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業務改善

業務改善とは?実施方法や役に立つおすすめのフレームワーク

生産性を向上させたい、より良い職場環境を築いていきたいと考えているのであれば、業務改善に取り組んでみると良いでしょう。
ですが、具体的に何をすれば良いのかわからず、困っている方もいるはずです。

そこで、業務改善の実行を検討している方のため、おさえておきたい基本や実施の目的、手順などを紹介します。
本記事を読むことで業務改善のために効果的なおすすめのフレームワークや、実際に業務改善する際の注意点などもわかるようになるので、ぜひ参考にしてみてください。

業務改善について

そもそも業務改善とは、現在行っている業務の問題や改善点を見つけ出し、より良いものにしていくための取り組みです。

例えば、無駄があればそれを省き、人件費の削減や効率化を目指します。こういった取り組みは、従業員にとって働きやすい職場環境を整えることにもつながるので、企業にとってもそこで働く人にとってもメリットがあるといえるでしょう。

業務改善を実施する目的とは

業務改善を行う主な目的は、コストの削減と生産性の向上、働き方改革対策の3つです。
それぞれ解説します。

不要なコストを削減するため

業務改善により不要な業務や無駄が見えてくるので、それらを改善することによってコストの削減効果が期待できます。できるだけコストを抑えてより良い商品を作りたい、サービスを提供したいと考えている場合にも業務改善が欠かせません。

例えば「昔からこのようにしてきたから」といった理由で古い効率の悪いやり方が定着している業務がある場合、それを見直して効率化するだけでもコスト削減につながります。
また、業務に役立つ便利なツールがたくさん登場しているので、そういったものも活用し、コスト削減を目指しましょう。

例え売り上げが伸びなくてもコストを抑えられれば利益は増えるので、利益拡大を目的に業務改善に取り組んでみてはいかがでしょうか。

生産性を向上させるため

生産性向上を目的とする場合も、業務改善が効果的です。企業によっては、人手不足の状態でどうしても生産性の向上が難しいと感じているケースもあるでしょう。

ですが、無駄な作業をカットしてその人手を回したり、必要な業務でも効率化を行ったりすることで生産性の向上につなげることは可能です。

例えば、これまで人の手で行っていた作業をITツールで自動化すれば余剰時間が生まれ、他の業務に回ることができるでしょう。10人で20分かけて行っていた作業が一人あたり5分で済むようになれば、全体で150分も短縮できることになります。

この時間を活用し、新規案件に着手したり、さらなる業務の見直しにつなげていったりするのも良いでしょう。人手が足りないという理由で諦めていたことにも取り組みやすくなります。

働き方改革に対策するため

従業員のモチベーションを保ったり、満足度の高い職場環境を整えたりするためには、働き方改革が求められます。
働き方改革では、不要な業務をカットするほか、現在の業務を適正なものに見直す、自動化できる業務は自動化するといった取り組みが必要です。

つまり、業務の効率化につながるような取り組みのことをいいます。業務改善は現在の業務を見直すことで効率化を目指すためのものなので、自社でも働き方改革に取り組んでいきたいと考えているのであれば、業務改善を検討してみると良いでしょう。

業務改善の手順

実際に業務改善を行う場合、どのような方法で進めていくべきなのか確認しておきましょう。
ここでは、全体を4つのステップに分けて紹介します。

ステップ①業務を可視化する

まずは業務の可視化が必要です。具体的な業務の内容だけではなく、担当者や業務の所要時間、工数など、細かい部分まで確認していきましょう。
細部まで洗い出すことにより、改善点や小さな無駄を見つけやすくなります

また、業務フローに問題があるケースも多いので、どういったフローで業務が進んでいるかも同時に確認しておくことが重要です。

その際、該当業務を担当している従業員にヒアリングを行うことになります。自分よりも上の立場の人がヒアリングすると困っていることや不満に感じていることを伝えづらくなってしまうので、誰がヒアリングを行うのかも重要です。
話を聞く際は一人からのみではなく、複数人に話を聞きましょう。

ステップ②課題を整理する

業務を可視化したことで見えてきた課題を整理していきます。どういった課題があるのか、なぜその課題が発生しているのか、どのくらいの頻度で発生しているのかなどを深掘りしていきましょう。

そのうえで、具体的な改善方法の追及も必要になります。もし、課題が発生している業務をやめても問題ないのであれば、やめてしまうのが最も簡単で効率的です。
それが難しい場合も機械化したり、作業を単純化したりして業務改善につなげていきましょう。

現在の担当者のスキルや経験が不足しているために問題が発生しているのであれば、担当者の変更も含めて考えていかなければなりません。
課題を整理して改善方法を検討する際は、その業務について熟知している従業員を交えて話をするとスムーズに進みやすくなります。

ステップ③業務改善を実践する

準備が整ったら実際に業務改善を実施しましょう。業務改善で実施する施策の中には、長い期間をかけて行っていかなければならないものもあります。
その際は、最終的な目標に対して改善策がどの程度推進されているかを確認しながら行うことが大切です。

ステップ④業務マニュアルを作成する

業務改善を行った結果を見える化するために「業務マニュアル」を作成しましょう。

マニュアルを作成して業務内容が標準化されることで、時間と人のコストを削減することが可能です。

マニュアルを作成する際は、従業員が見やすく・読みやすいように数値や図などを利用するといいでしょう。

フィンテックスでは業務改善後の具体的な業務内容や、手順といったものをまとめたマニュアル作成を請け負っています。マニュアルを作成したとしてもわかりにくいものや使いにくいものだと手に取る機会が減ってしまうので、質の高いマニュアルを作成したいと考えている方はぜひご相談ください。

業務改善に役立つフレームワーク

フレームワークの中には、業務改善に役立つものが多々あります。中でも、以下の5つが代表的です。

【業務改善に効果的なフレームワーク】

  • QCD
  • 4M
  • PDCAサイクル
  • ECRS
  • KPT

各フレームワークは、単語の頭文字を合わせて名前が付けられています。
それぞれ内容を紹介するので、取り入れられそうなものがあれば実施してみてはいかがでしょうか。

QCD

QCDは「Quality(品質)」「Cost(予算)」「Delivery(納期)」の頭文字を取って作られた言葉です。

品質・予算・納期は、製造業の生産管理において非常に重要になります。
お客様が満足できる品質のものを予算内で作り、かつお客様が望んでいる納期で届けることが必要です。

このことから、主に製造業で使われるフレームワークです。
QCDは、品質・予算・納期それぞれが密接に関係しているため、どれか一つのみを改善するだけで効果が得られるものではありません。総合的にこれら3つを見直して必要に応じて改善していくことが求められます。

各要素が影響しあう点にも注意が必要です。例えば、品質を上げるためにコストも高くついてしまうとバランスが悪くなります。
3つの要素のバランスを重視しましょう。

4M

4Mは「Man(人)」「Machine(機械)」「Material(材料)」「Method(方法)」の頭文字を取ったものです。この4つを分析することにより、品質管理やオペレーションの改善、在庫管理といったさまざまな業務改善につながります

これらを一つひとつ分けて考えることにより、現状どのような問題点が発生しているのかわかりやすくなるだけではなく、どういった方法で改善していけば良いかも見えてきます。

「Man」では人材育成やモチベーションの向上、「Machine」では古いシステムや生産設備の見直しなどを検討しましょう。
「Material」では材料全体の把握や管理に力を入れ、「Method」では製品製造に関する作業方法や工程、手順の見直しを行います。

PDCAサイクル

PDCAとは「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Action(改善)」の頭文字を取ったものです。
これらを繰り返し行っていくのがPDCAサイクルであり、継続的に業務効率を向上させたり、生産性を向上させたりするのに役立ちます

「Plan」では、目標達成のための計画を立てましょう。実現可能性が高い現実的なものであることが重要です。
「Do」では、実際にその計画に沿って業務を実行していきます。
「Check」では、実行した記録の分析を行い、どの程度の効果があったのか、計画通りに進められたのかなどを確認しましょう。
「Action」では、評価の内容をもとに良かった部分は伸ばして悪かった部分は改善していきます。

常にPCDAサイクルを回していくことで、さらなる業務改善につながります。

ECRS

ECRSは「Eliminate(排除)」「Combine(結合)」「Rearrange(交換)」「Simplify(簡素化)」の頭文字を取ったものです。

まず、業務フローの可視化から行いましょう
次に「Eliminate」で無駄な工程がないかチェックしていきます。廃止しても問題ないような会議を行っている場合は、積極的に廃止するのも一つの方法です。

「Combine」では現在複数の部署を跨いで行っている業務がある場合、それらをまとめられないか考えましょう。他にも、まとめられる業務があれば検討していきます。

「Rearrange」では業務プロセスを交換することによって効率化を図ります。担当者の変更や部署移動などが代表的です。

「Simplify」では業務の効率化・簡素化に取り組みましょう。

KPT

KPTは、「Keep(継続)」「Problem(問題)」「Try(実践)」の頭文字を取ったものです。主に業務改善をするにあたり基本方針を決めたり、振り返ったりする際に使われます

業務改善の結果、うまくできていて今後も継続していきたいものは「Keep」、実際に行ったものの改善が必要と感じた部分は「Problem」に振り分けていきましょう。

「Try」は、これから実践したいものを考えていきます。Tryを検討する際は、単独で考えるのではなく、KeepとProblemを踏まえた内容にするのがポイントです。
残す部分、新しくしていく部分を明確にしたうえでどういった取り組みが必要か考えることにより、効率的な業務改善につながります。

ロジックツリー(決定木分析)

論理的な業務改善を行いたいと考えているのであれば、決定木分析とも呼ばれるロジックツリーを実践してみると良いでしょう。
これは、各課題を木の枝が伸びるように分解していく方法で、問題の原因を掘り下げて理解できるようになります

例えば、人件費が高くついていることを課題とする場合、その原因として考えられることを周囲に書き出していきましょう。
「残業時間が長い」「適切な人員配置ができておらず作業効率が悪い」などが挙げられます。

これらの原因に対して同様にそれが起こっている理由や原因を枝が伸びるように書いていくことで、解決策が見えてくるようになるでしょう。実際に行動指針や結論が見えてくるところまで掘り下げていくのがポイントです。

バリューチェーン分析

商品やサービスを提供するまでに発生する流れや作業を活動ごとに区分けして分析していくのが、バリューチェーン分析です。生産から消費までに関わる活動を「主活動」、それ以外の技術開発や調達といった直接的に主活動とはかかわらない活動を「支援活動」に分類します。

それぞれを区分けして分析することにより、自社の場合はどこでどのような価値が発生しているか視覚化が可能です。

次に、コストの分析と競合を含めた比較を行いましょう。これにより、自社の強みと弱みが見えてくるので、競合他社との競争優位性の分析に役立てることができます。

業務改善を行うにあたり、事業の工程ごとに課題やコストを分析したいと考えている場合に行ってみると良いでしょう。

業務改善を進めるうえでの注意点

実際に業務改善を行っていくにあたり、注意しておきたいポイントがあります。
以下の3つを確認しておきましょう。

業務改善の意図を従業員にしっかり伝える

業務改善を行うと、従業員にも協力してもらわなければならないことがあります。
また、これまでとは業務の流れややり方が変わることもあるでしょう。

この時、従業員の不満につながるのを防ぐため、業務改善を行う意図や、期待できる効果をあらかじめ従業員に伝えておくことが重要です。これまでと異なるメンバーで業務にあたるとなると面倒くさい、大変そうといったイメージが生まれやすくなるので、協力を得られるように対策を取っておきましょう。

業務の優先順位を明確にする

企業によっては、業務改善すべきポイントが非常に多いケースもあります。それらをすべてまとめて改善していくのは大変なことなので、優先順位を明確にして取り組みましょう。
今すぐ改善しなければならないことや、改善することによって大きな効果が期待できるものは、優先順位が高くなります

業務改善は、継続的に実行する

業務改善は、一度行って終わりではありません。継続して実践していくことにより、さらなる改善につなげていくことが可能です。
一度の業務改善でそれほど期待していた効果が得られなかったからといって諦めるのではなく、継続して行っていきましょう。

そのためには、長期間にわたって従業員に協力してもらう必要も出てきます。従業員の気持ちに寄り添わない形で施策を続けてしまうとモチベーションの低下を引き起こしてしまう可能性も高いです。
定期的にヒアリングを行い、従業員が積極的に協力してくれるような環境を築いていきましょう

自社に合った方法を実施していくことが重要

いかがだったでしょうか。業務改善とは何か、どういった方法があるのかなどを紹介しました。
効果的なフレームワークや業務改善をする際の注意点などもご理解いただけたかと思います。さまざまな方法があるので、その中から自社に合ったものを選択していきましょう。

どういった形で業務改善に取り組んでいくのか明確になったら、その内容はマニュアルにまとめるのがおすすめです。方法や結果などもまとめておくと、業務改善を継続していく際に重要な資料としても活用できます。

マニュアル作成はフィンテックスにおまかせください。各社の希望や課題に寄り添った適切な提案を行っています。

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監修者

監修者の写真

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士(MBA)

<略歴>

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。

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