わかりやすいマニュアルとはどんなもの？作り方やポイントを紹介

「マニュアルの作り方を知りたい」
「わかりやすいマニュアルにするにはどうしたらいい？」
と、マニュアルについてお悩みではないですか？
業務効率を上げるためにマニュアルは欠かせないものです。

この記事では、わかりやすいマニュアルの条件や、わかりやすいマニュアルを作るためのポイントを解説しています。

これから、自社でマニュアルを作る方や、今あるマニュアルを改善したい方はぜひ参考にしてください。

目次
わかりやすいマニュアルの条件
わかりやすいマニュアルを作るには
マニュアルの視認性を上げるポイント
マニュアルの作り方は「わかりやすい」を主軸に

わかりやすいマニュアルの条件

わかりやすいマニュアルには、以下の3つの条件があります。

• 視認性が高い
• 知りたい内容がどこにあるかすぐにわかる
• 要点が簡潔にまとまっている

これらの条件に当てはまるように作成ができると、誰がみてもわかりやすいマニュアルに仕上がります。
具体的にひとつずつみていきましょう。

条件①視認性が高い

1つ目の条件は、視認性が高いことです。
文章だけを並べたマニュアルは、読みにくいだけでなく、必要な情報をみつけるまでに時間がかかるデメリットがあります。
文字ばかりのマニュアルはスタッフにとってストレスになり、結果としてマニュアルが利用されなくなる可能性も考えられます。

そのため、イラストや画像などを用いて、どんな内容が記載されているのかをパッとみてわかりやすくすることが重要です。
効率よく業務を進めるためには、視認性が高いマニュアルを作りましょう。

条件②知りたい内容がどこにあるかすぐにわかる

2つ目の条件は、知りたい内容がどこにあるかすぐにわかることです。
マニュアルの量が多い場合は、知りたい情報をみつけるまでに時間がかかります。

作業効率をアップさせるためには、どこに必要な情報が記載されているのかを、一目でわかるようにすることが大切です。
たとえば「目次、索引を作る」「タイトル（見出し）をレベル分けする」などが挙げられます。

マニュアルを探す時間が短くなれば、自ずと作業時間が増えます。
効率よく働くためにも、知りたい内容をみつけやすいようにマニュアルを作成しましょう。

条件③要点が簡潔にまとまっている

3つ目の条件は、要点が簡潔にまとまっていることです。
文章が長く助長表現が多いマニュアルは、要点が読み手に伝わりにくく、何度も読む手間がかかってしまいます。

伝えたい内容を簡潔にまとめることで、マニュアルを読む時間も短縮でき、要点も理解しやすくなります。
一文ですべての情報をまとめようとせず、箇条書きを利用するのもおすすめです。

わかりやすいマニュアルを作るには

ここからは、わかりやすいマニュアルの作り方のステップをご紹介します。

• 構成をしっかり作る
• 目次を活用する
• フォーマットを統一する
• 目的に合わせて画像や動画、テキストを使い分ける

このステップに沿ってマニュアルを作ってみましょう。

構成をしっかり作る

まずは、マニュアルの構成をしっかり作りましょう。
構成を作らずに文章を書き始めると、さまざまな情報が混ざり、わかりにくいマニュアルになってしまうためです。

伝えたい情報は何か、どんな順番で記載するとわかりやすいのかを考えてみましょう。
「誰に・いつ・どこで・何を・どのように」を意味する「5W1H」を意識すると、構成が組みやすく読み手に伝わりやすいマニュアルになります。
「5W1H」を紙に書き出してみるとよいでしょう。

関連記事
「マニュアルの出来は構成で決まる？ 押さえておきたいポイントを解説」

目次を活用する

構成を作成できたら、目次を活用してみましょう。
目次があることで、必要な情報がどこに記載されているのかが明確になります。
読み手にとっても、目次があればマニュアルをすべて読む手間がなく、知りたい内容をすぐにみつけられます。

必要な箇所だけを読めるため、マニュアルに取られていた時間が短縮され、業務効率アップ効果も期待できるでしょう。

フォーマットを統一する

目次も作成できたら、フォーマットを統一してみましょう。
マニュアルによってバラバラの書式だったり、注意事項が記載されている場所に違いがあったりすると、情報がみつけにくいためです。

マニュアルのフォーマットを統一しておくことで、より情報を探し出しやすくなり、みやすさも格段にアップします。
また、フォーマットを統一すると、追加でマニュアルを作成したい際にも便利です。

目的に合わせて画像や動画、テキストを使い分ける

フォーマットを統一できたら、最後はマニュアルの目的に合わせて画像や動画、テキストを使ってみましょう。
文章だけでは表現しにくい作業の場合は、動画や画像を使うと視覚的に把握できるメリットがあります。

テキストを用いると、作業の目的や意味合い・効果が伝わりやすくなります。
この業務を行うとどのような影響があるのか、どんな効果をもたらすのかなどを伝えたい場合に、テキストは便利です。

関連記事
「マニュアル作成の目的とは？作成のコツとともに紹介」

マニュアルの視認性を上げるポイント

ここからは、マニュアルの視認性を上げるためのポイントを解説していきます。
実際にマニュアルを作成したら、みやすい仕上がりになっているかどうか、以下の4つの項目をチェックしてみてください。

• 余白
• フォント
• 文字の太さ・色
• 文の配置

それぞれ詳しくみていきましょう。

ポイント①余白

1つ目は、余白です。
余白がないと、文章がぎゅっと詰められているマニュアルになり読みにくさが増してしまいます。
そのため、読みやすくするために行間をプラスしてみましょう。
マニュアルの項目ごとに行間を設けてみたり、文字数が多い箇所は2、3行ごとに改行してみたり、工夫が大切です。

行間が広すぎても読みにくくなってしまうため、注意しましょう。
余白があると、マニュアルをみるときのストレスが減るメリットもあります。

ポイント②フォント

2つ目は、文字のフォントです。
フォントを変えると、読み手が受け取るイメージが大きく変わります。
さまざまな種類がありますが、ここでは定番の3種類のフォントについて読み手にどんなイメージを与えるのかを解説します。

• 明朝体
• ゴシック体
• 丸ゴシック体

それぞれ詳しくみていきましょう。
マニュアルを作る際は、読み手にどんなイメージを与えたいかによってフォントを決めてみましょう。

明朝体

落ち着いたイメージを伝えたい場合に使用します。
和の伝統ある雰囲気や、高級感を読み手にイメージさせます。

ゴシック体

文字をはっきりと強調したい場合に用いられるのが、ゴシック体です。
読みやすさと信頼感のイメージがあるでしょう。

丸ゴシック体

ゴシック体よりも明るくポップなイメージを与えるのが丸ゴシック体です。
親しみやすさやポジティブな印象を伝えたい場合に用いられます。

ポイント③文字の太さ・色

3つ目は、文字の太さと色です。
マニュアルの中でも、特に重要な部分を強調したい場合は、文字を太くしたり、色を変えてみたり目立つようにしてみましょう。

読み手にとっても、文章の中に文字の変化があると、「ここが大切」という情報が伝わりやすくなります。
また、使用する色によっても読み手に与える印象は変わります。
注意事項を伝えたい場合は「赤」、補足したい場合は「青」を使用するのがおすすめです。

あれもこれもと色を使いすぎると、重要なポイントがどこなのかがわかりにくくなりますので注意しましょう。
警告文にも使われる「黄色」を使用する場合は、文字色ではなく下線やマーカーで用いるとよいでしょう。
「黄色」は、ポップでカジュアルな印象もあるため、明るいイメージを伝えたい場合にも用いられます。

ポイント④文の配置

4つ目は、文の配置です。
文の配置が、マニュアルのページによってバラバラで統一されていないと、読みにくくなります。
読みにくさは、読み手の理解度にも関わってくるため、文の配置は重要なポイントになります。

たとえば、「画像の右側に説明文を入れる」といったように文を入れる場所をあらかじめ決めておくのがおすすめです。
文の配置が揃ったマニュアルは、視認性も高まります。

マニュアルの作り方は「わかりやすい」を主軸に

わかりやすいマニュアルには、「視認性が高いこと・情報がみつけやすいこと・文章が簡潔であること」の3つの条件があります。

マニュアルを作成する際は、この条件を意識して構成から取り掛かってみましょう。
誰に何を伝えたいのかを明確にしておくことも大切です。

マニュアル作りにお困りの方は、フィンテックスにご相談ください。
フィンテックスはマニュアル作成を専門に行っている会社です。
自社のマニュアル作りでお困りの方はお気軽にお問い合わせください。

つい読んでしまうマニュアル作成のリーディングカンパニー、株式会社フィンテックス

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。