現代のビジネス環境では、情報や知識を適切に管理し活用することが、企業の競争力を高めるために欠かせない要素となっています。
こうした背景から、企業内での「ナレッジマネジメント」の必要性が高まっています。

本記事では、ビジネスにおける「ナレッジ」の基礎知識やその重要性を解説するとともに、ナレッジマネジメントを成功させるための手段である「マニュアル整備」の有効性についてご紹介します。

目次
ナレッジの基礎知識と重要性
ナレッジマネジメントとは
ナレッジマネジメントにおけるマニュアルの役割
効果的なマニュアル作成のポイント
まとめ

ナレッジの基礎知識と重要性

ナレッジとは、単なる情報やデータの集まりではなく、ビジネス活動を支える重要な資源です。ここでは、ナレッジの基本的な意味やその重要性について見ていきましょう。

ナレッジとは何か？

ナレッジ(Knowledge)とは、知識・学識・学問などを意味する言葉です。
特にビジネスシーンでは、これまでの事業プロセスから積み重ねてきた、付加価値のある知識や経験のことを指します。
ナレッジは、暗黙知（経験や感覚に基づく非言語的な知識）と形式知（文書化され共有可能な知識）の2種類に分けられます。
組織内でナレッジを効果的に共有・活用することが、業務効率の向上や問題解決につながります。

ビジネスにおけるナレッジの重要性

ナレッジは、ビジネスのあらゆる場面で活用されます。
たとえば、新商品開発の際には、過去の成功事例や市場データなどのナレッジが参考になります。
また、これまでの業務で得たスキルや経験などのナレッジは、業務の効率化やトラブル解決にも役立ちます。
ナレッジを活用することは、市場における企業価値向上の実現において、極めて重要であるといえます。

ナレッジマネジメントとは

ビジネスにおける「ナレッジ」を社内で集約・共有し、活用するための仕組みのことを「ナレッジマネジメント」と呼びます。ここでは、ナレッジマネジメントの基本概念とそのメリットについて詳しく解説します。

ナレッジマネジメントの基本概念

ナレッジマネジメントとは、個人が持つ知識を収集・整理・共有し、組織全体で活用するプロセスを指します。
たとえば、業務マニュアルの整備や社内ポータルサイトの活用は、ナレッジマネジメントの一環といえます。
ナレッジの整理・体系化は、組織全体の生産性向上や業務の効率化だけでなく、イノベーションの創出にも役立てることができます。

ナレッジを活用することで得られるメリット

ナレッジを適切に活用することで、組織全体にさまざまなメリットがもたらされます。

業務効率化

ナレッジを体系的に管理することで、業務の標準化が進みます。これにより、無駄な手間を省き、より効率的な業務遂行が可能になります。
このときにマニュアルを活用すれば、個々の作業がスムーズに進むため、時間とコストの削減にも役立ちます。

組織内の情報共有促進

ナレッジが共有されることで、部署間やチーム間の情報格差が解消されます。
一人ひとりが必要なときに必要な情報にアクセスできるようにすれば、業務の透明性が向上し、意思決定も迅速になります。

イノベーションの創出

ナレッジを活用することで、既存の知識やノウハウを基に新しいアイデアが生まれやすくなります。これにより、新規事業の立ち上げや商品開発などが活発になり、競争力の向上につながります。

ナレッジマネジメントにおけるマニュアルの役割

ナレッジマネジメントを成功させるためには、マニュアル整備が非常に重要です。業務マニュアルを整備することで、ナレッジの整理・体系化、社内への周知・共有が容易になります。
さらには、業務の標準化や属人化の防止、社員教育の効率化といった効果も見込めるでしょう。
ここでは、マニュアルがナレッジマネジメントにおいてマニュアルが果たす役割について詳しく説明します。

ナレッジ活用の成功には「マニュアル整備」が鍵

ナレッジを活用するためには、それぞれが持つ暗黙知を形式知に変換することが重要です。
ナレッジが形式知として組織全体で共有されていると、一人ひとりが必要な情報にアクセスしやすくなり、迅速な意思決定が可能になります。
逆に、ナレッジが暗黙知のままで属人化していると、情報は活用されず、業務効率が低下するリスクがあります。
ナレッジの整理・体系化のプロセスにおいて欠かせないのが、「マニュアル整備」です。

マニュアル整備がナレッジを管理する上で重要な理由

マニュアル整備は、ナレッジを形式知として整理し、組織全体で共有するための有効な手段です。業務を標準化し、情報をわかりやすい形で残すことで、業務遂行やトラブル対応がスムーズになります。

標準化と共有の促進

マニュアルを整備することで、業務プロセスを標準化することができます。
マニュアルを参照すれば同じ手順で作業が行えるようになり、業務の品質を一定に保つことが可能です。
また、形式知としてナレッジを文書化し、誰でもアクセスできる状態にすることで、組織内の情報共有が促進されます。

業務の属人化を防ぐ

特定の業務が特定の人に依存している状態を防ぐためには、その人が持つ暗黙知を形式知としてマニュアル化することが重要です。
これにより、担当者が異動や退職をしたときでも、ナレッジが組織に残り、スムーズな引き継ぎが可能になります。

マニュアルを活用することで解決できる課題

マニュアルは、業務効率化やトラブル対応など、さまざまな課題を解決するためのツールとしても活用できます。

新人教育の効率化

新人教育の場面では、業務の流れや手順をわかりやすく示したマニュアルが役立ちます。
マニュアルを活用することで、新人が自分のペースで学習できるため、教育担当者の負担を軽減しつつ、効率的なスキル習得が可能になります。

トラブル時の迅速な対応

業務中にトラブルが発生したとき、マニュアルがあれば適切な対応方法をすぐに確認できます。緊急時には、手順が明確に示されたマニュアルがあることで、迅速な対応が可能となり、被害を最小限に抑えることができます。

効果的なマニュアル作成のポイント

マニュアルを最大限に活用するためには、わかりやすく実用的な内容に仕上げることが重要です。ここでは、効果的なマニュアル作成のポイントと注意点を解説します。

わかりやすいマニュアルの条件

わかりやすいマニュアルは、社員が理解しやすく、整理された内容であることが重要です。

誰が見ても理解できる構成

マニュアルは、業務の流れに沿った構成にすることで、社員が手順をスムーズに理解できるようになります。また、専門用語を使いすぎず、簡潔で明確な表現を心がけることが重要です。

視覚的に理解を促すレイアウト・デザイン

テキストだけでなく、イラストや図表を効果的に活用することで、視覚的に情報を整理することができます。
業務マニュアルの場合は、業務の流れをフロー図で示したり、業務上の注意点をアイコンや色味で強調したりすることで、社員が内容を理解しやすくなります。

マニュアル作成時のポイント

マニュアルを作成する際には、いくつかのポイントがあります。

対象者に合わせた内容

マニュアルを利用する対象者が誰であるかを考慮し、そのニーズに応じた内容を作成することが重要です。たとえば、新人向けであれば基礎的な内容を中心に、熟練者向けであれば応用的な内容を含めるとよいでしょう。

定期的な更新と改善

業務プロセスや使用するツールは日々進化しています。
そのため、マニュアルも定期的に見直し、必要に応じて更新することが重要です。
また、社員からのフィードバックを活用して、内容を改善していくことも大切です。

マニュアル作成の外注

日々の業務と並行してマニュアルを整備するには、膨大な人手と時間を要します。
マニュアル作成を外注すれば、それらの負担を減らすことができます。
また、プロの視点から業務整理が行えたり、フィードバックがもらえたりするなど、手厚いサポート体制も魅力です。

まとめ

本記事では、ビジネスにおける「ナレッジ」とその重要性、ナレッジマネジメントの基本概念、そして業務マニュアルの役割について解説しました。
ナレッジマネジメントにおいて重要なのは、社員一人ひとりが持つ暗黙知を、全員で共有できる形式知にすることです。
ナレッジを埋もれさせることなく、共有・活用するサイクルができれば、業務効率や生産性が向上します。
また、既存のナレッジを組み合わせることで、新たな事業のヒントになり、イノベーションの創出にもつながります。

フィンテックスでは、業務マニュアルや操作マニュアルの作成代行サービス、さらにはマニュアルコンサルティングを通じて、企業の業務効率化と成長を支援いたします。

企業ごとに最適な提案を行うことで、ナレッジ活用の成功をお手伝いします。ナレッジマネジメントやマニュアル整備についてお困りの際は、ぜひフィンテックスにご相談ください。

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。
月刊エコノミスト・ビジネスクロニクルで取材していただきました。ぜひご覧ください。
https://business-chronicle.com/person/fintecs.php