」で囲み、画面上の表記どおりに書く
・入力する値は『』で囲む
・ルールに合わせて変更した箇所を、最後に一覧で示す

# 注意
・画面上の実際の名称が不明な箇所は、推測で書かず【要キャプチャ確認】と書く

表記ルールを毎回同じものにすると、複数人・複数回の作成でも文書間のばらつきを抑えられます。使ったルールは用語集として保存しておき、次回以降のプロンプトに流用しましょう。組織としての表記ルールが育っていけば、AIへの依頼も人のレビューも速くなります。

プロンプト7：新人視点で手順書全体を点検する

仕上げに、読み手の視点で手順全体を通して点検しましょう。

あなたは今日この業務を初めて行う新入社員です。
次の手順書だけを頼りに作業すると想定し、つまずく箇所を指摘してください。

# 手順書
（手順全体を貼り付け）

# 指摘の観点
・この手順の前に必要な準備が書かれていない箇所
・専門用語・社内用語で、意味の説明がない語
・「どうなれば完了か」（完了条件）がわからない手順
・失敗したときにどうすればよいかが書かれていない箇所

# 出力
・「手順番号／つまずきの内容／修正案」の表にする

役割を新入社員に切り替えると、書き手の目線では気づきにくい欠落を拾えます。ただし、このロールプレイはあくまで一次点検です。最終確認は、実際の新人や実際のユーザーによる通読と実操作で行ってください。進め方は後述の仕上げの章で説明します。

なお、プロンプト7選を1つの資料にまとめた「業務マニュアル用プロンプト集②（手順の行動指示化編）」もご用意しています。記入例付きのため、社内で共有する際にご活用ください。

AIによる行動指示化で失敗しないための3つのコツ

AIの書き換えは強力ですが、元の情報の正しさまでは保証しません。次の3点を押さえて使いましょう。

コツ1：書き換えの前後で事実が変わっていないか確認する

AIは文を整える過程で、手順の順序を入れ替えたり、複数の動作を1つに統合したりすることがあります。書き換えのあとは、元の文と突き合わせて、事実関係が変わっていないかを確認してください。プロンプト2で対照表を出力する条件を付けたのは、この確認の負担を減らすためです。読み手視点での確認の考え方は、次の記事も参考になります。

関連記事：「ユーザー目線」で変わる！わかりやすいマニュアル作成のコツ

コツ2：一度に全文をまとめて書き換えない

長い手順を一括で処理すると、後半で条件が守られなくなることがあります。生成AIには、入力が長くなるほど指示の一部を見落としやすくなる性質があるためです。章または画面の単位で区切り、1回の依頼を短くするのが安定運用のコツと言えます。分割した単位ごとに人が確認すれば、誤りにも早く気づけるでしょう。

コツ3：【要確認】を放置しない運用にする

本記事のプロンプトは、不明な箇所を【要確認】として残す設計にしています。この印が残ったままの手順書は、まだ配布できる状態ではありません。誰がいつ確認して解消するかを、あらかじめ決めておきましょう。たとえば、書き換えた本人がその日のうちに一覧化し、業務責任者が週次の確認で解消していく、といった運用が一例です。【要確認】がゼロになった時点で、初めて配布の候補になります。

書き換えた手順書を配布するまでの仕上げ

行動指示化した手順書は、点検と確認を重ねてから配布します。ポイントは、AIの点検と人の確認を段階で分けることです。

AIによる点検は一次点検と位置づける

プロンプト7の新人視点レビューは、欠落の候補を早く広く洗い出すための一次点検です。AIのロールプレイは観点の抜けを見つける補助になりますが、実際の読み手の反応を代弁するものではありません。一次点検で挙がった指摘を採用するかどうかは、業務を知る人が判断してください。

人による確認で配布可否を判断する

一次点検のあとは、人による2段階の確認を挟みます。最初に行うのは、業務を知る担当者による事実確認です。元の資料や実際の業務と突き合わせ、内容の誤りや古い情報を洗い出します。続いて、実際の新人や現場の担当者が、手順書だけを頼りに通読と実操作を行います。読めば動ける状態になっているかは、この試行で最終確認してください。試行の際は、つまずいた箇所に加えて、どの時点で作業を完了と判断したかも聞き取りましょう。完了条件の書き漏れに気づくきっかけになります。

配布前に表記統一と校正を行う

配布の前には、用語のゆれや文体の不一致を整える校正の工程も挟みましょう。表記チェックにAIを活用すると非常に便利です。また、業務の変更に合わせて手順書を更新するときも、本記事と同じプロンプトを使い回せます。校正・表記統一の進め方は、次の記事で解説しています。

関連記事：マニュアルの校正・表記統一に使えるAIプロンプト7選【コピペ可】　

フィンテックスの手順ライティング支援

フィンテックスは、1987年の創業以来、500社以上のマニュアル制作を支援してきた専門会社です。本記事で紹介した3原則は、当社のライターが制作現場で使っている品質基準を整理し、生成AI活用を想定した調整を行い公開したものです。

1文1動作への書き換えは、一見すると単純な作業に見えます。しかし実務では、例外対応の整理や判断基準の言語化といった、業務そのものの棚卸しとセットになる仕事です。AIを活用したAI活用型マニュアル作成代行サービスでは、AIによる下書きに熟練ライターの校閲を重ねます。取材から手順の言語化までを一貫して任せたい場合は、伴走型マニュアル作成代行がおすすめです。

よくある質問（FAQ）

Q：「1文1動作」にすると手順の数が増えすぎませんか？

A：番号が増えること自体は問題ありません。読み手は、いま何番目かを頼りに作業を進めるため、細かく番号が振られているほうが迷いにくくなります。見通しが悪くなった場合は、手順の粒度は保ったまま、画面単位や作業のまとまり単位で節を分けましょう。

Q：説明的な文章はすべて書き換えるべきですか？

A：いいえ。業務の目的や背景、判断の考え方は、説明調のままでよい内容です。行動指示化の対象は、読み手に動いてほしい箇所だけに絞ります。章の冒頭に背景を説明調で書き、手順部分だけを番号付きの行動指示にする構成が読みやすいでしょう。

Q：禁止と注意はどう区別すればよいですか？

A：影響の大きさで区別するのが基本です。行うと事故・損害・法令違反につながる行為は禁止に、誤りやすいものの取り返しがつく事項は注意に振り分けます。判断に迷う場合は影響が大きいほうに寄せておき、現場のレビューで調整すると安全です。

Q：AIが書き換えた手順をそのまま現場に配布してよいですか？

A：そのままの配布は避けましょう。書き換えの過程で、事実関係が変わっている可能性があります。業務を知る担当者の確認と、実際に手順どおり操作する試行を経てから配布してください。

Q：どの生成AIツールでもこのプロンプトは使えますか？

A：本記事のプロンプトは、特定のツール専用ではありません。文章の書き換えに対応した主要な生成AIサービスで利用できる想定です。ただし、モデルや設定によって出力は変わり、同じプロンプトでも毎回同じ結果になるとは限りません。試しながら条件文を調整し、社内で利用が認められたツールで使ってください。

Q：業務の手順を生成AIに入力しても問題ありませんか？

A：機密情報や個人情報を含む場合は、事前の確認が欠かせません。入力内容が学習に使われるか、どこに保存されるか、誰が閲覧できるかは、利用するサービスや契約によって異なります。社内のAI利用ルールと利用規約を確認し、必要に応じて固有名詞を伏せてから入力してください。

まとめ：3原則を条件にすれば手順書は「動ける文」に近づく

手順部分の分かりやすさは、「1文1動作」「主語と対象の明示」「禁止・注意・補足の書き分け」という3つの基本で大きく変わります。本記事の7プロンプトは、この基本をAIへの依頼文に落とし込んだものです。分解する→明示する→具体化する→書き分ける→整える→点検する、の順に使い、残った【要確認】を人が解消して仕上げてください。あわせて、判断基準・例外・完了条件がそろっているかも配布前に確かめましょう。

まずは既存マニュアルの1章分から、プロンプト1を試してみましょう。書き換えのあとの表記統一と校正は、次の記事で解説しています。

関連記事：マニュアルの校正・表記統一に使えるAIプロンプト7選【コピペ可】　

フィンテックスでは、マニュアルの作成代行やコンサルティングを通じて、読めば動ける手順書づくりを支援しています。手順書の整備にお悩みの方は、お問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。
月刊エコノミスト・ビジネスクロニクルで取材していただきました。ぜひご覧ください。
https://business-chronicle.com/person/fintecs.php