Wordはマニュアル作成でもっとも身近なツールですが、「見た目がバラバラになる」「ページが増えると管理が大変」といった悩みはありませんか。

こうした課題を解消するカギが、Wordの「スタイル機能」です。

今回は、Wordでマニュアルを作るメリット・デメリットから、スタイル機能を使って読みやすく更新しやすいマニュアルに仕上げる方法までを、マニュアル作成のプロの視点で解説します。

目次
Wordでマニュアルを作る2つのメリット
Wordでマニュアルを作る2つのデメリット
Wordでマニュアルを作る手順（4ステップ）
Wordでマニュアルを作る際の3つの注意点
Wordの「スタイル」機能とは
スタイル機能を使う3つのメリット
マニュアル作成会社のスタイル活用例
まとめ

Wordでマニュアルを作る2つのメリット

• メリット①見出しや手順文の見た目を統一しやすい
• メリット②ページ数の多いマニュアルを作成・更新しやすい

メリット①見出しや手順文の見た目を統一しやすい

見出しや手順など、役割が同じ要素の見た目をそろえておくと、マニュアル全体に統一感が生まれます。読み手が「どこに何が書いてあるか」を直感的に把握できます。

作り手にとっても、毎回フォントや行間を手作業で設定する必要がなくなり、ページ数が増えても見た目がぶれません。

この「見た目の統一」を効率よく実現するのがWordの「スタイル」機能です。具体的な使い方は、記事後半の「Wordの『スタイル』機能とは」で解説します。

メリット②ページ数の多いマニュアルを作成・更新しやすい

内容の増減に応じて自動でページが増減するため、ページ数が多いマニュアルでも安心して作成・更新できます。

また、「目次」や「相互参照」機能を使えば、内容に応じて目次や参照リンクのページ番号が自動的に更新されます。

Wordでマニュアルを作るデメリット

• デメリット①Word特有の機能を理解しなければならない
• デメリット②図版・図解を作成しづらい

デメリット①Word特有の機能を理解しなければならない

Wordには多くの便利な機能がありますが、初心者には使いづらいものもあります。

自社内でマニュアル更新作業を行う場合には、機能の理解・習熟が必要です。

デメリット②図版・図解を作成しづらい

基本的には文字情報を取り扱うツールのため、図版・図解を作成するには不向きです。

業務フローや相関図、組織図等を掲載する場合は、PowerPointなどで作図してからWordに貼り込むことをおすすめします。

また、幅の広い表やグラフは読みづらくなるため、マニュアルには含めずに別紙とする必要があります。

関連記事：
DTPとは？（マニュアル作成編）

Wordでマニュアルを作る手順（4ステップ）

• Wordテンプレートを準備する
• 作成要領書（ルール・手順を明記したもの）を準備する
• Wordを使ってマニュアルを作成する
• 校正する

1．Wordテンプレートを準備する

レイアウトやデザインなどの見た目を決定し、必要スタイルを設定してテンプレート化します。

関連記事：
マニュアル作りでテンプレートを使用する3つのメリットと注意点

2．作成要領書（ルール・手順を明記したもの）を準備する

テンプレートの使い方、執筆ルール、作成手順、管理データ等を作成要領書にまとめて、社内で共有します。

3．Wordを使ってマニュアルを作成する

準備したテンプレートと作成要領書をもとに、マニュアルを作成します。

必要な情報を盛り込んだら、目次を生成したり参照リンクを設定したりします。

4．校正する

スペルチェック、文章校正機能を使って、誤字脱字等を解消します。

第三者が校正する場合には、コメント機能を使うこともできます。

関連記事：
マニュアル校正の基本とは？見落としがちなポイントを徹底解説

Wordでマニュアルを作る際の注意点

• 使いやすいWordテンプレートを準備する
• 文字ばかりのマニュアルにならないように注意する
• データ管理を徹底する

使いやすいWordテンプレートを準備する

複雑な構造にしたりスタイルが多すぎると、テンプレートを使いこなせない可能性があります。

必要なスタイルに絞って使いやすいテンプレートにしておくことをおすすめします。

文字ばかりのマニュアルにならないように注意する

Wordを使うと1ページあたりの文字数が多くなりがちです。

適度に余白や図解を入れながら、読みやすいレイアウトになるように注意します。

データ管理を徹底する

Wordが急にフリーズして動作しなくなるエラーに備えて、データはこまめに保存するようにします。

また、ファイル名ルールを決めて管理し、最新データの取り違えが起きないように注意します。

Wordの「スタイル」機能とは

Wordには「スタイル」という機能があります。

スタイル機能では、「文字の見た目」と「段落の見た目」を設定できます。スタイルを適用すると、外観がすっきりと整い、文章に一貫性を持たせられます。頻繁に使用するスタイルには名前を付けて登録しておくと、1クリックでスタイル付けができ、文字・段落に同じ見た目を再現できます。

• 「フォントスタイル」（文字の見た目）・・・フォントの書体、サイズ、色
• 「段落スタイル」（段落の見た目）・・・行の開始位置（インデント）、行と行の間隔、罫線設定、等

スタイルの登録方法については、こちらをご参照ください。
新しいスタイルをカスタマイズまたは作成する

スタイル機能を使う3つのメリット

• 読みやすい
• 必要な情報を探しやすい
• 更新しやすい

読みやすい

スタイルを適用して見た目を変更することでメリハリができ、読みやすいマニュアルになります。

関連記事：
「ユーザー目線」で変わる！わかりやすいマニュアル作成のコツ

スタイルが未設定のテキスト（例）

スタイルを適用したテキスト（例）

必要な情報を探しやすい

マニュアルには、見出し・手順・注意書き・コラムなど、さまざまな情報が含まれます。これらの見た目（フォント、段落）がすべて同じだと、必要な情報をすぐに見つけられません。

そこでスタイル機能を使います。マニュアルの内容に応じて必要なスタイルを洗い出し、それぞれの見た目を決めてスタイルとして登録します。

これによりマニュアル全体の見た目が整い、読みたい内容を探しやすくなります。

更新しやすい

マニュアルは他の読み物と決定的に違う点があります。
それは、対象物の変更・更新に合わせて、マニュアル自体の記載内容の変更・更新が頻繁に発生することです。
そのため、一度作って完成ではなく、継続して更新できるしくみ作りが重要です。

たとえば、節のデザインを以下とした場合を考えます。

このデザインをスタイル設定しない場合、節タイトルを追加するには以下の操作が必要です。

1. 「3.1（tab）運転前の準備」とテキストを入力する
2. フォント種類＝メイリオ、文字色＝濃い青、文字サイズ＝20ptにフォントを設定する
3. 縦罫線（タイトル冒頭の飾り）と網掛（背景色）を設定する

上記の設定を節ごとに繰り返すのは、手間がかかり非効率です。
ページ数が少ないマニュアルなら問題はありませんが、100ページ以上になると、その作業だけで何時間もかかり現実的ではありません。

マニュアル作成会社スタイル活用例

スタイルを使うと、マニュアルに含まれるさまざまな情報を見た目で分けられ、読みやすく編集しやすいマニュアルになります。

以下は、実際にフィンテックスが使っているスタイルの一例（部品類）です。フォントや段落へのスタイル設定と同時に、表組や画像を使って情報を部品化すると、より見やすく見栄えの良いマニュアルになります。

マニュアル作成ならフィンテックスにお任せください

フィンテックスは1987年の創業以来、500社以上の業務マニュアル・操作マニュアル作成を支援してきたマニュアル作成の専門会社です。提供しているサービスは大きく4つです。

業務マニュアル作成：
オフィス業務、店舗運営、コールセンター業務など、企業の多様な業務を対象に、ヒアリングから設計・執筆・編集・運用までをワンストップで対応します。

操作マニュアル作成：
システム・アプリケーション・機器の操作マニュアルを、エンドユーザーのリテラシーに合わせて設計・作成します。

マニュアルコンサルティング：
マニュアル整備の方針設計、運用体制の構築、マニュアル整備の基本ルールやテンプレートの整備など、自社で運用していくための仕組みづくりを支援します。

かんたんマニュアル作成（ハナスマ）：
AIとマニュアル専門ライターが連携し、50分のヒアリングをもとに業務マニュアルを作成するサービスです。「まずは形にしてみたい」「予算を抑えて着手したい」という方に向けて設計したサービスです。

「Wordでマニュアルを作りたいが、どう整えればよいか分からない」「読みやすく更新しやすいマニュアルにしたい」といったお悩みのある方は、フィンテックスへお気軽にご相談ください。

関連記事：
ハナスマのサービス紹介
フィンテックスのAI活用に対する考え方
マニュアル作成の枠を超えたご支援事例を紹介

まとめ

スタイル機能を使わなくても、マニュアルは作れます。しかし、読みやすさと更新のしやすさを両立させるには、スタイルの設定が欠かせません。

読みやすくても編集しにくいマニュアルは、更新されずに情報が古くなります。逆に、編集しやすくても読みにくければ、使われないマニュアルになってしまいます。マニュアルの力を最大限に引き出すために、ぜひWordのスタイル機能を活用してみましょう。

フィンテックスでは、読みやすく更新しやすいマニュアル作成を得意としています。Wordでのマニュアル整備にお悩みの方は、お気軽にご相談ください。

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監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。
月刊エコノミスト・ビジネスクロニクルで取材していただきました。ぜひご覧ください。
https://business-chronicle.com/person/fintecs.php