業務のムダを減らしたい、何から始めたらいいのかわからないと悩んでいませんか。「ECRS」は業務のムダを見つけるためのシンプルな思考法です。この記事では、ECRSの原則の意味から実践方法、改善を定着させる仕組みまで、現場で使える形でわかりやすく解説します。

目次
ECRS（イクルス）の原則とは
ECRSを取り入れることで得られる３つのメリット
ECRSを現場の成功へつなげるための大切な視点
改善を加速させる「暗黙知を言語化する」プロセス
まとめ

ECRS（イクルス）の原則とは？

ECRSは業務改善の現場で長く使われているフレームワークです。難しい理論ではなく、日常業務のムダを減らすための実践的な視点です。まずは基本の意味から見ていきましょう。

4つの要素（E・C・R・S）の意味

ECRSは、４つの視点から業務を見直すアクションの頭文字をとったものです。

E：Eliminate（排除）

その作業自体をなくせないか、を考えます。

C：Combine（結合）

別々の作業を一つにまとめられないか、を考えます。

R：Rearrange（入れ替え）

作業の順番や場所を入れ替えたら効率的にならないか、を考えます。

S：Simplify（簡素化）

もっと楽に、単純にできないか、を考えます。

たとえば、同じ情報を何度も入力している作業はEliminateの対象です。複数の承認フローをまとめられるならCombineです。作業順序を見直すことで待ち時間が減るならRearrange、手順が複雑ならSimplifyの視点が役立ちます。

ECRSは、日常業務を見直す際に重要な「問いの型」であり、特別なツールを使った解決手段ではありません。

なぜ「E→C→R→S」の順番で進める必要があるのか

この順序は、最も改善効果が高いものから検討する考え方です。

たとえば、「S（簡素化）」から手をつけて作業をシステム化したとしても、後から、その作業自体が不要だったことがわかれば、費やした時間もコストも無駄になってしまいます。

そのため、まずは「なくせないか（E）」を徹底的に考え、どうしても残る作業に対して「まとめ（C）」「入れ替え（R）」を検討し、最後に「楽にする方法（S）」を考えます。

この優先順位を意識すると、業務改善のスピードと質が向上します。

ECRSを取り入れることで得られる３つのメリット

ECRSを導入することは、単に作業が早くなる以上の価値を組織にもたらします。そのメリットは多岐にわたりますが、主に以下の３点が挙げられます。

生産性の向上

無駄な工程がなくなることで、本来注力すべきコア業務や新規事業など、付加価値の高い仕事に時間を使えるようになります。これは一人ひとりの負担を軽減するだけでなく、会社全体の利益にもつながる重要な変化です。

コストの削減

時間というリソースだけでなく、不要な書類の出力、移動のための交通・燃料、重複するツールの利用料など、目に見えるコストも抑えることができます。さらに、余計な付随作業が減ることで、第三者によるチェックなど、ミスを防ぐためにかかっていたコストも削減されます。

業務の標準化

ECRSの視点で業務を整理する過程で、それまで曖昧だった手順が整理されます。これにより、誰が担当しても同じ品質で仕事ができるようになり、属人化の解消にもつながります。働きやすい環境が整うことで、従業員のモチベーション向上とともに、組織全体の業務リテラシー向上という副次的な効果も期待できるでしょう。

ECRSを現場の成功へつなげるための大切な視点

ECRSは理論だけでは機能しません。現場に定着させるには、人の心理や企業文化への配慮が必要です。

Eliminate（排除）を検討する際に配慮すべき現場の心理

作業をなくす提案は、論理的には正しくても、現場のスタッフにとっては受け入れがたい場合があります。そこには、現場特有の心理的な背景があることを理解しておく必要があります。

今の作業手順は日々の苦労や工夫の積み重ねであることが多いものです。単に効率の悪い作業をなくそうと提案するだけでは、仕事の進め方を否定されたと受け止められたり、トラブル時の責任の所在に対する不安を生んだりする可能性があります。

そのため、まずは現場の不安に寄り添うことが大切です。今の頑張りをさらに活かすために、もっと楽な方法を一緒に考えたい、という姿勢で対話を進めることで、現場の協力が得やすくなります。

ベテランのノウハウがスムーズな改善を支える

長年その業務に携わってきたベテランのスタッフの頭の中には、言葉にされていない膨大なノウハウや判断基準が眠っています。これこそが、改善を成功させるための最大のヒントとなります。

これらのノウハウを無視して新しいルールを作っても、現場では結局、古いやり方のほうがうまくいくという結論になりがちです。一方で、その貴重なノウハウが共有されないまま、特定の人にしかできない属人化した業務になっていることも課題です。

組織の大切な資産であるノウハウを活かしながら、新しい仕組みへとアップデートしていく視点を持つことが重要です。聞き取りやアンケートを通じてベテランを巻き込み、蓄積された知見を言語化することが、成功の鍵となります。

改善を加速させる「暗黙知を言語化する」プロセス

なぜその作業が必要かという判断基準を可視化する

改善の精度を高めるには、手順だけでなく、その背景にある判断基準まで可視化する必要があります。

たとえば、ミスがないか確認するという曖昧な手順を、照合すべき数値や項目まで落とし込むことで、初めてその作業をシステム化できるか、あるいは他工程と統合できるかといったECRSの判断が可能になります。

現場の勘が組織全体の知識に変われば、改善案への納得感も高まり、スムーズな実行につながります。

第三者の視点を入れることで見えてくる、本当の改善ポイント

自社内では当たり前の習慣にこそ、大きな改善の余地が隠れています。外部の客観的な視点を入れると、社内では気づけない「本当にこの工程が必要なのか」という違和感が見つかりやすくなります。

必ずしも社外の第三者である必要はありません。業務経験の浅い新人の意見を取り入れたり、中途採用メンバーの他社での経験を聞いてみたりすると、ヒントが隠れているかもしれません。

改善を一時的なもので終わらせない「生きたマニュアル」の役割

新しいフローを定着させるには、「生きたマニュアル」の作成が不可欠です。

マニュアルを作る過程そのものが暗黙知を言語化する機会となり、組織の主体性を育む土台となります。せっかくの改善案も、実態と乖離すれば元の非効率なやり方に戻ってしまいます。更新や運用のしやすさまで見据えたマニュアルの作成が、業務改善を一時的なイベントで終わらせないためのポイントです。

「暗黙知の可視化」で業務が変わった事例紹介

芸能事務所 C社：
特殊業務の体系整理と業務マニュアル作成で業務の標準化・属人化を解消

知識が豊富なベテラン社員に業務が集中し、業務の属人化に悩んでいたC社。事務所運営、タレント管理という特殊業務について、各業務の実作業者へのアンケート、および徹底したヒアリング取材を実施。

週に一度の定例会や読み合わせ会など、丁寧な対応を経て、言語化しづらい業務のマニュアル化を実現しました。これにより、業務の標準化による現場の負担軽減、海外展開へ向けての業務・技術の伝承ができました。

関連ページ：フィンテックスのマニュアル作成実績

まとめ

ECRSはムダを見つけ出す思考法であり、業務改善の出発点です。

いきなり大きな改革を目指す必要はありません。まずは日常的に行なっている業務の中で、もっと効率を高められるのではないかと感じた点を言葉にすることから始めてみましょう。

自分たちだけでは整理が難しいと感じるときは、プロの手を借りるのもひとつの賢い選択です。フィンテックスは、貴重なノウハウを丁寧に汲み取り、マニュアルとして形にするお手伝いをしています。ご興味のある方は、お気軽にお問合せください。

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。
月刊エコノミスト・ビジネスクロニクルで取材していただきました。ぜひご覧ください。
https://business-chronicle.com/person/fintecs.php