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2021.06.25

マニュアル全般

マニュアル作成をはじめてアウトソーシング(外注)される方へ

社内のマニュアル整備プロジェクトを指示されたが、どのように進めていけばよいか分からない……というご相談をいただく機会が非常に多いです。
本記事では、マニュアル作成のアウトソーシングを検討中の方へ、当社がお伝えしたいことをまとめます。

目次
理想は社内製、でも・・
メリット① 品質
メリット② 納期
メリット③ コスト
まとめ

理想は社内製、でも・・

「マニュアル作成は社内で行うもの」と思っていらっしゃる方は非常に多く、また当社でも、可能であれば社内で行った方が望ましいとも考えております。なぜなら、マニュアルは完成したら終わりではなく、継続して修正・改訂をしながら成長させていくものだからです。

とはいえ、マニュアル作成を社内のみで行うのも限界があります。多くの場合、マニュアル作成の専任者は設けられず、本来の業務と兼任となります。マニュアルに割く時間がなかなか取れず、ズルズルと完成が遅れていく……という話もよくお聞きします。

マニュアル制作会社にアウトソーシングすることで、(もちろん各社の状況や制作物の内容にもよりますが)品質・コスト・スケジュール面などでマニュアル作成における課題が解決される場合があります。

以下に、マニュアル作成をアウトソーシングするメリットをご紹介します。

メリット1 品質

自社内でマニュアルを作る場合、難しいのが「品質ターゲット」です。
過剰な品質を求めて疲弊してしまったり、不足した品質のままで完成とし、結果として利用しにくいマニュアルになってしまったりなど、適切なゴール設定が難しい場合があります。

マニュアル制作会社は、非常に多くのマニュアル作成を行ってきた経験から、御社にとって最適な品質ターゲットはどこかを、ヒアリングの上でご提案することができます。
マニュアルの品質には様々な要素があります。

  • 適切なライティング(文章)
  • 見やすいレイアウトや色遣い
  • ユーザー(読み手)のレベルに合わせた記載粒度
  • ユーザー(読み手)の視点に立った内容

特に、「ユーザーの視点」は見落とされやすく、例えばユーザーが新人の場合に業務の何が分からないのか、どのような情報があれば自己解決できるのかといった内容をマニュアルにどのように盛り込んでいくかは、マニュアル制作会社の得意とするところです。

よく「ウチの業務はマニアックな内容で、外部の人には分からないのでは?」というご質問もいただきます。答えはYESであり、NOでもあります。
マニュアルは、業務を知らない人・分からない人でも理解できる内容でなくてはなりません。マニュアル制作会社の担当者はもちろん最初は業務のことを知りませんが、取材・ヒアリングなどを通して業務について理解し、その理解をマニュアルに落とし込んでユーザー(読み手)に伝えるのです。マニアックな業務であっても、はじめは初心者です。当社はユーザーの視点を重視しながら、分からないものは分かるまで取材を行って理解し、マニュアル作成を行っています。

メリット2 納期

自社内でマニュアルを作る場合、先述の通り「本来の業務」を行いながらマニュアル作成を行うため、スケジュールがなかなか守れないという問題点があります。
マニュアル制作会社にアウトソーシングすると、制作会社の経験則からスケジュールが提示され、そのスケジュールに沿って作業が進められます。決めなければならない様々な要素もマニュアル制作会社から提示され、それぞれに回答すればマニュアル作成が進みます。

マニュアル制作会社は専門で対応を行いますので、品質を担保した上で制作スピードも速く対応することが可能です。

メリット3 コスト

自社内でマニュアルを作る場合、コストは0円か。答えはNOです。
担当者がマニュアルを作成する時間は、人件費という形で内部コストになります。目に見えにくいコストであるがゆえに無視されがちですが、マニュアル作成に悩みながら残業して対応する……などの場合、実は膨大な内部コストが発生している場合があります。
マニュアル制作会社にアウトソーシングすると、マニュアル作成費用はアウトソーシング費、つまり外部コストになります。目に見えやすいコストであり、またコストが可視化されるため、「やっぱり自社で作ろうかな」という判断になることもあります。

自社内でマニュアルを作成する場合、ある程度の業務の知見を持った担当者が対応する必要があります。この担当者は、営業のエースだったり、業務の責任者だったりします。このような重要なポジションの方が、マニュアルを作るにあたって多くの時間を割くことが適切かどうか、という点をご検討ください。知見のある方が、情報共有のためにマニュアル作成を行うのはとても重要なことですが、一方でスキルのある方の時間は、営業に回せば売上向上に繋がる、業務改善に回せばコストダウンに繋がる、大事なリソースでもあります。

「モノづくり」の部分をマニュアル制作会社にアウトソーシングすることで”時間”を捻出することが会社にとって有益であるのならば、アウトソーシングには内部コスト・外部コストの考え方以上の価値があるのではないでしょうか。

まとめ

マニュアル作成のアウトソーシング(外注)を検討する際のポイントをご紹介しました。
まずは自社内でのマニュアル作成を検討しつつ、アウトソーシングのメリットも大きいと感じられた場合は、ぜひご検討ください。
当社にご相談をいただければ、双方のメリットをご紹介しつつ検討を進めます。自社で作成した方がよい場合は自社での作成をお勧めしますし、お任せいただいた方がよい場合はアウトソーシングをご提案いたします。実際に、自社での作成をご提案した経験、自社で作れるようにサポートだけ行った実績も多くあります。ぜひお気軽にお声がけください。

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