業務改善を行おうと考えたら、会社全体で取り組むことが重要となります。 しかし、現実には業務改善が苦手だったり、不向きだったりする人も存在します。

こうした人を排除せず、上司や周囲が協力して全員が主体的に取り組める体制を整えることが大切です。 本記事では業務改善に不向きな人の特徴や、周囲がどのように支えていけばよいのかを解説します。

この記事を読むことで、具体的なアドバイスや対処法も理解できるようになるので、ぜひ参考にしてください。

目次
業務改善に不向きな人の特徴
業務改善が不向きな人へのアドバイス
上司にできる対処法
業務改善に不向きな人も含めて組織全体で取り組んでいく必要がある

業務改善に不向きな人の特徴

業務改善を得意としている人もいれば、不向きな人もいます。 そのため、業務改善を進めていく中で一部の従業員のみ対応できていない、進みが遅いといった状況に直面することもあるでしょう。

業務改善が進みにくい人には共通する特徴が見られます。 本人も業務改善がうまくいかず苦労している可能性が高いため、業務改善に不向きな人にはどのような特徴があるのかを確認し、その人のサポートにつなげていきましょう。 ここでは、上司や同僚が意識して把握しておきたい、業務改善に不向きな人の特徴を解説します。

特徴①スケジュールの管理ができない

業務改善ができない人によく見られる特徴のひとつが、スケジュール管理が苦手なことです。 たとえば、締め切りが近い業務にもかかわらず完了までに時間がかかったり、重要なタスクを後回しにしてしまったりする傾向があります。 自分でそのことに気づいて対策をとれればよいのですが、上司や同僚から指摘されて慌てて締め切り直前に行動し始める人も少なくありません。

限られた時間の中で無理に業務やタスクに対応しようとするとミスが発生しやすくなります。 また、任せた仕事が間に合わない場合、仕事を依頼する側も安心できません。 業務改善のために全員に共通して依頼したことが予定通りに進まない従業員がいる場合は、その人が業務改善に不向きである可能性を考えましょう。

特徴②ケアレスミスが多い

入力ミスや計算間違いなど、ケアレスミスが多いのも業務改善に不向きな人によく見られる特徴のひとつです。 誰でもミスをしてしまうことはありますが、多くの方は失敗から原因を追究し、次回以降はそのミスを繰り返さないようにします。

しかし、何度も同じミスを繰り返してしまうのが業務改善に不向きな人によく見られる 特徴です。 業務のやり方を正しく理解していないためにミスを繰り返してしまうこともあります。 自分で業務改善のための策を考えられない状況といえます。

特徴③報連相ができない

業務改善に不向きな人の中には、報告・連絡・相談、いわゆる報連相が不十分な人も少なくありません。 報連相はビジネスにとって基本ともいえるものであり、このうちのひとつでも適切にできていなければ大きなミスやトラブルにつながってしまうこともあるでしょう。

報連相が必要な場面でもこれらを行わず、問題や課題に自分1人で対応しようとするケースも少なくありません。 その自己判断が正しければ大きな問題にはなりませんが、誤った判断した結果、企業や取引先に迷惑をかけてしまうこともあります。 業務改善にも報連相は欠かせないため、日常的に報連相ができていない人は業務改善をスムーズに遂行できない恐れあります。

特徴④わからないことを質問しない

わからないことがあっても周囲や上司に質問せず、自分で判断してしまう人は、業務改善がうまくいかないことがあります。 業務改善を行う中で、これまでとは仕組みや業務内容を変更することもあるでしょう。

効率的な業務につなげるため、新たなツールやシステムを導入することもあります。 変更に対応する際にわからないことがあった場合は、周囲に質問して理解し、適切に対応していくことが大切です。

しかし、わからないことを質問せず、疑問点を放置する癖がある人は誤ったやり方で作業を続けてしまうこともあります。 業務内容について周囲に質問しない理由は人それぞれではありますが 、「理解していないと思われたくない」「迷惑をかけたくない」「質問しづらい」などが代表的です。 このような気持ちが業務改善の妨げにもつながります。

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特徴⑤電話やメールの返信が遅い

電話やメールの返信が遅いのも、業務改善が苦手な人によく見られる特徴です。 特に、迅速な対応が求められる場面で返信が遅れると、周囲に迷惑をかけてしまう恐れがあります。

1人の連絡が滞ることで、業務改善に必要な意思決定が遅れることもあるでしょう。 多くの人はその重要性を理解して連絡や確認に迅速に対応しますが「後で返そう」と考えて忘れてしまう人や、電話やメールの返信が苦手で時間がかかる人もいます。

簡単な返信で済む場合でも時間がかかることがあり、普段からその点を指摘されている従業員がいる場合は注意が必要です。

特徴⑥指示待ちになっている

自分で考えて行動できず、指示を待つばかりになっている人は、業務改善が苦手な傾向があります。 中には、指示されたことは完璧にこなすため、一見すると仕事ができる人だと認識されている場合もあるでしょう。

指示待ち状態になってしまう理由は人それぞれではあるものの、やる気がないケースや、自分で考えて行動した際に失敗した場合の責任をとりたくないなどの理由も挙げられます。

しかし、業務改善は1人1人の従業員ができることを考え、取り組んでいかなければなりません。 消極的で指示待ち状態になる人は思うように業務改善が進まないこともあります。

特徴⑦言い訳が多い

普段から何かと言い訳をする癖のある人は、業務改善にうまく取り組めない傾向があります。 失敗から改善の必要性を理解し前向きに業務改善を行う人もいますが、言い訳をしてばかりの人は失敗自体を認めないためです。

また、周囲や環境のせいにしてミスを正当化しようとする人は、同じ失敗を繰り返しがちです。 「ミスを繰り返さないために改善する」という意識も欠けているため、業務改善も苦手です。

特徴⑧プライドが高く素直さがない

効率よく業務改善していくためには、周囲からもらったアドバイスを素直に聞き入れたり、他の人が行っている効率的なやり方を積極的に取り入れていったりする必要があります。

しかし、プライドが高く素直さがない人は「自分が正しい」「自分のやり方が最も効率的だ」と考えてしまうことも珍しくありません。

業務改善に参加しても、同じような姿勢では全体のペースを乱したり、業務改善の進行に悪影響を及ぼしたりすることもあります。

特徴⑨コミュニケーションをうまくとれない

業務改善はチームや会社単位で努力しながら行っていくものです。 そのため、コミュニケーションをうまくとれない人は業務改善が苦手になってしまいます。

特に、テレワークによって対面でのコミュニケーション機会が減り、職場での直接的なコミュニケーションが苦手な人は、その傾向が強いといえるでしょう。

うまくコミュニケーションがとれないといった理由から周囲との関わりを避けてしまうと業務改善もなかなか進みません。

特徴⑩向上心がない

業務改善をする上では、これまでと業務の進め方や使用するツールなどを変更する可能性があるため、向上心がなければ前向きに受け入れられないことがあります。

「今のままでいい」「新しくいろいろ覚えるのは面倒だ」と感じている人は、業務改善に積極的に参加しようとしない傾向があります。

場合によっては業務改善活動が停滞する要因になることもあります。

業務改善が不向きな人へのアドバイス

もしも、自身が業務改善に不向きであると実感している場合は、どのようなポイントを意識していけばよいのでしょうか。

ここでは、効率的な業務改善につなげていくためにも押さえておきたいポイントを解説します。

業務改善が不向きな部下や同僚がいて、どのようにアドバイスすればよいか迷っている方も、ぜひ参考にしてください。

タスクに優先順位をつける

仕事ができる従業員が実践しているのは、タスクに優先順位をつけることです。

緊急で対応しなければならないものを先に行い、時間的な余裕があるタスクは後回しにしましょう。

ただし、自分ではどのタスクの緊急性が高いのか判断できない人もいるでしょう。 自己判断ができない場合は周囲にタスクの優先順位付けに関するサポートを求めることをおすすめします。

わからないことは理解できるまで確認する

業務改善ができない人の中には 、疑問や不明点をそのまま解決することなく放置してしまうことがあります。 しかし、そのまま進めると誤った方法をとり、業務効率が落ちたり、大きなミスにつながったりすることもあるでしょう。

わからないことがある場合は、業務の手順やルールを理解できるまで確認することが重要となります。

報連相を徹底する

報告・連絡・相談、いわゆる報連相は徹底しましょう。

業務改善を進める上で欠かせないものであり、適切に行わなければ悪影響を及ぼす恐れがあります。 実際に業務改善に取り組む際も、定期的に進捗を報告しましょう。

報連相を徹底することで自分が置かれている状況を周囲が理解できるようになるので、その場に応じたアドバイスやサポートを受けることにもつながります。

デスク周りを整頓する

業務改善のためには、まず自分が効率よく業務を行える環境を整えることが大切です。 デスク周りが乱雑な状況であれば、整頓することから始めましょう。

たとえば、必要な書類がどこにあるのかわからない状況であれば、それを探すのに毎回時間をとられてしまうことになります。 机の上には必要なものだけを置くようにし、机の引き出しもしっかり整頓しておくことで、探し物にかかる時間を減らせます。

周囲を観察する

なかなか効率的な業務や業務改善ができていない場合、周囲にいる仕事ができる人を観察して参考にするのもおすすめの方法です。 観察するだけではわからないことがあれば、直接質問してアドバイスを求めるのもよいでしょう。

ただし、その人のやり方が必ずしも自分に合うとは限りません。 周囲の効率的な業務のやり方からよい点は取り入れ、合わない部分は自分なりに工夫することが大切です。

また、普段から周囲を観察する習慣をつけておくと、チームから求められているサポートや自分がすべきことも見えてきます。

目標をつくる

特に指示を待つばかりになってしまう方は、自分なりの目標を設定することをおすすめします。 現状に満足するのではなく、より効率的な業務につなげていくための目標を考えましょう。

その際は、達成しやすく、ゴールまでの道筋が明確な目標を設定することが重要となります。 「メールは半日以内に返信する」のような具体的な目標を作る ことで、どのように努力すればよいかも判断しやすくなります。

業務に必要な知識やスキルを身につける

業務改善が苦手な理由として、業務環境が適切でない場合もあります。 また、任された業務やタスクをこなすための知識やスキルが不足していると、納期に間に合わなかったり、周囲に迷惑をかけたりすることもあるでしょう。

こうしたことを防ぐためにも、積極的に業務に必要な知識やスキルを身につけることが大切です。 周囲の同僚ができていて自分が苦手だと感じることは、時間をかけて学んでおきましょう。

上司にできる対処法

仮に業務改善に不向きな従業員がいたとしても、そのままにしておくのはおすすめできません。 全体の改善活動が停滞してしまう恐れがあります。

上司は必要に応じて業務改善に関するサポートを行い、業務改善を苦手としている人が行動しやすい環境づくりにつなげましょう。 ここでは、上司にできる具体的な対処法を解説します。

業務に適した環境を整える

業務改善が苦手な人の中には、現在の業務環境が適切でないためにうまくいかない場合もあります。 そのため、従業員が力を発揮できる環境を整えましょう。

たとえば、一度集中力が途切れると業務が滞りやすい人である 場合は、無駄な会議の時間を減らして集中できる時間を長く確保するなどの対策があります。

他にも、従業員同士の話声がうるさくて集中できない、上司に質問できる環境が整っていないといった場合も改善が必要です。

業務に適した環境を整えることは、従業員やサポートする上司にとっても大きなメリットとなります。 現在の環境についてどのような問題を感じているか、従業員にヒアリングしてみるのもよいでしょう。

日報を通してタスクの状況を確認する

従業員に日報を提出してもらうことで、業務の状況を確認しやすくなります。 業務改善に取り組むのが苦手な人の多くは、自分の作業状況を客観的に把握することも苦手です。

しかし、日報を書くことで自分の行っている業務内容や課題を整理し、次にどのような形で業務を進めていけばよいのか判断しやすくなります。 従業員が書いた日報は、それで終わりにせず、必ず上司が業務内容や進捗を確認しましょう。 タスクの進み具合がわかるようになるので、問題がある部分などはサポートをしやすくなります。

丁寧に教育する

業務改善ができない本人も「なぜできないんだろう」「どうすればよいかわからない」と悩みを抱えていることがあります。 このような状況で「もっと速くして」「すぐに対応して」と指示を出しても、具体的な解決にはつながりません。 丁寧に業務手順や改善方法について教育を行うことが重要です。

上司が具体的なやり方を示し、段階を踏んで説明しましょう。 従業員も周囲に迷惑をかけていることを理解しており、ストレスや不安を抱えていることもあります。

場合によっては仕事のモチベーションが低下してしまうことも考えられますが、業務改善や業務遂行で成果が出た部分はしっかり評価し、意欲向上につなげましょう。

業務改善に不向きな人も含めて組織全体で取り組んでいく必要がある

いかがでしたか。業務改善が苦手な人の特徴や対策について解説しました。 サポートの仕方についてもご理解いただけたのではないでしょうか。

同僚や上司がしっかりサポートすることで効率的な業務改善につながることもあります。 たとえば、業務手順やルールを整理したマニュアルを活用するのもおすすめの方法です。

わからないことや困ったことがあった際に参考にできる業務改善の指針があれば、業務改善が苦手な人でも行動しやすくなります。 フィンテックスでは、マニュアル本体やその内容の作成を行っており、これまでにもお客様が運用しやすいツールを活用したマニュアルの作成業務を担当してきました。

業務マニュアルや操作マニュアルの作成にも対応可能です。 マニュアル作成についてお困りのことがあれば、お気軽にお問い合わせください。

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。
月刊エコノミスト・ビジネスクロニクルで取材していただきました。ぜひご覧ください。
https://business-chronicle.com/person/fintecs.php