社内で「規則」「規程」「規定」という言葉が混在し、それぞれの違いがわからず迷ったことはないでしょうか。

言葉の使い分けが曖昧なままでは、社内文書の管理や運用で混乱が生じやすくなります。

今回は、規則・規程・規定の意味の違いと、マニュアルとの使い分け方を解説します。

目次
規則・規程・規定とは？意味の違いを整理
マニュアルとの違いと役割分担
社内文書で混同されやすい理由
規則・規程はあるのに、なぜ現場で機能しないのか
規則・規程・規定を整理する4つのステップ
規則・規程の見直しチェックリスト
よくある質問
まとめ

規則・規程・規定とは？意味の違いを整理

規則・規程・規定には、それぞれ以下のような意味の違いがあります。

企業内では、就業規則を「規則」として位置づけ、その下位文書として各種「規程」を整備するという階層構造が一般的です。

規則は、就業規則のように法律に基づいて定められる場合もあり、組織運営の根幹となる比較的広い概念です。規程は、経理規程や賃金規程のように、規則の考え方をふまえて特定の業務領域ごとに定めた、より詳細なルールを指します。規定はさらに一段階細かく、規則・規程を構成する条文や取り決めそのものを指す言葉です。

なお、これらの使い分けは企業によって運用が異なる場合があります。厳密な法令用語としての区分ではなく、あくまで一般的な慣用として整理したものである点にご留意ください。

マニュアルとの違いと役割分担

規則・規程・規定に関連する言葉として「マニュアル」があります。マニュアルの役割と共に、それぞれの位置づけを確認しておきましょう。

マニュアルは「規則・規程」を実務に落とし込む文書

規則や規程は「何をしなければならないか」というルールを定める文書といえます。一方で、マニュアルは「ルールに基づいてどのように実行するのか」を示す文書です。

就業規則では、休暇の取得条件が定められていても、申請方法や承認フローまでは書かれていないことがほとんどです。マニュアルは、具体的な手順を説明する役割を担います。

規則・規程・規定・マニュアルの位置づけ

規則・規程・規定は、抽象度に応じて段階的に整理できます。規則は、組織運営の根幹となる比較的広いルールを示します。規程は、規則をふまえて特定の業務領域ごとにルールをまとめた文書全体を示します。規定は、その規則・規程を構成する条文や取り決めそのものを指します。

これらのルールをふまえて、手続きなどの手順を具体化した文書がマニュアルです。規則・規程・規定が「守るべきルール」を定めるのに対し、マニュアルは「ルールに従った行動手順」を示す、という点で役割が異なります。

関連記事：
マニュアルとは何？概要や作成するメリットデメリットを紹介

社内文書で混同されやすい理由

社内文書としての規則・規程・規定は、なぜ混同されやすいのでしょうか。いくつかの原因が考えられます。

定義があいまいなまま運用されている

規則・規程・規定という言葉の意味を厳密に区別せず、慣習的に使い分けている企業も見られます。作成した担当者や部署によって呼び方が異なることも多く、定義があいまいなまま運用が続くと、言葉が混在するようになります。

属人化による表記ゆれや名称ルールの損失

担当者ごとに独自の呼び方や体系で文書を作成してしまうと、同じ意味の言葉が文書ごとに異なる書き方で使われる、いわゆる「表記ゆれ」が生まれます。担当者の異動や退職によって、文書の名称ルール自体が失われる場合もあります。

社内文書では意味を混同しやすい言葉が多いので（改定・改訂など）、あらかじめ名称ルールを決めておくと良いでしょう。

関連記事：
改定と改訂、何が違う？マニュアル作成のプロが解説する基礎知識

規則・規程はあるのに、なぜ現場で機能しないのか

当社はこれまで、マニュアル作成を通じて社内文書整備の現場に立ち会ってきました。その中で、規則・規程自体は整備されているにもかかわらず、現場でうまく機能していない場面に数多く出会ってきました。

ここでは、規則・規程が現場で機能しない原因を解説します。

規則・規程を実行するためのマニュアルが整っていない

規則や規程で守るべきルールを定めていても、実行するための具体的な手順までは書かれていない場合があります。規則・規程さえあれば現場は対応できる、という考えでは、現場の担当者が独自の解釈で作業を進めてしまうため、対応にばらつきが生じます。規則・規程とマニュアルは別物として整備し、マニュアルで作業手順を明確にしておきましょう。

規則・規程集の管理ルールがあいまいで形骸化する

規則・規程集の管理ルールが不明確なままでは、法令や業務内容に変更が生じても、規則・規程が更新されない恐れがあります。古い規則・規程は新しい法令や現場の実態と合わないため、形骸化してしまいます。管理ルールを決め、運用手順をマニュアル化しておくと、形骸化を防ぐことができます。

規則・規程・規定を「機能する」文書にする視点

規則・規程・規定を実行するためにマニュアルを整備しても、現場で実際に機能しなくては意味がありません。規則・規程・規定は専門用語が多く、そのままマニュアルに転用すると、かえって実務が滞る恐れがあります。

マニュアルを整備する際には、ユーザーが実行しやすい情報の粒度・言葉を意識しましょう。

規則・規程の内容をマニュアルに落とし込み、ユーザーが実行可能な文章に翻訳すると、社内文書は現場できちんと機能するようになります。

規則・規程・規定を整理する4つのステップ

社内文書を整理する際は、以下の4つのステップで進めると、規則・規程・規定とマニュアルの関係を無理なく整理できます。

ステップ1：既存文書の棚卸し

まずは社内に存在する規則・規程・規定を一覧し、最新版かどうかを確認します。担当部署や更新日が不明な文書は、この段階で洗い出しておきましょう。

ステップ2：文書の位置づけ・階層の整理

棚卸しが終わったら、それぞれの文書がどの階層に位置づけられるかを整理します。なお、就業規則のように労働基準法上、作成と届出が義務付けられている文書もあります。こうした法的な位置づけが明確な文書は、専門家に確認するなど、特に慎重に扱いましょう。

ステップ3：用語・表記の統一ルール策定

規則・規程・規定という言葉の使い分けや、文書内で使う用語の表記ルールを統一します。現場の読み手が迷わないよう、専門用語は避け、実務担当者が理解できる粒度に調整しましょう。

ステップ4：マニュアルとの連携設計

最後に、整理した規則・規程の内容をどのようにマニュアルへ落とし込むかを設計します。併せて、規則・規程やマニュアルをどのタイミングで、誰が改訂するのかという管理ルールも決めておくと、更新が滞る事態を防ぐことができます。

関連記事：
わかりやすいマニュアルの作り方｜ポイント・チェック方法も解説

規則・規程の見直しチェックリスト

以下の項目に当てはまる数が多いほど、規則・規程とマニュアルの連携を見直す余地があります。

✅規則・規程の内容を、実務の手順に落とし込んだマニュアルが存在しない

✅規則・規程の管理ルールが明確に決まっていない

✅規則・規程が改訂されても、マニュアル側が更新されていない

✅文書ごとに規則・規程・規定の呼び方が統一されていない

✅新しく入社した社員が、どの文書を見ればよいか判断できない

1つでも当てはまる場合は、規則・規程とマニュアルの関係を整理するタイミングです。

よくある質問

Q：規則と規程の違いとは何ですか？

A：規則は組織運営の根幹となる比較的広いルール、規程は規則をふまえて特定の業務領域ごとにまとめた文書全体を指すことが一般的です。ただし、この使い分けは企業によって異なる場合があります。

Q：規則・規程が整備されていても現場で機能しないのはなぜですか？

A：規則・規程があっても実行するためのマニュアルが整っていなかったり、管理ルールがあいまいで更新が滞っていたりすることが理由として挙げられます。規則・規程の内容をマニュアルに落とし込み、実行可能な形に整えることが解決の鍵になります。

Q：規則や規程を整理した場合、マニュアルも作り直す必要がありますか？

A：内容にずれがある場合は見直しが必要です。「規則・規程の改訂に合わせてマニュアルを更新する」といった管理ルールをあらかじめ決めておくと、更新が滞る事態を防ぐことができます。

Q：規則・規程の整理は、どの部署が担当すべきですか？

A：総務や人事を中心に進める会社が多いですが、その後のマニュアル整備の段階では、現場の担当者を巻き込むことをおすすめします。現場の声を反映することで、本当に現場で役立つマニュアルが完成します。

まとめ

規則・規程・規定は、それぞれ役割の異なる文書です。規則は組織運営の根幹となる比較的広いルールを示した文書、規程は規則をふまえて業務領域ごとにまとめた文書、規定はその中の条文を指します。

これらを整理したうえで、実務に落とし込むマニュアルへとつなげることが、社内文書を使われる形にする近道です。まずは自社の文書を棚卸しすることから始めてみましょう。

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※本記事は一般的な情報提供を目的としており、法的助言を構成するものではありません。個別の法令解釈や対応については、専門家にご相談ください。

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監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。
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