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マニュアルと手順書に違いはある?役割の作り方のコツを解説

「マニュアルと手順書の違いって何?」
「どんなことを意識して作ったらいいの?」
マニュアルや手順書作りに悩んでいる担当者は多いのではないでしょうか。
マニュアルや手順書は似ているようで役割や目的が違います。

ここからは、マニュアルと手順書の違いや、作り方のコツについて紹介します。
最後までお読みいただき、マニュアル作りの参考にしてください。

目次
マニュアルとは
手順書とは
マニュアルと手順書の違い
わかりやすいマニュアル・手順書を作成するコツ
マニュアルと手順書の違いを押さえてそれぞれ作成しよう

マニュアルとは

マニュアルとは業務全体についてまとめた文章です。
円滑に業務を行うための手順や規則などが網羅的に記載されています。

たとえば、勤怠を申請するマニュアルでは、「残業を行う場合は、当日の○○時までに社内システムから申請を行う」といった大まかな手順を記載します。

手順の他に、守るべきルールや業務の目的などが主な記載内容です。
業務全体を俯瞰してみたときに、押さえておくべき情報が記載されています。

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マニュアルの役割

マニュアルの役割は、社員に業務を正確に理解させることです。
業務の全体像を知ることで、その業務の意味合いや背景を理解した上で業務を行うことができます。

勤怠システムの例でいうと「上司が部下の勤務時間を把握し、管理するためにデイリーで進捗が追えるようにしなければいけない」ために、毎日滞らないようにするマニュアルが必要となるのです。
もし、マニュアルのこのような役割を部下が理解していなければ、打刻の忘れやミスなどが生まれやすくなり、労働のリスクに繋がりかねません。

このように、業務に必要な規則やルール、その背景や意味合いを理解した上で業務を行うためにマニュアルがあります。

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手順書とは

手順書とは、1つの作業のやり方を文章にしたものです。
作業の品質を一定に保つための細かい手順が記載されています。

たとえば、勤怠システムの入力方法や、申請方法の作業1つ1つの細かい手順を記載したものです。
勤怠システムの入力方法であれば「何のシステムを、どのボタンを押し、どのように申請するか」といった内容が具体的に記載されます。

行う作業が決まっているため、誰でも同じ結果を出すことができます。
新しく配属された人でも、その手順書があれば一人で対応できるように作られていることが理想的です。

手順書の役割

手順書の役割は、品質の保持、教育時間の削減です。
業務の手順を細かく具体的に説明するため、誰が行っても同じ品質を保てます。

たとえば、勤怠システムの例でいうと「月末の申請方法が覚えられず、毎月人事に確認していたが、手順書をみながら申請することでスムーズに申請ができた」といった具合です。
手順書を使ったことで、正しい申請方法がわかり、人事からの連絡や修正に時間を取られることがなくなりました。

このように、手順書の役割は、初任者も含めたすべての社員に正しく業務を遂行させることです。

マニュアルと手順書の違い

マニュアルと手順書にはそれぞれどんな違いがあるのでしょうか。
以下3つの項目について紹介していきます。

  • 役割の違い
  • 説明の粒度感の違い
  • 作り方の違い

それぞれみていきます。

違い①役割の違い

1つ目の違いは、役割です。
上記でも説明しましたが、マニュアルと手順書には以下のような役割があります。

マニュアル手順書
業務の全体的な概要の説明業務の細かな手順の説明

マニュアルと手順書は似た言葉ですが、マニュアルは全体的な概要を説明するのに対し、手順書は細かな手順を説明するため、それぞれ役割は異なります。
役割を理解しておくことで、この業務にはマニュアルと手順書のどちらが必要か判断できます。

違い②説明の粒度感の違い

次は、粒度感の違いです。
粒度とは、単位の大きさのことです。
マニュアルと手順書の粒度には以下のような違いがあります。

マニュアル手順書
全体1つの作業

マニュアルは全体について記載するため、粒度は大きいです。
しかし、手順書は1つの手順について記載するため、粒度は小さいでしょう。
1つの業務に対し、マニュアルは1つですが、手順書はその手順ごとに細かく項目が分かれているイメージです。

違い③作り方の違い

最後に、作り方の違いです。
大まかな作り方は同じですが、重点を置く場所が違うため、作り方にも多少差があります。
マニュアルと手順書には以下のような違いがあります。

マニュアル手順書
目的に重点を置いて作成作業の洗い出しに重点を置いて作成


マニュアルは目的に重点を置いて作成している
ため、目的を達成するための注意事項やルールが記載されます。
それに対し、手順書は作業の洗い出しに重点を置いているため、ルールや概要説明の記載はありません。

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わかりやすいマニュアル・手順書を作成するコツ

ここからは、わかりやすいマニュアル・手順書を作成するコツについて解説します。
マニュアル作成に困っている人はぜひ参考にしてください。

  • 読み手を意識した内容にする
  • 簡単な単語を使う
  • みやすさを意識する

それでは1つずつみていきましょう。

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手順書の作り方とは?コツや手順を徹底解説

コツ①読み手を意識した内容にする

1つ目のコツは、読み手を意識した内容にすることです。
作成したマニュアルや手順書は誰が読むかわかりません。
経験豊富なベテラン社員が読むのであれば、主観で書いても読み取ってくれるでしょう。

しかし、マニュアルや手順書の使われ方として、その業務を経験したことがない社員が読む場合がほとんどです。
業務未経験者にもわかるようにマニュアルや手順書を作成する必要があります。
そのため、専門用語を避け内容を省略しないなど、読み手を意識して作るようにしましょう。

コツ②簡単な単語を使う

2つ目のコツは、簡単な単語を使うことです。
長年その業界にいると、日頃使っている専門用語を記載してしまう場合が多いです。
そのマニュアルを読むのが新人の場合、専門用語を調べるだけでも膨大な時間がかかってしまいます。

さらに、日頃使っている専門用語と、ネットで調べた意味が違う場合、業務が上手く完了できない可能性があります。
そのため、マニュアルや手順書作成時には、新人でも理解できる言葉を使うようにしましょう。

コツ③みやすさを意識する

3つ目のコツは、みやすさを意識することです。
文字だらけのマニュアルだと読む気が削がれるだけでなくわかりづらいため、の元になってしまうでしょう。

わかりやすいマニュアルは絵をみるだけで次に何をするかがわかります。
文字は絵で説明できなかった箇所の補足くらいのイメージで記載すれば充分です。

わかりやすくするためにも、絵を挿入したり、余白に余裕を持たせたりするようにしましょう。

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マニュアルと手順書の違いを押さえてそれぞれ作成しよう

マニュアルと手順書の違いや作成時のコツについて紹介しました。
言い方の違いだけだと思われがちですが、役割や目的に大きな差があることがおわかりいただけましたでしょうか。

さらに、マニュアル作りには言葉選びやみやすさの他、読み手を意識した内容にする必要があります。

このように、わかりやすく活用されるマニュアルを作るには、いくつかのポイントを押さえなければなりません。

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つい読んでしまうマニュアル作成のリーディングカンパニー、株式会社フィンテックス

監修者

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中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士(MBA)

<略歴>

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。

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