マニュアルを整備したいものの、通常業務と並行して構成や本文まで作る時間が取れない。そのように悩む担当者の方は少なくありません。生成AIは、材料を整理して目次や本文のたたき台を作る工程で役立ちます。ただし、目的の設定や一次情報の用意、公開前の事実確認には人の判断が欠かせません。本記事では、人とAIの役割を分けながら業務マニュアルを6ステップで作成する方法と、コピーして使えるプロンプト例を紹介します。

目次
AIによるマニュアル作成の全体像
目的・読み手・材料をそろえる（ステップ①・②）
AIを使って本文を作成する（ステップ③〜⑤）
品質を確認する（ステップ⑥）
4つの作成方法と選び方
よくある質問（FAQ）
まとめ

AIによるマニュアル作成の全体像

AIでマニュアルを作成する方法を、フィンテックスは6つの工程に分けて整理しています。手順は、①目的・読み手の決定、②材料集め、③目次設計、④原稿作成、⑤図表・キャプチャ、⑥品質チェックの6ステップです。AIが支援するのは主に③〜⑤の下書き工程で、①②⑥の判断と最終確認は人が担います。まず全体像を押さえてから、各ステップの詳細に進みましょう。

6ステップとAI・人の役割分担

次の表は、各ステップのAIの支援内容と、人が最終責任を持つ範囲を整理したものです。

ステップ	AIの支援内容	人の最終責任
①目的・読み手の決定	―（人が決める工程）	目的・読み手・範囲の決定
②材料集め	文字起こしの整理などの補助	一次情報の収集と取捨選択
③目次設計	構成案の提案	構成の確認・修正と確定
④原稿作成	章ごとの下書きの生成	事実確認と現場の使用用語の調整
⑤図表・キャプチャ	なにを挿入すべきかの計画	キャプチャ取得・注釈・採否の確認
⑥品質チェック	表記ゆれ候補の抽出などの補助	事実確認・校正・公開の判断

③〜⑤の下書き工程も、AIだけで完結するわけではありません。AIの提案や下書きを人が確認し、仕上げる前提で進めます。たとえばステップ⑤では、AIが図の挿入計画を提案するのに対し、キャプチャの取得や注釈、採否の確認は（生成AIにマニュアル作成用の専用スキルを作りこんでいない限りは）人が行う分担となります。
記事の後半では、内製が難しい場合の選択肢を含めて、4つの作成方法の選び方も紹介します。

なぜいまAIでマニュアル作成なのか

背景のひとつに、働き手の減少があります。国の将来推計によると、生産年齢人口は2040年に約6,213万人まで減少する見通しです。この推計は、国立社会保障・人口問題研究所が2020年の国勢調査を基準に公表した「日本の将来推計人口（令和5年推計）」に基づきます。

※参照：国立社会保障・人口問題研究所「日本の将来推計人口（令和5年推計）」

働き手が減ると、少ない人数で業務を回す前提で組織を運営する必要が出てきます。そこで重要になるのが、業務の標準化と教育の効率化です。誰が担当しても同じ品質で業務を進められるように、手順を文書として整えるマニュアルの価値が高まっています。
一方で、マニュアルを書く人や教える人の時間を確保するのは、多くの職場で簡単ではありません。補足として、経済産業省の2019年調査では、高位シナリオの場合、2030年に最大約79万人のIT人材が不足すると推計されています。デジタル化を支える人材の確保も、今後さらに難しくなると考えられます。

※参照：経済産業省「IT人材需給に関する調査（概要）」（2019年）

もうひとつの背景は、生成AIの精度向上と普及です。総務省の調査によると、日本企業の約半数（49.7%）が生成AIの活用方針を定めています（2024年度調査）。下書きをAIが支援し、人は判断と確認に集中する分業は、こうした環境の変化を背景に広がっています。

※参照：総務省「令和7年版情報通信白書 第2節 企業におけるAI利用の現状」

AIの出力は確認を前提とした下書き

フィンテックスでは、生成AIはあくまで道具として捉えています。生成AIの出力は完成品ではなく、確認・修正を前提とした下書きという位置づけです。完成度は、業務の複雑さや渡した材料の質によって変わります。そのため、仕上がりの水準を一律の割合で示すことはできません。事実確認、現場で通じる言葉への調整、読み手に合わせた表現の仕上げは人の仕事です。この前提を最初に関係者で共有しておくと、AIを使ったのに使えないマニュアルができあがった、という行き違いを防げます。

なお、本記事は実際の作成手順とプロンプトに絞って解説します。AIで作れる範囲の詳しい整理や、内製と外注の比較は次の記事をご覧ください。

関連記事：AIでマニュアル作成はどこまでできる？2026年現在の実力と限界を解説

目的・読み手・材料をそろえる（ステップ①・②）

AIを使う前の準備が、下書きの品質を左右します。準備といっても、大がかりな作業ではありません。やることは、目的と読み手を決めることと、AIに渡す材料を集めることの2つです。

ステップ①：目的と読み手を決める

最初に、どの業務の、誰が読むマニュアルかを書き出します。たとえば、経費精算業務を、入社1ヶ月の新入社員が1人で行えるようにする、という具合です。あわせて、どこからどこまでを扱うかという範囲も決めておきましょう。読み手が決まると、用語の説明レベルや手順の細かさが決まります。目的と読み手が曖昧なままでは、マニュアルの書き方に関する仕様が決まりません。この2点が固まってはじめて、AIへの指示も具体的になります。

ステップ②：材料（一次情報）を集める

次に、AIに渡す材料を集めます。使えるのは次のようなものです。

• 手順を箇条書きにしたメモや、既存の古いマニュアル
• ベテランへのヒアリングの録音・文字起こし
• 実際の操作画面の録画やスクリーンショット
• 帳票・書式・チェックリストなどの現物

AIは、渡された情報の範囲でしか正しく書けません。AIに渡す材料の量と質が、下書きのレベルを左右すると考えてください。材料の新しさと正確さも重要です。古いマニュアルを渡す場合は、現在の手順と異なる箇所がないかを先に確かめておきましょう。

また、AIでマニュアルを作成してみると、手順や注意事項が抜け落ちて生成されない箇所が見つかることもあります。その箇所は、手順や判断基準がまだ言語化されていない部分かもしれません。先に関係者へ確認しておくと、後工程の手戻りを減らせます。材料をAIに渡せる形へ整理する考え方は、次の記事で詳しく解説しています。

関連記事：業務の構造化とは何か？マニュアル整備から始めるAI活用の道筋

生成AIに入力する前のセキュリティ確認

業務情報を生成AIに入力する前に、セキュリティの確認が欠かせません。学習に使われない設定の確認は出発点にすぎず、次のような観点まで広げることが大切です。利用する製品やプラン、契約ごとに確かめましょう。

• 学習利用：入力したデータがAIモデルの学習に使われない設定・契約になっているか
• 保存期間とログ：入力内容がどこに、どの期間保存されるか。操作ログの扱いは決まっているか
• アクセス権限：保存されたデータやログを誰が閲覧できるか（社内のアクセス権設定）
• 保管場所：データが国外のサーバーに保存・移転される可能性があるか
• 委託条件：作成を外部へ委託する場合、NDA（秘密保持契約）や再委託、AI利用の条件が明確か

あわせて、氏名などの個人情報や顧客の機微情報は、マスキングしてから入力します。入力してよい情報の範囲を社内ルールとして文書化し、関係者に共有することも重要です。この点は各企業においてルールが異なりますので、必要に応じて社内の有識者や、専門家などにご確認ください。

関連記事：フィンテックスのAI活用に対する考え方

AIを使って本文を作成する（ステップ③〜⑤）

作成のコツは、目次を先に固めてから、章ごとに本文を作ることです。業務名だけを伝えて丸ごと依頼しても、それらしい一般論しか返ってきません。ここからは、コピーして使えるプロンプト例とあわせて、ステップ③〜⑤の進め方を解説します。プロンプトを書くときは、役割、材料、条件の3点セットで渡すことが品質の分かれ目になります。

ステップ③：目次（構成案）をAIで設計する

マニュアルの品質は構成で決まると言われるほど、目次は重要な工程です。まずはプロンプト1をコピーし、自社の内容に書き換えて使ってみてください。

プロンプト1：目次案の設計

あなたは業務マニュアル作成の専門家です。
以下の業務について、業務マニュアルの目次案を作ってください。

# 業務の情報
・業務名：（例：経費精算業務）
・読み手：（例：入社1ヶ月の新入社員）
・範囲：（例：領収書の受領から精算システムへの入力完了まで）

# 条件
・業務概要、前提条件、業務上のリスク、業務手順、補足事項の5項目を含める
・項目は時系列に並べ、章・節の2階層で示す
・情報が不足している場合は、回答の最初に【質問】として列挙してから目次案を示す

ポイントは、条件の最後に入れた質問の指示です。不足している情報が回答の最初に列挙されるため、この段階で、材料の抜けに気づけます。AIが提案した目次を人が確認・修正し、確定してから次の工程へ進む流れです。構成の考え方や、目次設計に使うプロンプトの詳しい解説は、次の資料と記事をご覧ください。

関連記事：
マニュアルの出来は構成で決まる？ 押さえておきたいポイントを解説
業務マニュアルの目次をAIで作るプロンプト7選【コピペ可・選び方も解説】

ステップ④：原稿（下書き）を章ごとに生成する

目次を確定したら、章ごとに本文の下書きを生成します。一度にすべての章を生成するよりも、1章ずつ確認・調整しながら進めるほうが、希望の品質に近づけられます。次のプロンプト2のように、確定した目次と、手順を箇条書きにしたメモをセットで渡しましょう。

プロンプト2：本文の下書き

あなたは業務マニュアル作成の専門家です。
次の目次と手順メモをもとに、「4. 業務手順」の章の本文を書いてください。

# 目次
（確定した目次を貼り付け）

# 手順メモ
（手順を箇条書きにしたメモを貼り付け）

# 書き方の条件
・です・ます調で書き、1文は50字以内、1文につき動作は1つにする
・操作は「1.／2.／3.」の番号付き手順で書き、主語と対象を明示する
・画面名・ボタン名は「」で囲む
・メモにない情報は推測で補わず、【要確認】と書く

書き方の条件には、下書きの品質を守る働きがあります。とくに重要なのは、1文につき動作を1つにする、主語と対象を明示する、推測で補わない、の3点です。メモにない情報が【要確認】と表示されるため、後の品質チェックで確認箇所を拾いやすくなります。

下書きを確認して修正を依頼するときは、直したい箇所と理由を具体的に伝えます。全文の書き直しではなく該当箇所だけを調整すると、確認済みの部分を保てるでしょう。手順文の書き方に特化したプロンプトは、次の資料と記事で紹介しています。

関連記事：
手順書を「読めば動ける文」に整えるAIプロンプト7選
ChatGPTでマニュアル作成はできる？手順と4つの落とし穴を解説

ステップ⑤：図表・画面キャプチャを組み込む

文章だけのマニュアルは、現場で活用されません。操作系の手順には画面キャプチャを、業務の流れにはフロー図を入れましょう。この工程でAIが支援できるのは、どの手順にどんな図が必要かという挿入計画の提案です。

プロンプト3：図表の挿入計画

次の手順に対して、読み手の理解を助ける図・画面キャプチャの挿入計画を作ってください。
手順番号ごとに、図の種類（キャプチャ、フロー図、表のいずれか）、見せたい内容、
画面上で強調したい箇所（枠や矢印で示す位置と説明文）の3列の表にまとめてください。
（手順本文を貼り付け）

画面キャプチャの取得と、注釈（画面上に加える枠・番号・説明文）の書き込みは、人が担当します。どの図を採用するかの最終確認も人が行います。挿入計画を先にAIで作っておく利点は、図を入れる基準が一貫することです。担当者がひとつずつ迷いながら判断する場面が減り、確認の工数も抑えられます。フロー図については、文章から流れを整理する工程をAIが支援できます。作図と最終的な確認は人が行いましょう。

品質を確認する（ステップ⑥）

仕上げの品質チェックは、事実確認、校正・表記統一、通し読みの3段階で行います。AIの下書きには、事実と異なる記述（ハルシネーション）が混ざる可能性があります。最後の品質チェックは、省略できない工程です。

事実確認は業務を知る人が行う

下書きの正誤を判断できるのは、その業務を知る担当者だけです。手順の順序、判断基準、例外対応、システムの画面名が実態と合っているかを、章ごとに確認します。ステップ④のプロンプトには、メモにない情報を【要確認】と書く条件を入れていました。この条件を入れておくと、確認すべき箇所を素早く拾えます。

校正・表記統一はAIが支援しやすい工程

「クリック」と「押下」、「ログイン」と「サインイン」のような表記ゆれは、読み手を迷わせる原因になります。表記ゆれ候補の洗い出しは、AIが支援しやすい作業です。ただし、AIによる抽出には漏れが生じる可能性があります。候補の抽出はAIが担い、件数や漏れの正確な確認は文書の検索機能や校正ツールで行う、という二段構えが安全です。

プロンプト4：表記ゆれ候補の抽出

次のマニュアル本文から、同じ意味で表記が異なる語（表記ゆれ）の候補を抽出してください。
候補ごとに、表記A、表記B、該当箇所の例、推奨する統一案の4列の表にまとめてください。
抽出には漏れがある前提で扱うため、正確な件数の集計は不要です。
本文の書き換えは、まだしないでください。
（本文を貼り付け）

関連記事：マニュアルの校正・表記統一に使えるAIプロンプト7選【コピペ可】

通し読みで読み手の視点を確認する

最後に、読み手に近い人が最初から順に通し読みをします。新任者など、その業務にまだ慣れていない人に読んでもらうのが理想的です。操作系のマニュアルであれば、実際に操作しながら手順どおりに進められるかを確かめます。迷った箇所や質問が出た箇所は、表現を直す候補として記録しておきましょう。

品質を安定させる仕組みと、よくある失敗

1冊作って終わりにせず、次の3つを仕組みとして残すことが大切です。2冊目以降の品質とスピードが安定します。

• 構成テンプレート：章立ての標準形を決めておき、毎回ゼロから設計しない。標準形とは、見た目のデザインではなく、章・節の並び順の型を指す
• 表記ルールと用語辞書：統一表記を一覧化し、プロンプトに毎回添付する
• レビュー工程と更新ルール：確認者と確認の観点、更新のタイミング（システム改修時、年1回など）を決めておく

一方、AIによるマニュアル作成でよくある失敗事例は、以下の3つです。いずれも、ここまでの手順で予防できます。

• 一般論マニュアル：情報が不足しているため、自社独自の判断基準や注意点、トラブル対応方法などが記載されていない
• 品質未チェック：AIに詳しい人だけで作成が進み、業務を知る人が正誤を確かめていない
• 更新停止：完成後の更新担当が決まっておらず、実態と合わないマニュアルになっていく

4つの作成方法と選び方

ここまでは、自分で生成AIを使って作る手順を解説してきました。実際には、マニュアルの作り方は大きく4つの選択肢に整理できます。自分で生成AIを使う、マニュアル作成ツールのAI機能、AI活用型の作成代行、人手中心の作成代行の4つです。どの方法が優れているかではなく、かけられる手間や予算、求める品質のバランスに応じて選び方が変わります。

方法	概要	向いているケース	費用感	社内の負担
自分で生成AIを使う	社内で生成AIを使ってマニュアルの下書きを作る	小規模・社内限定の手順書	AI利用料のみ	大きい（材料整理から校閲まで社内で対応）
マニュアル作成ツールのAI機能	ツール付属のAI支援で作成・更新する	本数が多く、更新頻度が高い	月額のツール費用	中程度（運用設計と更新体制が必要）
AI活用型のマニュアル作成代行サービス	作成代行会社がAIと人を組み合わせて作成する	品質・納期・費用の両立を図りたい	中程度	小さい（ヒアリング対応が中心）
人手中心のマニュアル作成代行サービス	プロのライターが取材・執筆する	大規模・高難度・機微情報を扱う業務	相対的に高め	小さい

内製する2つの方法

自分で生成AIを使う方法は、手軽に始められる点が魅力です。AIは、与えられた情報を整理して文章化する作業を得意としています。そのため、マニュアルの素案作りを社内で手軽に試せます。マニュアル作成ツールのAI機能は、テンプレートや更新管理、社内共有の仕組みが整っている点が特徴です。マニュアルの本数が多く、更新頻度が高い場合に向いています。

いずれの方法も、材料の整理と校閲が社内の負担になります。担当者のスキルによって品質に差が出やすい点は、内製に共通する注意点です。作成・更新の担当者と運用ルールをあらかじめ決めておくことが、マニュアルを長く活用する鍵になります。内製で使う具体的なツール選びは、次の記事で解説しています。

関連記事：マニュアル作成のおすすめツール10選！選び方も解説

外注する2つの方法

人手中心のマニュアル作成代行は、プロのライターが業務内容を深く理解したうえで書き起こす方法です。ステップ②で「材料（一次情報）を集めることが重要」と記載しましたが、実業務の担当者はこの材料集めがなかなかできないということが良くあります。プロのライターがヒアリングを行って材料を整理することで、高い品質のマニュアル作成が可能になります。
ライターのヒアリングにより品質の安定と社内負担の軽減を重視する場合は有用ですが、費用と納期は相応にかかります。一方、AI活用型のマニュアル作成代行は、AIのスピードと人による品質担保を組み合わせる方法です。時間や費用とのバランスを重視する場合の、有力な選択肢と言えるでしょう。外注時の費用感や、4つの方法の詳しい比較は、次の記事をご覧ください。

関連記事：
マニュアル作成を外注する際の費用相場を徹底解説
AIでマニュアル作成はどこまでできる？2026年現在の実力と限界を解説

よくある質問（FAQ）

Q：プロンプトには最低限、何を入れればよいですか？

A：役割、材料、条件の3点セットが基本です。役割は「あなたは業務マニュアル作成の専門家です」のような一文を指します。材料は手順メモや目次、条件は文体・形式・禁止事項です。加えて、メモにない情報は【要確認】と書くという一文を入れると、事実と異なる記述に気づきやすくなります。

Q：どの工程からAIを使うと失敗しにくいですか？

A：目次設計（ステップ③）から始めるのがおすすめです。出力が短いため人の確認がしやすく、目次の段階で材料の抜けにも気づけます。慣れてきたら、本文の下書きや校正・表記統一へと範囲を広げていきましょう。

Q：図や画面キャプチャもAIで作れますか？

A：画面キャプチャの取得や注釈の書き込みは、人の作業になります。一方、どの手順にどの図を入れるかという挿入計画は、AIが提案できます。フロー図も、文章から流れを整理する工程はAIの支援が可能です。整理した内容が実態と合っているかは、人が確認しましょう。

Q：社内にAIに詳しい人がいなくても進められますか？

A：進められます。本記事のプロンプトは、コピーして自社の内容に書き換えるだけで使える形にしています。AIに関する知識より重要なのは、業務の正誤を確認できる人の関与です。業務を知る担当者のレビュー体制を、先に確保しておきましょう。

Q：AIを使うと、マニュアル作成の時間はどのくらい短縮できますか？

A：短縮の効果は、業務のボリュームや材料の質によって大きく変わります。AIが支援するのは、主に材料を文章にまとめる下書きの工程です。材料集めや事実確認、校閲は引き続き人が担います。全体の計画には、人が確認する時間も見込んでおきましょう。

まとめ

AIでマニュアルを作成する方法は、①目的・読み手の決定から⑥品質チェックまでの6ステップに整理できます。AIが支援するのは③〜⑤の下書き工程で、判断と最終確認は人の仕事です。この分業を守ることが、品質の確保と時間短縮の両立につながります。プロンプトは、役割、材料、条件の3点セットが基本です。まずは対象業務を1つ選び、目的と読み手を決めることから始めてみましょう。

フィンテックスは、1987年の創業以来、500社以上のマニュアル作成を支援してきた専門会社です。プロのライターが取材・執筆する人手中心のマニュアル作成代行と、AI活用型のマニュアル作成代行の2パターンをご用意しています。お客様の意向に応じて、AIを使う体制と使わない体制をお選びいただけます。
マニュアル整備やAI活用の進め方に迷ったときは、お気軽にご相談ください。

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監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。
月刊エコノミスト・ビジネスクロニクルで取材していただきました。ぜひご覧ください。
https://business-chronicle.com/person/fintecs.php