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2021.06.25

操作マニュアル

テレワークマニュアルの作成(Zoomの活用)

2020年は新型コロナウイルスの影響により、コミュニケーションの取り方が様変わりしました。
「『現代用語の基礎知識』選 2020ユーキャン新語・流行語大賞」では、トップテンに「オンライン○○」がランクインしたことも記憶に新しいのではないでしょうか。

オンライン化の波は勤務形態にも広がりました。
以前は対面での打ち合わせがほとんどでしたが、オンラインによる打ち合わせに切り替えた会社も多いことでしょう。今や仕事をするうえで、Web会議サービスは手放せなくりました。
弊社には「テレワークになったからマニュアルを作りたい」というご相談をいただくことが多くなりました。詳しくお伺いすると、「世の中の流れに任せていつの間にかWeb会議サービスを使いはじめたが、使い方を各自に任せてしまって統制が取れていない」という声もお聞きします。
また、テレワークになったからといって業務効率が落ちることがないように、会社としてテレワークルールを整備したいとお考えの方も多いのではないでしょうか。

本記事では、弊社で作った「Zoomはじめてガイド」の一部を例として、マニュアルの作り方を解説します。

目次
事前に決める
必要な情報を整理する
読み手に応じた内容にする
まとめ

事前に決める

マニュアルを作成する際にまず意識することは、次の2つです。

  • 目的
  • 読み手

この2点が曖昧だと、情報過多や情報不足により読み手の混乱を招き、使われないマニュアルになってしまいます。
今回は、次の通り設定しました。

  • 目的:Zoomを使ったWeb会議に参加/開催できるようになること
  • 読み手:初めてZoomを使う社員、初心者

必要な情報を整理する

事前に決めた「目的」に応じて、「読み手」に必要な情報を取捨、整理します。
Zoomにはたくさんの機能がありますが、ここでは、「Web会議に参加する」、「Web会議をはじめる」ことに絞って、マニュアルを構成しました。
どんなマニュアルでも、必要な情報を分かりやすく整理して表現することはとても重要です。

目次構成サンプル

読み手に応じた内容にする

マニュアルの「読み手」に応じて、必要な情報を分かりやすく解説します。

基本から解説する

今回は、初めてZoomを使う人にも伝わる内容、書き方としました。
作り手にとっては当たり前の情報でも、読み手にとっては必要な情報となる場合があります。事前に準備しておくコト、モノなどの情報をまとめてマニュアルの冒頭に明記しておくと親切です。

サンプルページ1

画面キャプチャを入れる

操作手順は、実際の操作に対応した画面を入れて説明します。1つの手順に対し、1つの画面を掲載すると効果的です。
画面が切り替わる場合は手順を分け、新しい画面キャプチャを貼ります。画面キャプチャが無いと、読み手が混乱する可能性があります。

サンプルページ2

まとめ

今回は、Zoomを活用したテレワークマニュアルの作成事例をご紹介しました。
テレワークに限らず、こういったマニュアルを整備しておくと、業務上の課題がひとつ解決に向かうかもしれません。
はじめてマニュアルを作ろうと考えている方は、「目的」「読み手」を意識することからはじめてみましょう。

マニュアル作成についてご相談やご質問があれば、お気軽に下記お問い合わせからご連絡ください。

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