マニュアル作成と聞くと、操作手順や業務フローの文書化をイメージされる方も多いのではないでしょうか。しかしフィンテックスでは、マニュアル作成にとどまらず、業務改善や社内規程の整理など、周辺業務まで含めたご支援を行っています。

今回はその“枠を超えた支援”の事例紹介第1弾として、実際に企業の課題解決にどのように関わったのかをご紹介します。現場の声や評価ポイントも併せてご覧ください。

目次
基幹システム入れ替えに伴う研修・訓練コンテンツ制作【証券会社A社様】
社内業務用チェックリストの作成（マクロ活用）【不動産会社B社様】
社内業務フローの整理・一覧の作成【産業廃棄物処理業者C社様】
電流治療器の紹介マンガ【医療・健康機器メーカーD社様】
ご仏前作法の解説マンガ【葬儀会社E社様】
まとめ

基幹システム入れ替えに伴う研修・訓練コンテンツ制作【証券会社A社様】

業界

金融業界（大手証券会社）

課題・状況

基幹業務システムの入れ替えを検討していたA社様では、対象の業務量が膨大であること、システム移行に伴走する対応スピードが求められることから、当社にマニュアル作成をご依頼いただきました。

全国に社員2万人以上が在籍しているA社様。基幹システム入れ替えが業務に与えるインパクトを考えると、業務マニュアル整備と並行して、システム移行に向けた社内周知・研修についても準備する必要がありました。

具体的な対応内容

• 集合研修で使用する研修用テキストの企画・制作
• 新旧システムの機能差を示した新旧対象資料の作成
• 社内周知文書（メールマガジン）の作成・配信

苦労した点・対応が難しかった点

• 現場社員の方の意識を高めながら、理解を促すようなコンテンツの企画。
• 集合研修のスケジュールに合わせて、絶対厳守の納期対応。

評価いただいた点

• 社内周知文書の作成・配信により、社内へのしっかりとした周知活動に貢献。
• 研修・訓練の充実により、社内問い合わせ数を当初想定の3分の1に抑えることに成功。

社内業務用チェックリストの作成（マクロ活用）【不動産会社B社様】

業界

建設・不動産業界（大手建築・設計会社）

課題・状況

マンションやオフィスビルなどの建設・設計を担うB社様。業務全般で、法律に即して作業を進めていく必要があるため、Excelでチェックリストを作成・運用しています。

既存のチェックリスト（マンションの設計基準資料）は、情報を継ぎ足しながら運用してきたためデータが膨大になっており、情報の整理もままならない状態でした。また、体系的に項目が整理されていないため内容を把握しづらく、現場の社員からは改善要望が挙がっていました。危機感を持ったB社ご担当者様より、「見映え良く、実用的で使いやすいチェックリストを整備したい」とのお問い合わせいただきました。

具体的な対応内容

• ボリュームの削減と視認性向上のため、情報ごとのグルーピング化とフォーマット作成を提案。
• 必要な情報抽出のためのマクロ設計。
  クリック操作によるアクセスやプルダウンによる検索が可能に。

苦労した点・対応が難しかった点

• 当初明確になっていなかったお客様の完成イメージを、打合せやサンプル提示によって引き出し、具体化する必要があった点。
• マクロのスキルを持った作業者に情報共有しながら、お客様が求める仕様を実現していった点。

評価いただいた点

• お客様の要望を的確に把握し、マクロも含んだサンプル作りをスピーディーに対応した点。
• 成果物がお客様のイメージ通りであった点。

社内業務フローの整理・一覧の作成【産業廃棄物処理業者C社様】

業界

産業廃棄物処理業

課題・状況

複数拠点を持ちながら、さまざまな製品のリサイクル業務を手掛けているC社様。暗黙知となっている業務内容・手順を明らかにして、社内の正しい業務フローやルールを見える化したいというご要望がありました。既存資料を基にしながらも、各拠点・担当者への取材・ヒアリングによる情報取得と業務の体系化を希望されました。

具体的な対応内容

全体工程を2フェーズに分けて、「業務の洗い出し・体系整理を行って全量を把握するフェーズ1」と、「業務フローを軸とした業務マニュアルを作成するフェーズ2」の2段階でのプロジェクト進行をご提案しました。

• フェーズ1：複数拠点での現場取材、業務の体系整理、マニュアルの分量把握、マニュアルテンプレート設計
• フェーズ2：全20冊、1,500ページにおよぶ業務マニュアル作成、業務フロー図作成

苦労した点・対応が難しかった点

• 遠方出張を伴う、複数拠点での現場ヒアリング。
• 業務進行に支障をきたさず、安全に配慮しながらの工場内取材。
• 内容・形態ともに統一されていない元資料を基に、業務項目の整理（体系化）を作成。
• 短納期対応のため、複数ライターによるライティング分業。

評価いただいた点

• 約4ヶ月間という短納期での対応を実現した点。
• 完全なテンプレートと制作ガイドラインによりマニュアル仕様が社内で標準化された点。
• 現場業務改善にまで踏み込んだ提案・対応力。

電流治療器の紹介マンガ【医療・健康機器メーカーD社様】

業界

製造業（医療・健康機器メーカー）

課題・状況

医療・健康機器に特化して製造・販売を手掛けているD社様。顧客である医療機関に対して製品の特徴・優位性を伝えて販売促進を図りたいものの、専門性の高さに加えて、営業先が全国に及ぶことから、その営業活動に苦慮されていました。また、医療機関から患者様への周知にも使ってもらえるようなアイテムを準備・配布したいというお考えから、製品紹介マンガ作成の打診をいただきました。

具体的な対応内容

• 機能・性能・メリットを含めた製品理解
• マンガストーリーの考案・作成（カラー、6ページ）

苦労した点・対応が難しかった点

• 専門性の高い製品の仕様理解。
• 一般患者にも理解できる平易な表現・解説。

評価いただいた点

• 難しいモノ・コトを、誰にでもわかりやすく伝える「マンガ」の特性を活かした販促チラシが完成した点。
• 医療機関のWebサイトでも長期的に掲載され、有効な周知ツールになった点。

ご仏前作法の解説マンガ【葬儀会社E社様】

業界

葬儀業界

課題・状況

亡くなった方のご遺体の搬送・安置から葬儀の準備、その後の手続きまで、故人と遺族とのお別れをサポートする葬儀業者であるE社様。近年、葬儀業者が多く業界参入してきたことに加え、大手葬儀会社の作法が重視されるあまり、作法が乱れてきていると考えていました。

昔の作法が失われることへの危惧とともに、地元の文化を浸透させ、古くからある流儀を残したいという想いを持っていたE社様は、課題解決の手段のひとつとして当社のマニュアル作成に関心をお寄せいただきました。

具体的な対応内容

• 解説冊子作成（マンガ）
  当初は業務マニュアルを作成する予定でしたが、葬儀場にお越しになった方に配布するための冊子を準備したいという要望を受けて、マンガによる作法の解説冊子を作成することに。どのような表現で伝えれば作法が浸透しやすくなるかを意識して「文字」「イラスト」「コマ割り」等を検討しました。

苦労した点

• 読み手への配慮として、各ページ・各コマへの情報量（文字数）などマンガとしての仕様にこだわった点。
• お客様の強い想い・こだわりをマンガ内容へ反映した点。

評価いただいた点

• 制作工程で、度々のイラスト・テキスト修正に柔軟に対応した点。
• お客様の要望に即して、作法が根付くことが期待できるほどの仕上がりとなった点。

まとめ

いかがでしたか。フィンテックスでは、業種や業界・職種を問わず、マニュアルの種別も問わず、マニュアル周辺業務まで含めて幅広くご支援を行っています。本記事でご紹介したのは一例です。

「マニュアル」とは呼べないような社内文書の作成・整備、社内では手をつけづらい大量の文書・情報整理など、「こんなこと頼めるのかな・・・」と悩んだら、ぜひ一度ご相談ください。

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。
月刊エコノミスト・ビジネスクロニクルで取材していただきました。ぜひご覧ください。
https://business-chronicle.com/person/fintecs.php