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業務改善

業務改善の目的とは?目標設定の流れと確認しておくべきポイント

企業が利益を上げたり職場環境を良くしたりするために実践したいのが、業務改善です。ですが、業務改善の具体的な目的がわからず、前向きに検討できていないケースもあるのではないでしょうか。

そこで、業務改善に取り組むべきか悩んでいる方のために、おさえておきたい業務改善の目的やメリットを解説します。
本記事を読むことで、期待できる効果や実際に業務改善をするにあたり参考になる具体例なども分かるようになるので、ぜひ参考にしてみてください。

業務改善の目的

業務改善したほうが良いとは感じているものの、そもそもなぜ必要なのかわからないと、実行に移せません。
まずは業務改善の目的から確認しておきましょう。

職場環境を改善するため

職場環境を改善させるためにも業務改善が役立ちます。
職場環境をより良いものにしていくことは、企業で働く従業員のやる気や働くうえでの満足度を向上させることにもつながる重要なポイントです。

例えば、一部の従業員のみ負担が大きくなっている場合、業務改善を行うことで無理な業務が減り、働きやすさを感じられるようになります。
また、業務の配分が適切に行われていない場合は、それを改善することによって一人ひとりの従業員が自分の能力を発揮しやすい職場になるでしょう。

これから先は少子高齢化が進むと予想されており、人員の確保が難しいと感じている企業もあるはずです。職場環境をより良いものにしていくと企業としての評価が高まり、優秀な人材を獲得しやすくなります。

生産性を向上させるため

業務改善では、現在行われている業務の中から無駄を見つけてそれを省いていくことになるので、無駄な作業が減り生産性が向上します。
これは、仕事を効率的に進められるようになることも意味しているので、人件費削減にもつながるでしょう。生産性を向上させながら経費を抑えたいと考えている場合は、業務改善に取り組んでみるのがおすすめです。

生産性が向上して利益率が上がればそれを従業員に還元することもできるでしょう。これにより従業員のモチベーションが高まり、さらなる生産性の向上も期待できます。

人手不足による業務の負担を軽減するため

企業によっては人手不足の状況に悩まされていることもあるでしょう。すると、一人当たりの業務負担が大きくなってしまいますが、適切な業務改善を行うことにより、業務の負担を軽減できます

例えば、自動化できる部分はシステムやロボットを導入したり、不要な業務に取り組むのをやめたりしてその分人員を他の部分に充てられるようになれば、人手不足解消を目指せることもあるでしょう。
人手不足だから従業員の負担が大きくなってしまうのはやむを得ないと考えてしまうのではなく、この状況を改善していくためにも業務改善に取り組んでみるのがおすすめです。

働き方改革への対策をするため

働き方改革で求められているのは、職場環境の質や生産性の向上による労働時間の短縮や柔軟な働き方などです。
業務改善を行うことにより職場環境の改善、生産性の向上などが目指せるため、働き方改革への対策にもなります。

特に、残業時間が長いことに悩んでいる企業の場合、業務改善することで残業時間の削減につながるでしょう。働き方改革といっても具体的に何をすれば良いのかわからず行動できないことがありますが、業務改善から取り組んでみてはいかがでしょうか。

業務改善によるメリット

業務改善を実施することにより、さまざまなメリットがあります。例えば、社内の課題が明確になる、生産性の向上、不要なコスト削減などです。
それぞれ解説します。

メリット①社内の課題が明確になる

企業によっては、どこかに課題があることはわかっているものの、具体的に何が問題になっているのかわからないと悩んでしまうこともあります。
ですが、実際に業務改善に取り組んでいく際は、全体の業務フローを洗い出し、各工程で発生している無駄な部分を排除していくことになるので、この作業を行う中で社内の課題が明確になるのがメリットです。

何が課題なのか分かるだけではなく、その課題を解決するにはどうすれば良いのかといった部分も見えてきます。
課題を解決することにより、企業として商品やサービスの品質や顧客満足度のさらなる向上を目指せるようになるでしょう。

メリット②生産性が向上する

これまで発生していた業務上の無駄を削減することにより、業務効率だけではなく生産性の向上にもつながります。

生産性が向上するメリットを得られるのは、企業側だけではありません。例えば、現状業務を効率化させることにより、一人ひとりがコア業務に注力しやすい環境が整います
やりがいのある業務はモチベーション向上にもつながるので、従業員にとってのメリットも大きいです。

メリット③不要なコストを削減できる

業務改善によって不要なコストの削減が可能になります。できるだけコストを抑えようと考えた際、それがサービスや商品の品質低下につながってしまうのは問題です。
ですが、例えばこれまで紙ベースで行っていたものをペーパーレス化すれば、業務効率が良くなることに加え、印刷や書類の管理の手間や、それらにかかるコストを抑えることができます。

こういった形での業務改善であれば、コストを抑えながらも商品やサービスの品質は維持できるのがメリットです。

業務改善における目標設定の流れ

業務改善では、目標を設定し、それを目指して改善に取り組んでいくことになります。
では、目標設定はどのような流れで行えば良いのでしょうか。ここでは、5つのステップを紹介します。

ステップ①現在の業務を見直す

はじめに行いたいのが、現在の業務の見直しです。現在行っている業務の中には、昔から行われているため当たり前のように実施しているものの、実際には不要だったりその他の方法で簡略化できたりするものもあります

そういったものは積極的に見直していかなければなりません。
近年は便利なITツールもたくさん登場しているので、自社の業務改善につながりそうなものがあれば取り入れていくのがおすすめです。

また、人の手で行う必要がないものはできれば自動化していきましょう。ITツールの利用や自動化というと費用がかかるイメージがありますが、コストを抑えて導入できるものも多いです。

ステップ②課題を洗い出して業務の優先順位を決める

現在の業務を見直して自社の課題が見えてきたら、どの業務の課題から改善していくのか優先順位を決めていきます。
簡単にできるものから着手するのも良いのですが、この方法だと改善までに時間がかかるものが後回しになってしまうので、必ずしも良いとはいえません。

すぐに改善すべきと思われるものは優先順位を高めていきましょう。また、課題を改善することによって企業が得られる効果が大きいと感じるものも優先順位が高くなります

ステップ③目標を設定する

明らかになった課題を解決した結果、何を実現したいのか目標は具体的なものを設定するのがポイントです。

例えば改善の計画として「2週間以内に○○まで終わらせる」 「○月までに平均の残業時間を○時間までに抑える」といった形で期間と目標を設定しましょう。
達成できない目標を定めてしまうと、従業員のモチベーションが低くなる可能性があるので、注意が必要です。

また、その目標を達成するまでの道筋なども定めておくとどのような形で努力していけば良いのかわかりやすくなります。

ステップ④業務改善の施策を実行する

業務改善の施策が具体的になったら、それを実行に移していきます。業務改善は担当チームだけはなく、従業員も一つになって取り組んでいかなければなりません。
そのため、実際に施策を実行する前に従業員に対して行う業務改善の内容をわかりやすく、説明して、理解しておいてもらうことも重要です。

新しいことを実行していく場合は、セミナーや研修といったものを開催したほうが効果的なケースもあります

ステップ⑤PDCAサイクルを回して施策を振り返る

業務改善が進んできたら、PDCAサイクルを回していきましょう。
PDCAサイクルとは「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Action(改善)」の頭文字を取ったもののことをいいます。

施策を計画して実行したら、次に行うのは評価です。実践した施策はどの程度の効果が得られているのか、予定通りに進んでいるのか評価していきます。
そのうえで改善が必要なものは見直し、再度計画、実行、評価、改善を繰り返していきましょう。

こうすることにより常に業務改善ができるので、より良い企業を目指していけます

業務改善の目標を設定する際のポイント

業務改善の目標は、担当チームが理想とするものを定めていけば良いわけではありません。
ここでは、目標を設定する際のポイントを5つ紹介します。

実現できる目標を設定する

目標は実現可能なものにしましょう。
例えば、現在の残業時間が月平均で15時間だったとします。この状況で「来月は残業ゼロを目指す」といった目標を掲げてもなかなかうまくいきません。
無駄な業務を省く、複雑な業務を簡略化するといった業務改善をしたとしてもすぐに効果が現れるわけではないので、はじめの目標は高く設定しすぎないようにしましょう。

従業員からも無理だと思われてしまうと、やる気につながりません。
また、当然ながら、その目標を達成するための取り組みも必要です。業務内容などは特に改善することなく、残業時間を減らすことだけを目標として定めてしまうとうまくいかないので、注意しましょう。

最終目標を従業員と共有する

業務改善することによってどのようになるのか、なりたいのかといった部分は、担当者だけではなく、業務改善に関わる従業員全員と共有することが大切です。
可能であれば、働いているすべての従業員と共有すると良いでしょう。

共通の認識を持っておくことにより、何を重視しなければならないのか、何をする必要があるのかなども一人ひとりが理解しやすくなります。
目標をToDoリストで定めておくと、計画の進み具合を共有しやすくなるので、取り入れてみてはいかがでしょうか。

中間目標も設定する

最終目標だけではなく、中間目標も設定しておくことをおすすめします。ビジネスではマイルストーンと呼ばれるものです。

例えば、半年かけて取り組んでいく必要がある業務改善の場合、半年後に効果を確認する形をとってしまうと進みが大幅に遅れていたり、何か問題が発生していたりすることに気づくのが遅れてしまいます。
そうではなく、中間目標を設定し、途中でどの程度成果が得られているのかなどを確認するようにしましょう。

問題が起こっている場合はその段階で発覚するので、残りの期間は何に注意すべきなのかなども判断しやすくなります。中間目標の達成度合いによっては目標の修正や、スケジュールの変更なども行わなければなりません

定期的に従業員にヒアリングする

従業員へのヒアリングは定期的に行いましょう。ヒアリングすることで今後の業務改善の進め方に関するヒントが見えてくることもあります。
もし、業務改善を進めている中で何か不満や困ったことなどが出ている場合は、そういった声も拾いながら取り組んでいくようにしましょう。

従業員のメリットも考える

企業目線でのメリットだけではなく、従業員にはどのようなメリットがあるのかも考える必要があります。

例えば、業務改善によって一人ひとりの作業負担が減る、労働時間が短くなるなどのメリットがあります。業務改善の結果、メリットがあるのは企業側だけとなってしまうと「自分には関係のない話」と考えてしまう従業員も出てくるでしょう。

自分にとってもメリットがあると思ってもらえると、前向きに協力してもらえる可能性が高いです。

業務改善の具体例

業務改善の概要はわかったけれど、具体的に何から取り組んでいけば良いのかわからない方もいるでしょう。そこで、ここでは具体例を紹介していきます。

業務マニュアルを作成する

業務マニュアルを作成することにより、属人化している作業でも他の人が対応しやすくなります。
これにより、特定の従業員に業務が集中することを防げるようになるでしょう。

マニュアルがあればそれを見ながら業務が集中している従業員をサポートできるようになります。

文書を電子化する

電子化できる文書は電子化することによって、事務作業の削減・簡略化につながります

例えば、必要な紙が減るだけではなく、印刷のコストが減るのもメリットです。これは、印刷にかかる時間や労力、作業をする人的なコストを抑えることにもつながります。

また、紙で保管すると必要な書類がどこにあるのかわからないトラブルが発生することがありますが、パソコンでデータ保管すればそういった心配もありません。保管スペースの削減にもつながります。

業務のフローチャートを作成する

業務改善後の内容はマニュアルにまとめていくと良いのですが、その際、先に業務フローチャートを作成しておくとどういったマニュアルを作れば良いのかわかりやすくなります。
フローチャートで業務全体の流れをまとめることにより、プロセス修正や削減があった場合に、改善後の業務の流れが分かりやすくなります

ITツールを導入する

自社に合ったITツールは、積極的に導入していくことをおすすめします。生産性を高めるのに役立つさまざまなITツールが登場しているので、活用してみてはいかがでしょうか。

ITツールの活用によって業務を自動化したり、手間を軽減できたりすれば、残業代を減らす効果も期待できます。また、作業の自動化で人為的ミスを抑えることも可能です。

ルーティン作業は外注する

必ずしも自社で行う必要がないルーティン作業は外注してしまうのも一つの方法です。イレギュラーな対応が必要なものは難しいですが、そうでないものは外注を活用して従業員の負荷を減らしていきましょう。
費用がかかるのではないかと心配になりますが、外注によって作業が効率化できたためにコスト削減につながるケースも多いです。

コミュニケーションツールを導入する

チャットツールなどを活用し、情報を共有しやすい環境を整えることにより、コミュニケーションが円滑化します。
これにより部署間での情報が円滑に行えたり、作業に行き詰まっている人がいる場合に気づきやすくなったりします。

コミュニケーションに課題を感じている企業では、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

リモートワークを取り入れる

リモートワークを取り入れることで働きやすい環境づくりができます。働き方改革にもなるポイントです。

ただ、そのためにはITツールを導入するなどしてリモートワーク環境を整えていかなければなりません。時間がかかる取り組みになることもあるので、少しずつ進めていきましょう。

業務改善の目的から明確にしておこう

いかがだったでしょうか。業務改善の目的や実践するメリット、目標設定の流れなどを紹介しました。
目標を設定する際のポイントなどもご理解いただけたかと思います。

業務改善の目的は企業によって異なるので、自社でどういった目標を設定すべきかよく検討が必要です。
業務改善に取り組みながら、その内容を見える化するために業務マニュアルを整備しましょう。

全体的な手順や行うべきことなどもわかりやすくなり、課題が発生した際も解決策を見つけやすくなります。
そのためには専門的な知識や技術も必要となるので、自社での対応が難しい場合はフィンテックスまでご相談ください。自社でマニュアル作成をする際のアドバイスなどにも対応しております。

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監修者

監修者の写真

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士(MBA)

<略歴>

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。

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