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「手順書を作りたいが、何から始めればよいかわからない」「作ったものの、現場で活用されない」——そんな課題を感じていませんか。手順書は、業務の効率化や品質の均一化に直結する重要な資料です。
本記事では、作り方の手順や入れるべき項目、活用されるためのコツ、失敗例や改善ポイントまでを解説します。自社での整備に課題を感じている方にも役立つ内容です。
プロが解説!マニュアル作成のコツ
500社以上のマニュアルを支援してきたマニュアル作成のプロが業務マニュアルの作り方を解説しています。
目次
マニュアルと手順書の違いとは
手順書に入れるべき項目
手順書の作り方
手順書を作成するコツ
手順書がうまく活用されない理由
手順書作成でよくある失敗例
手順書テンプレートの基本構成
手順書テンプレートを探す方法
手順書作成でよくある課題と解決方法
実務で使える手順書を作りたい方へ
みんなに必要とされる手順書の作り方は

マニュアルと手順書は、どちらも業務を円滑に進めるための文書ですが、役割や記載する内容には違いがあります。
簡単にいうと、マニュアルは「業務全体を理解するための文書」、手順書は「作業を迷わず進めるための文書」です。
マニュアルは、業務の流れやルール、判断基準、背景などを伝えるのに向いています。
一方、手順書は、ひとつの作業を誰でも同じように進められるよう、具体的な手順を順番に示すのに適しています。
この違いを理解することで、文書の目的が明確になり、現場で活用される資料を設計できます。
マニュアルと手順書の違いを理解するために、まずは代表的なマニュアルの種類を見ていきましょう。
| 種類 | 概要 | 主な目的 | 特徴 |
|---|---|---|---|
| 業務マニュアル | 業務全体の流れやルールを整理したもの | 業務の全体像を理解してもらう | 背景や考え方も含めて説明する |
| 手順書 | 作業の進め方を順番に示したもの | 誰でも同じ手順で作業できるようにする | 具体的で再現性の高い内容 |
| 操作マニュアル | システムや機器の操作方法を説明したもの | 正しく操作できるようにする | 操作画面や手順を中心に解説 |
| 教育・研修マニュアル | 新人教育やスキル習得のための内容をまとめたもの | 知識やスキルの習得を促進する | 手順だけでなく理解や習熟を重視 |
| トークスクリプト | 対応時の会話例をまとめたもの | 対応品質を一定に保てるようにする | ケースごとの対応例を整理 |
マニュアルにはこのようにさまざまな種類があり、それぞれ役割や目的が異なります。手順書はその中でも、特定の作業を誰でも同じように進められるようにするための文書であり、現場での再現性を高める役割を担っています。
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業務マニュアルの主な目的は、従業員が業務の全体像を把握できる状態をつくることです。
担当業務の前後関係や判断の基準、守るべきルールを共有することで、状況に応じた適切な対応を可能にします。そのため業務マニュアルでは、作業手順の細部よりも、業務の流れや考え方、注意点など、全体を俯瞰して理解するための情報が重視されます。
業務マニュアルの役割は、業務の手順や概要に加え、背景や理由を説明することです。
業務を行う背景や理由も明示することで、従業員は業務を整理して理解し、状況に応じた判断と配慮ができるようになります。そのため、業務マニュアルには、手順や概要だけでなく、理由や背景も含めて記載します。
業務マニュアルを整備すると、従業員は業務を円滑に進められるようになります。不明点が生じるたびに周囲へ確認する手間が減り、作業する側・教える側の双方の負担を軽減できます。
また、注意点や背景が事前に共有されることで、必要な配慮を踏まえた対応が定着します。その結果、業務の精度とスピードが向上し、作業効率の改善にもつながります。
手順書とは、特定の作業をどの順番で、どのように進めるかを具体的に示した文書です。内容どおりに作業を進めれば、誰が対応しても一定の結果が得られる状態を目指して作成します。
イメージしやすい例としては、料理のレシピが挙げられます。必要な材料や分量、手順が順番に整理されているため、書かれている内容に沿って進めれば、同じような仕上がりを再現できます。業務における手順書も同様で、業務全体ではなく、ひとつひとつの作業に焦点を当てて詳細に記載します。そのため、定型的な作業や、進め方を標準化したい業務に向いています。
手順書の目的は、作業者による作業方法・手順のバラつきを減らすことです。
同じ作業を複数の従業員が担当する場合、進め方の違いが品質や対応スピードに差として表れます。こうしたバラつきは、業務効率の低下だけでなく、企業全体の品質や信頼にも影響を及ぼします。手順書を整備することで、作業の進め方が統一され、一定水準の品質が維持されます。
手順書の役割は、従業員が迷わず作業を進められるようにすることです。
作業中に不明点が生じるたびに、自分で調べたり、周囲に確認したりすると、そのたびに作業が中断され、集中力や作業効率の低下につながります。手順や注意点があらかじめ整理された手順書があれば、作業者がその場で確認しながら作業を継続できます。業務マニュアルとは別に手順書を整備することで、現場の自己解決力が促進されます。
手順書を整備するメリットとしては、作業の効率化や品質の均一化が挙げられます。初めて担当する作業であっても、手順書に沿って進めることで、一人でも対応できます。
そのため、教育担当者がつきっきりで教える必要が減り、教育負担が軽減されます。また、作業の進め方が統一されることで、進捗確認や問題点の把握が容易になり、現場全体の管理もしやすくなります。
業務マニュアルと手順書は、どちらも業務を支える重要な文書ですが、作成時に重視すべきポイントは異なります。それぞれの役割に合った作り方を意識することで、現場で活用しやすい資料になります。
業務マニュアルでは、業務全体の流れや判断基準、背景などを整理し、読者が全体像を理解できるようにしましょう。作成する際は、目的を明確にしたうえで、どこまでの範囲を説明するかを整理することが大切です。「誰に、何を理解してほしいのか」を明確にしておくことで、内容や構成を組み立てやすくなります。
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手順書を作成する際は、必要な作業を順番どおりに整理することが重要です。誰が見ても同じように進められる手順書にするためには、作業の流れをできるだけ具体的に記載しましょう。そのためには、作業工程を最初から見直し、抜け漏れなく整理したうえで、表現をそろえて記述することが大切です。

手順書は「誰が見ても同じように作業できること」が重要です。そのためには、作業の流れだけでなく、目的・準備・判断基準・注意点まで含めて整理することがポイントになります。
基本的には、以下の5つの項目を押さえておくと、実務で使いやすい手順書になります。
作業の名前を明記することで、作業者は参照すべき手順書をすぐに判断できるようになります。また、目的を明確にすることで、その作業で達成すべき内容が定まり、作業の品質向上にもつながります。
たとえば工場のライン作業であれば、「指さし確認」という作業名に対して、「確認項目の抜け漏れを防ぐため」といった目的を設定します。このように、作業の意図までセットで記載します。
作業をスムーズに進めるためには、事前に必要な道具や情報を整理しておくことが欠かせません。手順書に記載しておくことで、作業途中で準備不足に気づくといった無駄を防ぐことができます。
たとえば、料理では食材や調理器具がこれに該当します。同様に業務においても、必要なものを事前に明記しておくことで、作業の中断を防ぎ、効率的に進められるようになります。
単に手順を並べるだけでなく、具体的な動きまで記載することで、作業の再現性が高まります。
たとえば、受付対応の場合、「来客者の名前を確認する」という手順だけでは不十分です。「目を合わせながら、笑顔で名前を確認する」といった動作のポイントを加えることで、対応品質が一定に保たれます。このように、結果に影響する動作やコツまで補足します。
手順を実行したあとにどの状態で完了とするかを明確にしておくことで、作業者自身が判断できます。
たとえば、清掃作業では「床にゴミが落ちていない状態」を完了条件として設定します。基準を明確にすることで、セルフチェックが可能になり、確認作業の手間が減ります。
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手順の中では伝えきれない重要なポイントや、ミスにつながりやすい部分を補足することで、トラブルの発生を防ぎます。
たとえば、ゴミ出しでは「朝8時までに出す」といったルールが該当します。このように、手順とは別に守るべき条件や注意点を明記することで、作業の確実性が高まります。

手順書は、いきなり書き始めるのではなく、工程を分けて設計することで、抜け漏れが少なく、現場で使いやすい手順書になります。
最初に行うのは、作業の洗い出しです。手順書に何を記載するかを決めるため、まずは対象業務の流れや必要な作業を整理します。
洗い出しでは、実際に作業を担当している人にヒアリングするのが基本です。ヒアリングでは、作業手順だけでなく、以下のような情報も確認します。
この工程は、手順書作成の土台になります。後から大きな抜け漏れが見つからないよう、丁寧に内容を整理することが大切です。
次に行うのが、目次作成です。洗い出した作業内容をもとに、どの順番で情報を並べるかを整理します。
先に目次を決めておくことで、手順書全体の構成が明確になり、本文作成が進めやすくなります。また、必要な情報の抜け漏れや重複にも気づきやすくなるため、作成効率が向上します。
目次を作成したら、ヒアリングに協力してくれた担当者にも確認してもらいましょう。この段階で認識のずれを修正しておくと、あとで大幅に修正するリスクを減らせます。
目次が決まったら、各項目に沿って内容を作成します。文章だけに頼らず、必要に応じて図や写真、イラストなども取り入れると理解しやすくなります。
たとえば、次のような工夫が有効です。
手順書は、内容の正確性だけでなく、見やすく、使いやすいことも大切です。現場で活用される手順書にするために、読みやすさにも配慮して作成しましょう。
内容が完成したら、校閲を行います。校閲とは、誤字脱字だけでなく、内容に不備や不足がないかを確認する工程です。
特に手順書では、表記のミスだけでなく、手順の抜け漏れや説明不足を重点的に確認します。セルフチェックに加えて、できれば第三者にも確認してもらうのがおすすめです。可能であれば、実際に手順書を見ながら作業してもらい、わかりにくい表現や不足している情報を洗い出します。
校閲が終わったら、すぐに正式運用するのではなく、まずは仮運用を行いましょう。実際に現場で手順書を使ってもらうことで、机上では気づけなかった課題を確認できます。
仮運用では、以下のような観点で確認すると改善点を見つけやすくなります。
利用者からのフィードバックは、手順書をより良くするための重要な材料です。必要に応じて内容を修正し、正式運用に向けて精度を高めましょう。
仮運用を経て正式運用が始まった後も、手順書は定期的に見直すことが大切です。業務内容や使用ツール、社内ルールは日々変化していくため、手順書を更新しないままにすると、現場の実態と乖離します。
あらかじめ見直しのタイミングを決めておくとよいでしょう。たとえば、以下のようなルールが考えられます。
手順書は、作って終わりではなく、運用しながら改善を重ねる文書です。常に最新の状態を保つことで、現場で活用されやすい手順書になります。

手順書は作成して終わりではなく、現場で活用されて初めて価値を発揮します。ここでは、手順書を実務で活用される形にするための4つのコツを解説します。
手順書を作成する際は、実際に使用する対象者を具体的に想像することが重要です。読み手によって、前提知識や理解度は大きく異なるため、対象者に応じて説明の粒度や内容を調整します。
たとえば、管理職向けの手順書であれば、社内ルールや業務背景を理解している前提で簡潔にまとめます。一方で、新入社員や未経験者が利用する場合は、より細かく丁寧な説明が必要になります。複数の立場の人が利用する場合は、初心者に合わせて設計します。
手順書は、誰でも理解できる言葉で記載します。難解な表現や略語が多いと、読み手によって解釈が分かれ、作業のばらつきが生じます。
具体的には、以下の点に留意します。
手順書は、文字だけで説明するのではなく、表や図、画像の活用がおすすめです。特に操作手順や動きのある作業では、視覚的に示したほうが直感的に理解しやすくなります。
具体的には、以下のように使い分けると効果的です。
手順書は「読むもの」ではなく「使うもの」です。そのため、内容に応じて最適な表現方法を選びましょう。
手順書は作成して終わりではなく、運用しながら改善を繰り返します。業務内容や使用ツールは変化するため、一度作成した手順書も時間とともに現場と乖離します。
具体的には、以下のように運用します。
このサイクルを繰り返すことで、現場に適した手順書を維持できます。
手順書は時間をかけて作成しても、現場で活用されなければ意味がありません。ここでは、手順書がうまく活用されない主な理由を紹介します。
手順書が使われない最も多い原因のひとつが、「内容のわかりにくさ」です。たとえば、以下のような状態になっていると手順書は読まれなくなってしまいます。
手順書は、読むための資料ではなく、作業中に参照されるものです。短時間で理解できる構成や表現にすることが重要です。
手順書の内容が現場の実態とずれている場合も、活用されなくなる原因になります。たとえば、以下のような状況です。
手順書は、現場の実態に合わせて作成・更新することが重要です。
手順書が古いまま更新されていないと、内容の信頼性が低下します。一度「使えない」と認識されると、その後はほとんど参照されなくなります。業務内容や使用ツール、社内ルールは日々変化していくため、定期的に見直し、常に最新の状態を保ちましょう。
手順書を作成・配布しただけで、運用の仕組みがない場合も、活用されにくくなります。たとえば、以下のような状態です。
手順書を定着させるためには、単に配布するのではなく、まず手順書を確認するという運用ルールを作ったり、参照しやすい場所に配置したりすることが重要です。
手順書が活用されるかどうかは、利用者の体験にも大きく左右されます。初めて手順書を使ったときに、内容がわかりにくい、または人に聞いたほうが早いと感じると、その後は使われなくなってしまいます。
そのため、最初の利用段階で、手順書によって自己解決できる成功体験を作ることが重要です。
手順書が活用されない背景には、作成段階での失敗が影響している場合があります。自社の手順書と照らし合わせながら確認してみてください。
手順書に情報を詰め込みすぎると、かえって使いにくくなります。たとえば、以下のような状態です。
情報量が多すぎる場合は、内容を整理し、手順・注意点・補足情報を分けて記載することが大切です。見出しを活用して構造を明確にすることで、必要な情報にすぐたどり着ける状態を作ります。
誰に向けた手順書なのかが明確でない場合、内容の粒度が中途半端になり、理解しにくい手順書になります。
手順書を作成する際は、対象読者を具体的に設定し、そのレベルに合わせて説明の内容や粒度を調整します。迷った場合は、「初心者でも理解できるか」を基準にすると、誰にとっても使いやすい手順書に仕上がります。
手順が具体的に記載されていない場合、手順書があっても同じ品質で作業を進めることが難しくなってしまいます。
「適宜対応する」や「必要に応じて確認する」といった曖昧な表現は解釈が分かれ、結果にばらつきが生じます。作業内容は動作レベルまで具体的に落とし込み、判断が必要な場面についても基準を明確に定義します。
内容が正しくても、構成がわかりにくいと手順書は使われません。ありがちな例として、次のようなものがあります。
番号付けや見出しの整理、視覚的な工夫を取り入れると、使いやすさが向上します。
手順書を作成すること自体が目的になってしまい、運用まで考えられていない状況もよく見られます。たとえば、次のような状態では、徐々に参照されなくなります。
手順書は「作ること」がゴールではなく、現場で活用され続けることが目的です。作成段階から運用まで見据えて設計することが重要です。
手順書を作成する際は、ゼロから考えるのではなく、一定の「型(テンプレート)」に沿って構成することで、抜け漏れのない手順書を作成できます。
ただし、テンプレートをそのまま使うだけでは、自社の業務に合わない手順書になってしまうこともあります。まずは基本構成を理解したうえで、自社業務に合わせて調整することが重要です。
はじめに、その手順書がどの作業についてのものなのかを明確にします。具体的には、以下のような情報を整理します。
この部分を明確にしておくことで、読み手は自分に関係のある手順書かどうかを判断できます。
次に、その作業を行うために必要なものを整理します。必要なツールや資料、システムなどを事前に明記しておくことで、作業途中で準備不足に気づくといった無駄を防ぐことができます。
手順書の中心となるのが、この「手順(ステップ)」です。作業の流れを順番に沿って記載し、誰が見ても同じように進められるようにします。
このとき、以下の点を意識すると再現性が高まります。
手順の中で特に注意すべき点や、品質に影響するポイントを補足します。ミスが起こりやすい工程や、見落としやすい確認事項などを明記しておくと、トラブルの防止につながります。
最後に、その作業が完了したと判断するための基準を明確にします。「どの状態になれば完了なのか」を明確にしておくことで、作業者自身が判断しやすくなり、業務の効率化にもつながります。
手順書を作成する際、既存のテンプレートを活用することで、効率よく作成できます。現在は、無料で使えるテンプレートも多く公開されており、用途に応じて選択できます。

手順書テンプレートを探す方法のひとつとして、Canva(キャンバ)の活用がおすすめです。
Canvaとは無料で使えるデザインツールで、手順書やマニュアルに使えるテンプレートも豊富に用意されています。テンプレートをベースに文字や画像を差し替えるだけで、短時間で手順書を作成できる点もメリットです。
テンプレートをそのまま当てはめるだけでは、実務で活用しやすい手順書にはなりません。なぜなら、実際の業務には以下のような細かな要素も影響するためです。
そのため、テンプレートをベースにしつつ、現場に合わせて具体的に肉付けしていくことが重要です。
こうした”暗黙のコツ”を反映するには、実際の担当者にヒアリングを行い、以下のような観点で情報を追加していくと効果的です。
テンプレートには一般的な流れしか記載されていないため、自社独自のルールを反映しないと、実際の業務では活用しにくい手順書になってしまいます。たとえば、以下のようなルールは企業や部署ごとに異なります。
手順書の読み手のスキルレベルに幅がある場合、以下のような工夫を取り入れると効果的です。
テンプレートは手順書作成の出発点として有効ですが、実務や手順書の読み手に合わせて内容を具体化していくことが、活用しやすい手順書を作るための重要なポイントです。
ここまで手順書の作り方やコツ、活用のポイントについて解説してきました。
しかし、実際の現場では、「やり方はわかったが、なかなか進められない」と感じる方も多いのではないでしょうか。
手順書作成には、以下のような課題がよく見られます。
日々の業務をこなしながら、手順書作成に時間を割くのは容易ではありません。特に現場の担当者が兼務で作成する場合、どうしても後回しになりがちです。その結果、作成が途中で止まったり、内容が不十分なまま運用されたりすることがあります。
手順書の粒度の設計は、多くの方の悩みどころとなっています。細かく書きすぎると読みづらくなり、逆に簡略化しすぎると再現性が下がってしまいます。このバランスを取るのは、経験がないと難しいポイントです。
手順書を作成しても、現場で活用されなければ意味がありません。「結局、人に聞いた方が早い」「手順書が更新されていない」といった理由から、使われなくなってしまうケースも多くあります。
これらの課題を解決するためには、手順書の作成だけでなく、運用まで含めて設計する必要があります。たとえば、次のような視点を持つことで、手順書の完成度と定着率は大きく変わります。
ただし、内製で対応する場合、時間やノウハウの不足が障壁となるケースも少なくありません。
このようなお悩みをお持ちであれば、フィンテックスがお役に立てるかもしれません。フィンテックスでは、手順書や業務マニュアルの作成支援だけでなく、現場で活用されるための設計や運用の仕組みづくりまでサポートしています。
まずは、手順書作成の進め方や考え方をまとめた資料をご覧ください。
手順書は、作るだけでは価値を発揮しません。現場で使われ、業務の効率化や品質の向上につながってはじめて意味を持ちます。
そのためには、以下のような視点を持つことが大切です。
手順書は「作って終わり」ではなく、「使われ続ける仕組み」として設計することが求められます。本記事の内容を参考に、自社に合った手順書作成に取り組んでみてください。
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監修者

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士(MBA)
<略歴>
フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。
金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。
趣味は茶道。
月刊エコノミスト・ビジネスクロニクルで取材していただきました。ぜひご覧ください。
https://business-chronicle.com/person/fintecs.php
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