社内マニュアルは必要？ メリットや作成のステップを解説

社内マニュアルとは、企業内での業務手順や方法、業務目的や目指すものなどを文章化し、社員で共有できるビジネスツールです。

ただし用意されていてもほとんど使われていなかったり、軽視したりする企業もあります。
その理由は社内マニュアルのメリットを理解していないか、マニュアルの質が低く使えないかなどが考えられます。

とはいえ、基本的に社内マニュアルは必要です。
ここではなぜ社内マニュアルが必要なのか、その作成メリットやデメリット、そして作成方法について紹介します。

社内マニュアルの必要性がわからない方、作成方法・注意点・コツなどがわからない方は、参考にしてください。

目次
社内マニュアルはなぜ必要なのか
社内マニュアルを作成するメリット3つ
社内マニュアルを作成するデメリット2つ
社内マニュアルを作成するステップ
社内マニュアルを作成する際のポイント
社内マニュアルの作成後に行いたいこと
社内マニュアルはスムーズな業務遂行に必要！ しっかり作成しよう

社内マニュアルはなぜ必要なのか

まずは、なぜ社内マニュアルが必要なのかについて説明しましょう。

社内マニュアルを作る目的は以下の2つです。

• 業務未経験者でも全体の流れや作業工程がわかる
• 業務の標準化や効率化ができる

新入社員や中途採用者など、その企業で初めて就労する人は、就職した会社のことや業務方法などについて知識がありません。

そのために新人教育があるのですが、他の社員も自分の仕事があるため、さほど時間を割けないのが現実です。

そこで便利なのが社内マニュアルです。
会社についての情報や仕事の流れ・ノウハウが書かれているため、マニュアルを読めば仕事の全体像や業務内容などがある程度はわかるようになります。

もし社内マニュアルがなければ、誰かに聞いて答えてもらうまで何もできません。
何をどうすればいいか、誰に質問すればいいのかわからず、無駄に時間を過ごさせるうえにモチベーションも低下させてしまうでしょう。

また、社内マニュアルは誰が担当しても同じレベルで品質やサービスを提供できるようにするという役割もあります。

社員それぞれが独自のやり方で業務に携わると、担当者によって成果にばらつきが出てしまいます。
なかには、効率が悪いやり方で業務をしている人もいるでしょう。
仕事はみようみまねでできますが、それが効率の良い作業方法であるかは別の話です。

マニュアルで作業工程や方法を明確にすれば、全員が同じ効率の良さで仕事ができるようになります。

仕事の効率や社員のモチベーションを維持・向上させ、誰でも同じ業務が同じレベルでできるようにするには、社内マニュアルが必要なのです。

関連記事
「マニュアルとは何？概要や作成するメリットデメリットを紹介」
「マニュアル作成はどのように進める？目的や準備からコツまでを徹底解説」

社内マニュアルを作成するメリット3つ

社内マニュアルによって企業や社員が受けるメリットをみていきましょう。以下の3つがあります。

• 時間の短縮と経費削減
• 業務内容の均一化
• スムーズな引継ぎ

メリット①時間の短縮と経費削減

作業工程や手法をマニュアル化することで、その作業を完了させるまでの流れやポイント、注意点が明確になります。

誰もが同じ工程で作業すればそれぞれが勝手に行うよりも無駄が省けるうえ、単純なミスも減るでしょう。
その結果、やり直しやミスの処理などにかかる時間が減るため、全体的な時間が削減されます。

また、作業時間が短縮できれば残業などが発生しません。
人件費や光熱費などの経費も少なくなるでしょう。

メリット②業務内容の均一化

業務内容の均一化とは、マニュアル化の目的でもある「誰がどこでやっても同じ程度の品質で仕事ができるようになる」こと。

同じ作業をするにしても、人によって仕事レベルの理解は違います。
マニュアルがあれば、それを均一化できるのです。

たとえば、企業や店舗などで朝の業務の1つに清掃があったとします。
ただ「所内の掃除をしてください」という決まりしかなければ、次のようなことが起こるでしょう。

• Aさん：床を掃いて終了する
• Bさん：棚や机を拭き、床を掃いてゴミをまとめる

もし会社の求める基準がAさんであれば、Bさんは無駄なことをしている人。
しかしBさんが基準であれば、Aさんは仕事が足りていません。

この差、違いを埋めるのが社内マニュアルです。
業務内容が統一されていて判断基準が明確であれば、誰でも同じような品質を提供できるようになります。

メリット③スムーズな引継ぎ

業務担当者が退職や休職、異動となった場合に、マニュアルがあれば後任者にスムーズな引継ぎが可能です。

引継ぎ時間は限られているため、伝えられることが限られます。
もしも担当者が去ったあとにわからないことが出てきたとき、マニュアルが役立つでしょう。

社内マニュアルを作成するデメリット2つ

続いて、社内マニュアル作成のデメリットをみていきましょう。
デメリットとして考えられるのは、次の2つです。

• マニュアル作成に時間がかかる
• マニュアル通りにしか動けない人が出る

デメリット①マニュアル作成に時間がかかる

社内マニュアルは必要なものであるからこそ、質が良くなくては意味がありません。
適当には作れないものなのです。

しかし通常、マニュアル作成には膨大な時間がかかってしまいます。
その間他の業務が進まないため、任された社員の負担は大きくなりがちです。
マニュアル作成の専門部署がある大企業なら別ですが、基本的には社内でのマニュアル作成はハードな業務です。

さらにマニュアルは作ったら終わりではなく、頻繁に更新する必要があります。
でなければ、情報がどんどん古くなってしまい役に立たなくなるでしょう。

デメリット②マニュアル通りにしか動けない人が出る

社内マニュアルは便利ですが、これがあるために各従業員で創意工夫をしなくなってしまうケースがあります。

たとえばコンビニエンスストアでは、客が購入したお弁当などを温めるサービスをしています。
そのためマニュアルで「温めますか？」と尋ねるように指導します。
その結果、客が何を買っても「温めますか？」と聞く店員が出てきてしまうのです。

アイスを買っているのに温めるわけがない、そう考えず、マニュアル通りに口上を述べる癖がついてしまっているのでしょう。

社内マニュアルを作成するステップ

ここからは、具体的に社内マニュアルを作成するステップを紹介します。
以下5つの順番で作成していきましょう。

1. 業務全体の把握
2. 標準化する作業を決める
3. 業務上、問題がないか洗い出す
4. 問題があった場合は解決策を考える
5. 内容をマニュアルにまとめる

①業務全体の把握

最初にしなければならないのは、業務全体の把握です。
現状把握が済まない内は何を書くべきかわからず、作成作業に手が付けられないかもしれません。

業務の現状を知るときに確認するのは、業務の内容・目的・関係者です。

マニュアル化したい業務について、最初から最後までを洗い出しましょう。
このときはとにかく細かく書き出すこと、そして時系列に並べることです。

実際に作業をやってみて気付いたことや思い出したこともメモしてください。

そもそもこの仕事は何のためにしているのか、そのゴールを明確にしておくことも必要です。多くの人は、目的がないと惰性で動きます。それを防止しましょう。

また、業務に関わるすべての人を把握します。
誰がどのような体制で関わっているかを共有できれば、連絡・報告・相談がしやすくなるでしょう。

②標準化する（マニュアル化する）作業を決める

業務の標準化とは、その業務に多くの従業員が関われるようにする作業です。
別の言い方では「属人化の防止」となります。

特定の担当者しか遂行できない業務があれば、担当者不在のときに不便です。
それをマニュアル作成で解消していくのですが、まずはどの業務を標準化するかを決めます。

たとえば専門知識が必要な業務まで標準化はできません。
専門知識がない従業員に、マニュアルをみただけで担当者と同じように対応しろというのは無理な話です。

そこでまずは「どの従業員でもできること」「みんなができるようになれば業務の生産性が上がること」を、標準化する業務の対象に選びましょう。

③業務上、問題がないかを洗い出す

どの業務を標準化するか決定したら、次は業務遂行での問題点をみつけていきます。
目的は、仕事の効率を上げるためです。

• 惰性で行っているが現在は不要な工程がないか
• 順番を交換したほうが良い工程はないか
• 過剰に発生している業務はないか

最初から「しなくても良い業務がある」という視点でみてください。
恐らくいくつかみつかるはずです。

関連記事
「マニュアル作成の基本のフローとは？運用ルールの作成とともに解説」

④問題があった場合は解決策を考える

業務遂行上の問題を発見したら、解決策を考えてまとめましょう。

たとえば、どうなれば企業にとって良い結果につながるのかをまず考え、その理想に向かって道筋を考えます。

さらにその業務での責任者を決めることも大切です。
問題が起こったとき、誰に質問すればいいのかを決めておけばスムーズに解決に向かって動けるでしょう。

⑤内容をマニュアルにまとめる

集めて洗い出した情報をまとめ、文章で書いていきます。

このとき意識することは次の2つ。

• 文章はシンプルな言葉遣いで短くする
• 図やチャート、イラスト、写真などを使う

複雑で難解な言葉は、堂々としてはみえますが読みにくくわかりにくいものです。
できるだけ簡単な言葉で書くことが大切。
誰が読んでも一回である程度理解できる文章を目指しましょう。

そして、図表やイラストなどを使って視覚的にもみやすくすることも必要です。
強調したいところは太字にしたりマーカーを引いたりしましょう。

関連記事
「業務マニュアルはどのように作成する？ 流れやコツを詳しく解説」

社内マニュアルを作成する際のポイント

社内マニュアルを作る際には、読み手（ターゲット）が誰かを常に意識してください。

たとえば新入社員向けであれば、専門用語は極力使わずに書く必要があります。
既存社員には当たり前になっている社内ルールなどにも注釈を入れると良いでしょう。

社内マニュアルの作成後に行いたいこと

前述しましたが、社内マニュアルは作ったら終わりではありません。

作成後にすべきことを紹介します。

①社内へ浸透させる

社内マニュアルは社内へ浸透させてこそ、使われるものです。

そのためには、マニュアルを共有できる仕組みを作りましょう。
たとえば、「PDF化して誰でも自分のパソコンからみられるようにしておく」、「マニュアル研修を定期的に行う」、などです。

効果の検証

実際にマニュアルを使っているか、その結果業務スピードが上がったのかなど、効果を検証しましょう。

現場で業務がやりやすくなったかのインタビューをしたり、面談で質問したりすることが大切です。

マニュアルの更新

マニュアルは一定期間放置していると、内容がどんどん古くなってしまいます。
そのため更新は必須。
とは言え日々の業務で流されやすいので、おすすめは半年に１度などの更新日を決めておき、定期的に実行することです。

社内マニュアルはスムーズな業務遂行に必要！ しっかり作成しよう

社内マニュアルは必要なものです。多くの業務をスムーズかつ効率よく遂行し、企業の業績アップにつなげるために作成しましょう。

一度作ったマニュアルは、定期的に更新して洗い直すことが重要です。
少しずつ改善し、業務に携わる従業員に役立つものにしていってください。

フィンテックスはマニュアル作成を専門に行っている会社です。
自社のマニュアル作りでお困りの方はお気軽にお問い合わせください。

つい読んでしまうマニュアル作成のリーディングカンパニー、株式会社フィンテックス

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。